1 (13). Внесение изменений в трудовые книжки работников Общества.
В соответствии с п. 57 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 N 40 «О трудовых книжках», при изменении фирменного наименования организации нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. Также в трудовой книжке указывается номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные изменения произведены.
Документы:
— приказ, на основании которого изменения произведены.
Пример записи в трудовую книжку:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 4 | 01 | 12 | 2015 | Фирменное наименование общества с ограниченной ответственностью «_______________» изменено на общество с ограниченной ответственностью «____________» | Приказ от 01.12.2015 N 32 |
2 (14). Внесение изменений в локальные нормативные правовые акты Общества.
В связи с изменением наименования Общества изменения вносятся и в локальные нормативные правовые акты Общества, т.е. коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения в Обществе.
Изменения в локальные нормативные правовые акты утверждаются в том же порядке, что и сами локальные нормативные правовые акты. Если акт был утвержден приказом нанимателя, то и изменения в него утверждаются соответствующим приказом нанимателя. Если акт был утвержден по согласованию с профсоюзом, то и изменения в него должны быть согласованы профсоюзом. Согласно ст. 372 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) изменения и дополнения в коллективный договор вносятся по взаимному согласию сторон в порядке, установленном ТК для их заключения.
Необходимо учитывать, что внутренним документом, регулирующим порядок принятия локальных нормативных актов в Обществе, могут быть предусмотрены обязанности нанимателя по извещению профсоюза об изменении локальных нормативных правовых актов, а также другие меры.
3 (15). Уведомление контрагентов, внесение изменений в договоры с контрагентами.
Действующее законодательство не содержит требования внести изменения в договоры при изменении наименования или местонахождения одной из сторон. Такое требование может быть включено в договор сторонами при заключении договора, в таком случае уведомление стороны по договору необходимо произвести в соответствии с условиями договора.
Даже при отсутствии таких требований считаем целесообразным не только уведомить контрагентов Общества путем направления уведомления заказным письмом, но и подписать к договорам дополнительные соглашения в связи с изменением наименования и местонахождения Общества для обеспечения надлежащего исполнения сторонами своих обязательств по договору.
Документы:
— уведомление и (или) дополнительное соглашение.
4 (16). Внесение изменений в разрешение на проведение валютных операций, связанных с движением капитала.
Согласно ч. 1 п. 19 Инструкции о порядке выдачи разрешений и представления уведомлений, необходимых для целей валютного регулирования, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.08.2015 N 514 «О некоторых вопросах выдачи разрешений и представления уведомлений, необходимых для целей валютного регулирования» (далее — Инструкция N 514), в случае изменения наименования юридического лица, получившего соответствующее разрешение, заявитель обязан в месячный срок с момента проведения изменений обратиться в Национальный банк Республики Беларусь с заявлением для внесения соответствующих изменений в разрешение либо выдаче нового разрешения в порядке, установленном Инструкцией N 514.
Документы:
В случае внесения изменений в разрешение представляется ходатайство, составленное в произвольной форме, о внесении соответствующих изменений в разрешение.
В случае получения нового разрешения в Национальный банк Республики Беларусь представляются документы, предусмотренные Инструкцией N 514 для конкретного разрешения.
Так, например, для рассмотрения вопроса о внесении изменений и (или) дополнений в разрешение на открытие счета в банке-нерезиденте, в том числе о продлении срока его действия, субъекты валютных операций — резиденты (кроме банков) представляют в Национальный банк Республики Беларусь следующие документы:
- справка инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь об отсутствии либо наличии задолженности по уплате налогов, сборов (пошлин), иным обязательным платежам в бюджет, в том числе в государственные целевые бюджетные фонды, контроль за уплатой которых в соответствии с законодательством возложен на налоговые органы;
- бухгалтерский баланс и отчет о прибыли и убытках по состоянию на последнюю отчетную дату перед датой обращения с заявлением в Национальный банк Республики Беларусь. Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером субъекта валютных операций (при наличии), подписи скрепляются печатью;
- заявление с обоснованием необходимости внесения изменений и (или) дополнений в разрешение;
- копию разрешения Национального банка Республики Беларусь на открытие счета в банке-нерезиденте, а также копии документов (при их наличии) о внесении изменений в разрешение.
5 (17). Внесение исправлений в документы единого государственного регистра недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним.
