Предоставление безвозмездной (спонсорской) помощи хозяйственным обществом относится к категории отношений, достаточно подробно урегулированных законодательством. Договор оказания безвозмездной (спонсорской) помощи урегулирован Указом Президента Республики Беларусь от 01.07.2005 N 300 «О предоставлении и использовании безвозмездной (спонсорской) помощи» (далее — Указ N 300), в также принятым в его развитие постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13.07.2005 N 779 «Об утверждении примерной формы договора предоставления безвозмездной (спонсорской) помощи» (далее — постановление N 779).
Процедура принятия решения, заключения договора и его содержание подчиняются многим нормативным требованиям. Поэтому ошибка, допущенная при оформлении, или ненадлежаще проведенная процедура могут привести к признанию договора безвозмездной (спонсорской) помощи незаключенным или недействительным, что в обоих случаях ведет к негативным последствиям как для спонсора, так и для получателя безвозмездной помощи, вплоть до административной и уголовной ответственности.
Предлагаемый алгоритм юридических действий полезен при оформлении оказания безвозмездной (спонсорской) помощи хозяйственным обществом, в котором создан совет директоров (наблюдательный совет). Кроме того, в приведенном алгоритме учтены особенности для хозяйственных обществ, в которых более 50% долей в уставной фонде (акций) принадлежат государству.
Шаг первый. Обращение потенциального получателя безвозмездной помощи к потенциальному спонсору с просьбой об оказании помощи. Желательно в таком письме указывать, в каком виде предполагается оказание помощи: денежные средства, имущество, выполнение работ и проч., а также на какие цели. При этом целевое назначение необходимо указывать на основании п. 2 Указа N 300. На практике такому письму обычно предшествуют переговоры двух сторон, в рамках которых согласовываются все существенные условия будущего договора оказания безвозмездной (спонсорской) помощи, поэтому такое письмо-обращение является лишь формальным поводом к началу процедуры оформления необходимого пакета документов.
Шаг второй. В день получения письма или в любой последующий день необходимо уведомить членов совета директоров (наблюдательного совета) общества о назначении заседания.
В силу ч. 6 ст. 51 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 N 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее — Закон об обществах) заседания совета директоров созывает и проводит председатель совета директоров. Других требований к порядку уведомления и созыва заседаний совета директоров законодательство не содержит.
Однако на практике часто уставы хозяйственных обществ подробно описывают эту процедуру, в том числе и порядок уведомления членов совета директоров о назначении заседания. Это обусловлено тем, что члены коллегиального органа управления общества должны иметь возможность заранее ознакомиться с повесткой дня заседания, а также материалами и документами по вопросам повестки дня.
Поэтому в подобных уведомлениях обычно указывается точная дата, место и время проведения заседания, повестка дня заседания совета директоров, а также порядок ознакомления с материалами и документами по вопросам повестки дня. Уведомления подписываются председателем совета директоров (на основании ч. 6 ст. 51 Закона об обществах).
В настоящее время вопрос о предоставлении безвозмездной (спонсорской) помощи не входит перечень случаев, когда законодательством требуется обязательное письменное согласование позиции представителя государства в органах управления обществом (п. 11 Положения о представителях государства в органах управления хозяйственных обществ, акции (доли в уставных фондах) которых принадлежат Республике Беларусь либо административно-территориальным единицам, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.05.2008 N 694 «О представителях государства в органах управления хозяйственных обществ, акции (доли в уставных фондах) которых принадлежат Республике Беларусь либо административно-территориальным единицам»). При этом нередко локальными нормативными актами соответствующего государственного органа, осуществляющего владельческий надзор, предусматривается порядок согласования позиции представителя государства и по данному вопросу. В таким случаях хозяйственному обществу необходимо учитывать сроки и порядок такого согласования, с тем чтобы представители государства в совете директоров общества могли явиться на заседание совета директоров с согласованной позицией и готовностью голосовать по вопросам повестки дня.
Шаг третий. Заседание совета директоров. Порядок проведения заседания обычно подробно урегулирован уставом хозяйственного общества. Общие вопросы проведения таких заседаний, в том числе кворум, распределение голосов членов директоров и порядок принятия решения отражены в ст. 52 Закона об обществах.
Необходимо отметить, что в настоящее время принятие решения о предоставлении безвозмездной помощи отнесено законодательством к компетенции общего собрания участников общества (ст. 35 Закона об обществах). Это означает, что уставом общества этот вопрос может быть отнесен к компетенции совета директоров.
Таким образом, если в соответствии с уставом конкретного общества совет директоров компетентен принять решение о предоставлении безвозмездной (спонсорской) помощи, то на данном шаге принимается непосредственно решение о заключении договора. Если же вопрос о предоставлении безвозмездной (спонсорской) помощи отнесен уставом общества к компетенции общего собрания участников общества, то на заседании совета директоров принимается решение о проведении общего собрания участников общества.
