Структурные подразделения (отделы, управления, цеха и др.) создаются, как правило, по месту нахождения организации. Однако законодательство не содержит запрета на создание необособленного структурного подразделения юридического лица, находящегося в другом городе. Это может понадобиться в целях расширения сферы продаж, увеличения числа клиентов, снижения издержек и т.п. Рассмотрим алгоритм создания такого подразделения на примере открытия отдела продаж в г. Бобруйске хозяйственным обществом, расположенным в г. Минске.
Шаг 1. Принимаем решение о создании отдела.
Для принятия решения о создании необособленного структурного подразделения хозяйственного общества достаточным является решение руководителя организации <1>. При этом, в отличие от создания обособленных структурных подразделений (филиалов и представительств), не требуется: решение общего собрания участников хозяйственного общества, внесение изменений в устав <2>.
<1> Ч. 1 ст. 53 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 N 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее — Закон).
<2> Абз. 12 ч. 2 ст. 14, абз. 2 ч. 1 ст. 34, абз. 4 ч. 1 ст. 35 Закона.
Решение руководителя организации о создании отдела оформляется путем издания приказа по основной деятельности <3>. В таком приказе целесообразно отразить место нахождения будущего отдела (адрес), и соответственно к моменту начала работы отдела следует иметь правовые основания пользования необходимыми помещениями (например, заключить договор аренды).
<3> Ч. 1 ст. 55 Закона; ч. 1 п. 93, ч. 2 п. 94, ч. 1 п. 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее — Инструкция по делопроизводству).
Также в приказе о создании необособленного структурного подразделения указывается его наименование, состав и наименование должностей работников будущего отдела. При определении наименования и состава отдела необходимо учитывать, что наименования должностей работников в трудовом договоре <4> и соответственно в других локальных нормативных правовых актах должны соответствовать наименованиям должностей по Единому квалификационному справочнику должностей служащих (ЕКСД). Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых содержатся в выпусках ЕКСД <5>, включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих» <6>. Указанный классификатор предусматривает только базовое наименование должности. Полное наименование должности работника может быть расширено путем добавления к базовому наименованию дополнительных сведений, например о характере выполняемой работы, сфере деятельности, месте работы и др. <7>. Для определения наименования самого структурного подразделения рекомендуется ориентироваться на полное наименование должности руководителя этого структурного подразделения.
<4> П. 3 ч. 2 ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК).
<5> П. 2 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 N 1 (далее — Общие положения ЕКСД).
<6> Утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 N 125.
<7> Ч. 2, 3 п. 4 Общих положений ЕКСД.
Пример.
Выпуском 19 Квалификационного справочника «Должности служащих, занятых в материально-техническом снабжении, сбыте и заготовках», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.03.2002 N 50, предусмотрено такое наименование должности, как «начальник отдела сбыта». Наименование должности начальника отдела сбыта может быть расширено путем добавления указания на место работы до «начальник отдела сбыта по г. Бобруйску». Соответственно структурное подразделение может быть названо «Отдел сбыта по г. Бобруйску».
При определении численности работников в создаваемом структурном подразделении руководитель может руководствоваться нормами управляемости, предусмотренными законодательством. Так, для создания отдела рекомендуется численность работников в его штате не менее 4 человек, включая должность руководителя <8>. Вместе с тем для коммерческих организаций данные нормы носят рекомендательный характер и руководитель вправе отступить от них.
<8> Ч. 10 п. 10 Общих положений ЕКСД.
При создании нового структурного подразделения руководителем организации может быть принято решение о переводе уже работающих сотрудников в новый отдел. Например, на должность начальника отдела может быть назначен работник, уже зарекомендовавший себя положительно, со схожими должностными обязанностями и т.п. Напомним, что поручение нанимателем работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности либо в другой местности является переводом, который может быть осуществлен по общему правилу только с согласия работника <9>. Срок для уведомления работника о предстоящем переводе законодательством не установлен. Вместе с тем в случае создания отдела в другом городе рекомендуется предупреждать работников о планируемом переводе заблаговременно, так как может возникнуть потребность в переезде работника в другую местность.
<9> Ч. 1, 2 ст. 30 ТК.
Создание нового необособленного структурного подразделения влечет необходимость внесения изменений в организационную структуру (если она есть в организации) и штатное расписание предприятия. В связи с этим в приказе о создании нового отдела рекомендуется поручить должностным лицам организации подготовку соответствующих документов.