Согласно подп. 1.4 п. 1 ст. 28 Закона Республики Беларусь от 22.07.2002 N 133-З «О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним» внесение исправлений в документы единого государственного регистра недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним осуществляется регистратором, т.е. работником территориальной организации по государственной регистрации, на основании заявления правообладателя либо соответствующих сведений из государственных органов, иных государственных организаций при внесении исправлений, связанных с изменением идентификационных сведений о правообладателях.
Документы:
В соответствии с п. 17.74 Единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17.02.2012 N 156 «Об утверждении единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, внесении дополнения в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14 февраля 2009 г. N 193 и признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь» (далее — Перечень административных процедур), для внесения исправлений в документы единого государственного регистра недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним представляются следующие документы:
- заявление, содержащее идентификационные сведения;
- документы, удостоверяющие личность представителей и должностных лиц;
- документы, подтверждающие полномочия на подписание заявления (доверенность, приказ, решение, иной документ);
- документы, являющиеся основанием для внесения исправлений (зарегистрированные изменения в устав (новая редакция устава), иной документ);
- документ, подтверждающий внесение платы. Размер платы определяется в соответствии с п. 17.74 Перечня административных процедур и может быть увеличен в случаях, перечисленных в подстрочном примечании <13> к Перечню административных процедур).
6 (18). Внесение изменений в регистрационные документы на транспортные средства.
В соответствии с п. 30 Положения о порядке государственной регистрации и государственного учета транспортных средств, снятия с учета и внесения изменений в документы, связанные с регистрацией транспортных средств, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2002 N 1849, при изменении сведений о собственнике (владельце) транспортного средства осуществляется внесение изменений в регистрационные документы.
Для внесения соответствующих изменений в регистрационные документы собственник транспортного средства обязан обратиться в регистрационное подразделение в течение 10 дней со дня наступления оснований для внесения таких изменений.
Документы:
В соответствии с п. 5.10 Перечня административных процедур для внесения изменений в документы, связанные с государственной регистрацией транспортных средств в регистрационные подразделения ГАИ представляются следующие документы:
- заявление по установленной форме;
- документ, удостоверяющий личность представителя юридического лица;
- документ, подтверждающий государственную регистрацию юридического лица;
- свидетельство о регистрации;
- регистрационные знаки транспортного средства в случае выдачи новых регистрационных знаков;
- документ, подтверждающий внесение платы. Размер платы определяется в соответствии с п. 5.10 Перечня административных процедур.
7 (19). Внесение изменений в реестр товарных знаков Республики Беларусь и свидетельства о регистрации товарного знака Республики Беларусь.
В соответствии с п. 198 Положения о порядке регистрации товарного знака и знака обслуживания, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.12.2009 N 1719 «Об утверждении Положения о порядке регистрации товарного знака и знака обслуживания и о внесении изменений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (далее — Положение N 1719), в течение срока действия регистрации товарного знака по заявлению владельца или его правопреемника, поданному в патентный орган до истечения срока действия регистрации товарного знака, в регистрацию товарного знака вносится изменение наименования и (или) места нахождения владельца.
Согласно п. 199 Положения N 1719 заявление о внесении изменений в регистрацию товарного знака подается в патентный орган в период ее действия на белорусском или русском языке по форме, утвержденной Государственным комитетом по науке и технологиям Республики Беларусь. Все графы должны быть заполнены лицом, подающим заявление. В заявлении указываются только те сведения, которые относятся к вносимому изменению.
Неблагоприятные последствия, связанные с несвоевременной подачей заявления о внесении изменений в регистрацию товарного знака, несет владелец, правопреемник (наследник).
Заявление о внесении изменений в регистрацию товарного знака подается в патентный орган непосредственно или направляется по почте.
Заявление о внесении изменений в регистрацию товарного знака рассматривается в течение одного месяца с даты его подачи в патентный орган (п. 207 Положения N 1719).
Датой внесения изменений в регистрацию товарного знака считается дата подачи заявления в патентный орган.
Документы:
- заявление;
- документ, подтверждающий уплату патентной пошлины в размере 100 дол. США (п. 22.23 Перечня административных процедур);
- документ, подтверждающий соответствующее изменение, либо его копия, заверенная владельцем, его правопреемником или представителем.
8 (20). Согласование новой инструкции по обращению с отходами.
Согласно п. 21 Инструкции о порядке разработки и утверждения инструкции по обращению с отходами производства, утвержденной постановлением Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь от 22.10.2010 N 45, юридические лица в 60-дневный срок разрабатывают новую инструкцию по обращению с отходами и обращаются в соответствующий территориальный орган Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь для ее согласования в случаях изменения наименования юридического лица, его места нахождения.