Содержание решения о проведении общего собрания участников общества закреплено в ст. 38 Закона об обществах. Такое решение оформляется протоколом заседания совета директоров. Протокол обычно изготавливается в течение трех дней после проведения заседания и рассылается всем членам совета директоров.
К этому протоколу обычно в качестве приложений прикладываются:
- уведомление о проведении заседания совета директоров (если оно предусмотрено уставом общества);
- лист регистрации участников заседания совета директоров;
- список лиц, имеющих право на участие в общем собрании участников общества, и порядок их уведомления;
- повестка дня заседания общего собрания участников общества с проектом решения по каждому вопросу;
- форма и текст бюллетеня в случае голосовании бюллетенями или заочного голосования;
- форма и текст карточки в случае открытого голосования карточками.
Шаг четвертый. Извещение лиц, имеющих право на участие в общем собрании участников общества, в сроки, предусмотренные советом директоров и уставом. По общему правилу, установленному ч. 1 ст. 39 Закона об обществах, такие лица должны быть извещены не менее чем за тридцать дней до даты проведения заседания.
Подобное извещение осуществляется в письменной форме, как правило, либо путем вручения извещения лично под роспись, либо путем направления заказного письма с уведомлением о вручении. Такой порядок важен для подтверждения даты фактического получения каждым лицом такого извещения.
Шаг пятый. Проведение общего собрания участников общества. Этот этап обычно очень подробно описан в уставе общества. Общие требования закреплены в ст. 42 — 46 Закона об обществах.
В пятидневный срок после закрытия общего собрания участников общества изготавливается протокол заседания. Требования к его форме и содержанию отражены в ст. 47 Закона об обществах, а также нередко в уставе хозяйственного общества.
Шаг шестой. При положительном решении об оказании безвозмездной (спонсорской) помощи оформляется договор в письменной форме. Примерная форма договора предоставления безвозмездной (спонсорской) помощи утверждена постановлением N 779 (далее — примерная форма). Часто на практике субъекты хозяйствования заключают договор безвозмездной (спонсорской) помощи сугубо в рамках указанной примерной формы, заполняя ее, как бланк. Это не вполне оправданно, и, поскольку эта форма лишь примерная, ее можно изменять и дорабатывать с учетом интересов сторон и фактической ситуации. Главное при этом — соблюдение требований законодательства в части существенных условий данного вида договора. В частности, обязательно в тексте договора должны содержаться условия, указанные в п. 5 Указа N 300.
Необходимо отметить, что примерная форма договора содержит все существенные условия договора, но прочие условия договора описывает весьма абстрактно. По этой причине рекомендуется более подробно описывать непосредственно порядок предоставления безвозмездной помощи (передача имущества, приемка, требования по качеству, перечисление денежных средств и проч.), вопросы ответственности и рассмотрения споров и т.д.
Договор оказания безвозмездной (спонсорской) помощи составляется в письменной форме путем составления одного документа в количестве экземпляров по количеству сторон договора. Договор подписывается уполномоченными представителями сторон, скрепляется печатями. В необходимых случаях оформляются приложения согласно постановлению N 779.
Шаг седьмой. Хозяйственные общества, в уставных фондах которых свыше 50 процентов долей (акций) принадлежат Республике Беларусь и (или) ее административно-территориальным единицам, обязаны направлять договоры оказания безвозмездной (спонсорской) помощи в государственный орган (организацию), осуществляющие владельческий надзор (ч. 4 п. 9 Указа N 300). Предоставление безвозмездной (спонсорской) помощи такими хозяйственными обществами допускается лишь с согласия руководителя соответствующего государственного органа (организации). Такое согласие оформляется путем проставления руководителем государственного органа (организации) согласующей подписи и печати государственного органа (организации) на первой странице договора.
Шаг восьмой. Непосредственное исполнение договора безвозмездной (спонсорской) помощи: перечисление денежных средств, отгрузка товара, передача имущества, выполнение работ, оказание услуг в сроки, предусмотренные договором.
Шаг девятый. Обязательным этапом оказания безвозмездной (спонсорской) помощи является представление получателем помощи отчета о ее целевом использовании спонсору (п. 6 Указа N 300).
Указ N 300 не предусматривает сроков представления таких отчетов, примерная форма предполагает указание такого срока по соглашению сторон (п. 4 примерной формы).
Отчет представляется в произвольной форме, зачастую в виде письма на бланке организации — получателя безвозмездной (спонсорской) помощи за подписью ее руководителя, нередко скрепляется печатью.