Формулировка приказа о создании нового необособленного структурного подразделения в другом городе может быть следующей:
ПРИКАЗ
01.02.2016 N 5
г. Минск
О создании отдела сбыта по г. Бобруйску
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В целях обеспечения сбыта и продвижения продукции предприятия на территории г. Бобруйска и Бобруйского района создать с 01.04.2016 необособленное структурное подразделение ООО «КОЛОСОК» — отдел сбыта по г. Бобруйску, расположенный по адресу: г. Бобруйск, ул. Социалистическая, д. 99, пом. 3Н.
2. Утвердить состав отдела сбыта по г. Бобруйску в количестве 4 штатных единиц, а именно:
- начальник отдела сбыта по г. Бобруйску — 1 штатная единица;
- специалист по работе с клиентами — 2 штатных единицы;
- агент коммерческий — 1 штатная единица.
3. Главному бухгалтеру Журовой Н.Г. представить на утверждение директору 01.04.2016 новую редакцию штатного расписания предприятия с учетом указанных изменений.
4. Специалисту по кадрам Игнатьевой Л.И.:
- 4.1. представить на утверждение директору 01.04.2016 новую редакцию организационной структуры предприятия, ранее утвержденной приказом N 15 от 01.12.2014;
- 4.2. направить ведущему специалисту по работе с клиентами Рысину Л.Н. письменное предложение о переводе на должность начальника отдела сбыта по г. Бобруйску. Представить директору в срок до 20.02.2016 информацию о получении (неполучении) согласия указанного специалиста на перевод.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по коммерческим вопросам Ивашина Н.И.
Шаг 2. Вносим изменения в структуру и штат.
Организационная структура обычно представляет собой схему, отражающую вопросы подчиненности должностных лиц и подразделений предприятия. При этом организационная структура не является документом, обязательным к составлению на предприятии. Однако руководитель может принять решение о ее утверждении в связи с созданием нового отдела.
В отличие от организационной структуры наличие утвержденного штатного расписания является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и всех форм собственности <10>. В связи с этим при создании нового отдела утверждается новая редакция штатного расписания либо руководитель может утвердить изменения (дополнения) в штатное расписание без составления его новой редакции.
<10> П. 2 ч. 1 ст. 194 ТК.
Отметим, что тарифные ставки (оклады) работников нового структурного подразделения, указываемые в штатном расписании, определяются исходя из тарифной ставки первого разряда, установленной в организации в порядке, предусмотренном законодательством <11>. При этом они не могут быть меньше величины минимальной заработной платы для работников Республики Беларусь <12>. Также у руководителя есть право установить отдельную тарифную ставку первого разряда для нового структурного подразделения.
<11> Гл. 2 Рекомендаций по определению тарифных ставок (окладов) работников коммерческих организаций и о порядке их повышения, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 11.07.2011 N 67.
<12> П. 1 ст. 56 ТК; ч. 3 ст. 6 Закона Республики Беларусь от 17.07.2002 N 124-З «Об установлении и порядке повышения минимальной заработной платы».
Подробнее о порядке оформления штатного расписания и внесения изменений (дополнений) в него см.: Путеводитель по кадровым вопросам «Штатное расписание» (глава 4) // ИБ «Путеводитель для бухгалтера: Белорусский Выпуск» / ООО «ЮрСпектр». — Минск, 2015.
Организационная структура и штатное расписание относятся к документам, подлежащим утверждению руководителем организации <13>.
<13> П. 15, 17 Примерного перечня документов, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции по делопроизводству) (далее — Перечень).
Шаг 3. Назначаем начальника отдела.
Руководитель организации может назначить начальника отдела путем приема на работу нового работника. Вместе с тем распространенной является ситуация, когда руководитель принимает решение о переводе в новый отдел уже работающего сотрудника. Такой перевод осуществляется с согласия этого работника <14>, при этом издается приказ по личному составу о переводе. Для составления этого приказа можно воспользоваться рекомендуемой для применения формой приказа о переводе (перемещении) на другую работу, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) <15>.
<14> Ч. 2 ст. 30 ТК.
<15> УСОРД утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 N 25 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм».
Также следует помнить, что в случае, если перевод в новый отдел повлечет для работника необходимость переезда в другую местность, наступят основания для выплаты компенсации, предусмотренной законодательством <16>.
<16> Ст. 96 ТК.