Срок осуществления административной процедуры в соответствии с п. 6.26 Перечня административных процедур составляет 1 месяц со дня подачи заявления, при этом процедура осуществляется бесплатно.
Документы:
- заявление;
- инструкция по обращению с отходами производства.
9 (21). Уведомление органа, выдающего разрешение на хранение и захоронение отходов.
Согласно п. 14-1 Положения о порядке выдачи и аннулирования разрешений на хранение и захоронение отходов производства, а также приостановления их действия, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.07.2010 N 1104 «О некоторых вопросах в области обращения с отходами», в случае изменения наименования (фамилии, собственного имени, отчества) и (или) юридического адреса (места жительства) заявитель в 30-дневный срок уведомляет об этом орган выдачи разрешений в письменной форме с приложением копий подтверждающих документов, при этом изменения и (или) дополнения в разрешения не вносятся.
Документы:
- уведомление;
- документ, подтверждающий изменение наименования.
10 (22). Внесение изменений в Торговый реестр Республики Беларусь.
В соответствии с п. 23 Положения о Торговом реестре Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.12.2014 N 1227 «Об утверждении Положения о Торговом реестре Республики Беларусь и Положения об определении методики расчета доли субъектов торговли в объеме розничного товарооборота продовольственных товаров в границах г. Минска, городов областного подчинения, районов, признании утратившими силу постановлений Совета Министров Республики Беларусь и их структурных элементов», заявитель представляет в соответствующий местный исполнительный и распорядительный орган заявление о внесении изменений и (или) дополнений в сведения, включенные в Торговый реестр Республики Беларусь, в случае изменения наименования Общества.
Указанное заявление представляется в месячный срок со дня государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в устав Общества.
Срок осуществления административной процедуры в соответствии с п. 9.10 Перечня административных процедур составляет 5 рабочих дней, при этом процедура осуществляется бесплатно.
Документы:
— заявление о внесении изменений и (или) дополнений в сведения, включенные в Торговый реестр Республики Беларусь, по формам, установленным п. 1 постановления Министерства торговли Республики Беларусь от 24.12.2014 N 41 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 23 декабря 2014 г. N 1227».
11 (23). Уведомление организаций, участником (акционером, собственником имущества) которых является Общество.
Обязанности уведомить организации, участником (акционером, собственником имущества) которых является Общество, законодательством не установлено. Уставом организации может быть предусмотрена обязанность участника (акционера, собственника имущества) уведомить такую организацию или ее участников (акционеров) об изменении наименования или местонахождения с установлением конкретных сроков для направления такого уведомления. Отметим, что направление сообщения об изменении местонахождения позволит участнику (акционеру) своевременно получать информацию о проведении общего собрания участников (акционеров), получать иную корреспонденцию, связанную с участием в организации.
Обязанности внести изменения и (или) дополнения в уставы в случае изменения наименования участника (собственника имущества) законодательством также не предусмотрено. При решении вопроса о внесении изменений в уставы организаций, участником (акционером, собственником имущества) которых является Общество, необходимо исходить из сложности этого процесса в конкретной организации.
12 (24). Внесение изменений в положение о филиале.
При наличии у Общества обособленных структурных подразделений (филиалов) необходимо внести изменения в положение о филиале в связи с изменением наименования Общества.
Документы:
- положение о филиале, утвержденное в новой редакции;
- приказ об утверждении положения о филиале.
13 (25). Изменение наименования и местонахождения участника хозяйственного процесса.
В соответствии со ст. 143 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь (далее — ХПК) лица, участвующие в деле, обязаны сообщать суду, рассматривающему экономические дела, о перемене своего адреса во время производства по делу. При отсутствии такого сообщения процессуальные документы посылаются по последнему известному суду, рассматривающему экономические дела, адресу и считаются доставленными, даже если адресат по этому адресу более не проживает (отсутствует).
ХПК не содержит норм, устанавливающих обязанность участника хозяйственного процесса сообщать суду об изменении наименования. Процедура и требования к документам, которые должны быть направлены в суд, зависят от стадии судопроизводства (до вынесения судебного постановления, после вынесения судебного постановления, но до получения исполнительного документа и т.д.)
Документы:
— уведомление.
14 (26). Внесение изменений в Государственный реестр ценных бумаг.