Отметим, что, если работник не даст своего согласия на перевод в новый отдел, расположенный в другом городе, он остается работать на своем прежнем месте работы в прежней должности (профессии). Законодательством предусмотрено основание для увольнения работника за отказ от перевода только в случае, когда наниматель (организация) меняет свое место нахождения и переезжает в другую местность, а работник при этом отказывается от перевода в эту местность <17>.
<17> П. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.
НА ЗАМЕТКУ
При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключается новый трудовой договор <18>. При этом в трудовом договоре работнику, переводимому в другую местность, не устанавливается предварительное испытание <19>.
<18> Ч. 6 ст. 30 ТК.
<19> П. 6 ч. 5 ст. 28 ТК.
Шаг 4. Утверждаем документы, необходимые для функционирования отдела.
После назначения начальника нового структурного подразделения руководителю следует издать отдельный <20> приказ о подготовке документов, необходимых для функционирования отдела: положения об отделе и должностных инструкций работникам этого отдела. Как правило, указанные документы подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения. Следовательно, рекомендуется обеспечить его участие в разработке данных документов. Примерные формы положения о структурном подразделении и должностной инструкции содержатся в УСОРД <21>. Согласно данным формам в положение об отделе рекомендуется включать следующие разделы:
- общие положения;
- основные задачи;
- функции;
- права;
- взаимоотношения, связи.
<20> Ч. 2 п. 98 Инструкции по делопроизводству.
<21> П. 3 ч. 2 ст. 19, п. 3 ч. 1 ст. 194 ТК; ч. 2, 3 п. 10 Общих положений ЕКСД.
Должностные инструкции работникам необходимы для определения трудовой функции каждого работника (его конкретных должностных обязанностей), а также прав и ответственности <21>. Соответственно для каждого работника вновь созданного отдела требуется разработать должностную инструкцию. Вместе с тем, если в организации уже утверждены должностные инструкции работникам, занимающим аналогичные должности, и их обязанности отличаться не будут, разработка и утверждение новых должностных инструкций не требуется.
Пример.
На момент создания отдела сбыта по г. Бобруйску в составе начальника отдела сбыта, специалистов по работе с клиентами и агентов торговых на предприятии утверждены и действуют должностная инструкция специалисту по работе с клиентами и должностная инструкция начальнику отдела сбыта. В связи с этим достаточными являются разработка и утверждение должностной инструкции агенту торговому.
НА ЗАМЕТКУ
Должностная инструкция начальнику необособленного структурного подразделения может не разрабатываться. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя структурного подразделения в таком случае определяются в соответствии с положением об этом подразделении <22>.
<22> П. 6, ч. 5, 6 п. 10 Общих положений ЕКСД.
Положение о структурном подразделении и должностные инструкции подлежат утверждению руководителем организации <23>.
<23> П. 15, 17 Перечня.
Шаг 5. Передаем имущество в новый отдел, осуществляем иные организационные мероприятия.
Передача имущества предприятия во вновь созданный отдел осуществляется по накладным ТТН-1 (при его перемещении с участием транспортных средств) либо ТН-2 (при доставке почтой или нарочным) <24>.
<24> Утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 192 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная» и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная»; п. 2 Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденной указанным постановлением.
НА ЗАМЕТКУ
Отсутствие накладной при транспортировке имущества в отдел, расположенный в другом городе, может стать основанием для привлечения юридического лица (индивидуального предпринимателя) к административной ответственности <25>.
<25> Ч. 4 ст. 12.17 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Передача во вновь созданный отдел основных средств требует внесения записи в инвентарную карточку (иной регистр аналитического учета) <26> этого основного средства. При этом составлять акт приема-передачи основных средств не нужно, так как такой акт составляется в случае передачи основных средств между организациями, которая влечет изменение данных их бухгалтерского учета <27>.
<26> П. 7 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.04.2012 N 26 «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств и признании утратившими силу некоторых постановлений и отдельных структурных элементов постановлений Министерства финансов Республики Беларусь по вопросам бухгалтерского учета».
<27> П. 2 Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2011 N 23 «Об установлении форм акта о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов и утверждении Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов».
НА ЗАМЕТКУ
Передача имущества в новый отдел не требует его выделения на отдельный баланс и открытия отдельного расчетного счета. Это обязательно только при создании обособленных структурных подразделений <28>. Также при создании нового необособленного структурного подразделения не требуется уведомлять налоговый орган, территориальный орган Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, Белгосстрах, в отличие от создания обособленного структурного подразделения <29>.
<28> Ч. 4 ст. 6 Закона; п. 3 ст. 13 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — НК).
<29> П. 1.9.4 ст. 22 НК; ч. 3 п. 2 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 N 40 «О Фонде социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты»; абз 3 ч. 3 п. 5 Положения о регистрации (перерегистрации) на Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии «Белгосстрах» страхователей по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 N 1294.
Кроме того, при создании нового отдела следует учесть специфику его работы и предполагаемые функции, чтобы при необходимости организовать:
- ведение книги замечаний и предложений. По общему правилу данная книга обязательно ведется в обособленных структурных подразделениях <30>. Вместе с тем, если необособленное структурное подразделение входит в Перечень мест реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, в которых ведется книга замечаний и предложений <31>, юридическое лицо должно приобрести данную книгу для вновь создаваемого отдела;
- внесение сведений в Торговый реестр Республики Беларусь по месту нахождения нового структурного необособленного подразделения <32>. Такие сведения не требуется вносить, если новое структурное подразделение не является торговым объектом, объектом общественного питания, торговым центром, рынком;
- установку платежных терминалов, если структурное подразделение относится к определенной категории объектов <33>.
<30> П. 12 Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 N 285 «О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (далее — постановление N 285).
<31> Утверждено постановлением N 285.
<32> П. 12 Положения о Торговом реестре Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.12.2014 N 1227 «Об утверждении Положения о Торговом реестре Республики Беларусь и Положения об определении методики расчета доли субъектов торговли в объеме розничного товарооборота продовольственных товаров в границах г. Минска, городов областного подчинения, районов, признании утратившими силу постановлений Совета Министров Республики Беларусь и их структурных элементов».
<33> Перечень объектов (видов деятельности), в которых (при осуществлении которых) юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны установить и использовать платежные терминалы, согласно приложению 1 к постановлению Совета Министров Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь от 06.07.2011 N 924/16 «Об использовании кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и о приеме наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр и выпуске в обращение кассового оборудования».
Руководителю нового отдела сбыта может быть выдана доверенность от имени хозяйственного общества, в частности для заключения договоров. При этом стороной по договору, заключенному на основании такой доверенности, является юридическое лицо, выдавшее доверенность <34>.
<34> Ч. 1 п. 1 ст. 183 Гражданского кодекса Республики Беларусь.
Для упрощения документооборота руководителем организации может быть принято решение об изготовлении печати структурного подразделения <35>. Право отдела иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении <36>.
<35> Ч. 3 п. 62 Инструкции по делопроизводству.
<36> Ч. 11 п. 51 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 N 41.
Шаг 6. Принимаем работников в новый отдел.
При принятии работников в новый отдел наниматель должен в том числе <37>:
1) истребовать документы, обязательные при приеме на работу <38>;
2) направить для прохождения предварительного медицинского осмотра, в случае когда он обязателен <39>;
3) заключить с работником трудовой договор <40>;
4) принять решение о заключении договора о полной материальной ответственности, если работник непосредственно обслуживает материальные ценности нанимателя <41>;
5) ознакомить с локальными нормативными правовыми актами нанимателя, непосредственно регулирующими трудовую деятельность работника <42>:
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- должностной инструкцией;
- положением об отделе и др.
<37> Ст. 54 ТК.
<38> Ст. 26 ТК.
<39> П. 3 Инструкции о порядке проведения обязательных медицинских осмотров работающих, утвержденной постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 28.04.2010 N 47 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения обязательных медицинских осмотров работающих и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства здравоохранения Республики Беларусь»; Перечень категорий (профессий и должностей) работников, допуск к работе которых осуществляется после проведения предварительного профилактического наркологического осмотра при поступлении на работу, утвержденный постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 08.08.2005 N 23/243/104.
<40> Ст. 25 ТК.
<41> Ч. 1 ст. 405 ТК.
<42> Ст. 194 ТК.
Отметим, что наниматель должен выполнить и иные обязательные действия при приеме на работу: провести вводный инструктаж по охране труда, издать приказ о приеме на работу и др.
В течение 7 календарных дней после издания приказа о приеме на работу в трудовую книжку работника вносится запись о приеме с указанием наименования структурного подразделения, куда работник принят на работу <43>.
<43> Ч. 2 п. 26, ч. 4 п. 27 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 N 40 «О трудовых книжках».