В случае если Общество является эмитентом ценных бумаг, например облигаций, Общество должно внести изменения в Государственный реестр ценных бумаг путем внесения в него соответствующих сведений в связи с изменением полного и (или) сокращенного наименования эмитента (п. 104 Инструкции о некоторых вопросах выпуска и государственной регистрации ценных бумаг, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 11.12.2009 N 146 (далее — Инструкция N 146)).
Изменение полного и (или) сокращенного наименования эмитента осуществляется после внесения эмитентом в соответствии с законодательством соответствующих изменений и (или) дополнений в устав. Для внесения изменений в Государственный реестр ценных бумаг в двухмесячный срок с даты государственной регистрации соответствующих изменений и (или) дополнений в устав эмитента в регистрирующий орган представляются документы, предусмотренные п. 15.22 Перечня административных процедур.
Документы:
- заявление по форме согласно приложению 8 к Инструкции N 146;
- оригинал или нотариально засвидетельствованная копия документа, подтверждающего государственную регистрацию юридического лица (без изъятия данного документа уполномоченным органом);
- документ, подтверждающий внесение платы в размере 10 базовых величин;
- оригинал свидетельства о регистрации ценных бумаг.
15 (27). Внесение изменений в книгу учета проверок и книгу замечаний и предложений Общества.
Процедура внесения изменений в книгу учета проверок и книгу замечаний и предложений в связи с изменением наименования и местонахождения нормативно не урегулирована. Рекомендуем уточнить в налоговом органе перечень документов, которые необходимо представить для внесения таких изменений. Как правило, это заявление о внесении изменений в книгу учета проверок и книгу замечаний и предложений, составленное в произвольной форме, копия документа, подтверждающего произошедшие изменения (копия договора аренды, копия свидетельства о государственной регистрации и (или) устава), доверенность, уполномочивающая представителя представлять документы в налоговые органы для внесения изменений в книгу учета проверок и книгу замечаний и предложений.
16 (28). Действия, осуществляемые владельцами кассовых аппаратов.
В соответствии с п. 8 Инструкции о порядке регистрации в инспекциях Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь кассового оборудования и снятия его с регистрации, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 05.09.2011 N 44 «Об утверждении Инструкции о порядке регистрации в инспекциях Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь кассового оборудования и снятия его с регистрации и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и отдельных структурных элементов постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь», в случае изменения адреса установки кассового оборудования (за исключением кассового оборудования, используемого на транспорте, при развозной торговле и осуществлении торговли по образцам с доставкой товаров на дом или иное оговоренное место) организация не позднее пяти рабочих дней со дня, следующего за днем изменения адреса установки кассового оборудования, представляет в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь информацию о кассовом оборудовании, сведения о котором изменились, с указанием нового адреса его установки.
Обязанности владельцев кассового оборудования уведомлять инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь об изменении наименования законодательством не предусмотрено, однако обращаем внимание на необходимость посещения центра технического обслуживания кассовых аппаратов в случае их наличия для изменения наименования Общества в выдаваемом кассовым аппаратом чеке.
17 (29). Изменение регистрационной информации об информационном ресурсе.
В соответствии с п. 8 Положения о порядке государственной регистрации информационных сетей, систем и ресурсов национального сегмента глобальной компьютерной сети Интернет, размещенных на территории Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.04.2010 N 644 «О некоторых вопросах совершенствования использования национального сегмента глобальной компьютерной сети Интернет», владелец зарегистрированного ресурса (сайта) извещает поставщика интернет-услуг об изменении регистрационной информации о ресурсе в пятидневный срок со дня возникновения соответствующих обстоятельств.
Поставщик интернет-услуг в пятидневный срок со дня получения такого уведомления извещает об этом регистрирующую организацию (Государственную инспекцию Республики Беларусь по электросвязи Министерства связи и информатизации Республики Беларусь) с указанием регистрационного номера ресурса, даты изменения регистрационной информации о ресурсе, а также сведений о ней или прекращении использования ресурса.
На основании полученного извещения регистрирующая организация вносит в реестр сведения об изменяемой регистрационной информации о ресурсе.
Документы:
— извещение.
В заключение необходимо отметить, что наряду с юридическими вопросами при изменении наименования Обществу необходимо решить и обширный ряд иных вопросов: изменение печатной рекламной продукции Общества, в том числе визитных карточек работников Общества, а также изменение наружных вывесок и наружной рекламы, изменение спецодежды, выдаваемой работникам, иных объектов, на которых указано наименование Общества.