Рассмотрим следующую ситуацию: зарегистрировано общество с ограниченной ответственностью (ООО), принят на работу директор, главного бухгалтера нет (возможно, позже будет заключен договор с бухгалтерской компанией или индивидуальным предпринимателем на оказание бухгалтерских услуг). Какую документацию следует вести в ООО?
В первую очередь при ответе на вопрос необходимо понять, правомерно ли отсутствие главного бухгалтера в штате ООО.
Так, в соответствии с п. 1 ст. 8 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 N 57-З “О бухгалтерском учете и отчетности” (далее – Закон) руководство бухгалтерским учетом в организации осуществляют главный бухгалтер организации, руководитель организации в случае, предусмотренном п. 2 ст. 7 Закона, организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности.
В соответствии с п. 2 ст. 7 Закона руководитель микроорганизации, товарищества собственников, общественной и религиозной организации (объединения) вправе вести бухгалтерский учет и составлять отчетность лично, если этот руководитель отвечает следующим требованиям:
- наличие высшего или среднего специального образования, предоставляющего в соответствии с законодательством Республики Беларусь право работать по специальности бухгалтера, и стажа работы по специальности бухгалтера не менее трех лет;
- отсутствие непогашенной или неснятой судимости за совершение преступления против собственности и порядка осуществления экономической деятельности.
При этом к микроорганизациям относятся зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно (ст. 3 Закона Республики Беларусь от 01.07.2010 N 148-З “О поддержке малого и среднего предпринимательства”).
Таким образом, если директор отвечает указанным выше требованиям, а ООО относится к микроорганизации, то отсутствие главного бухгалтера в штате ООО правомерно. В противном случае руководство бухгалтерским учетом должны осуществлять главный бухгалтер или организация (индивидуальный предприниматель), оказывающая услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности.
Рассмотрим вопрос о том, какая документация должна вестись в ООО.
В Рекомендациях по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 23.12.2011 N 135 (далее – Рекомендации), перечислены документы, определенные Трудовым кодексом Республики Беларусь, наличие которых является обязательным для нанимателя, а именно:
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Письменные трудовые договоры (контракты).
- Штатное расписание.
- Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и другие).
- Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки).
- Трудовые книжки (вкладыши к ним) работников.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта.
- Заявления работников о предоставлении отпуска.
- Табель учета использования рабочего времени.
- Расчетные листки.
При этом в Рекомендациях отмечено, что данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе трудовых отношений у индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций может возникать обязанность оформления иных документов.
Так, в качестве документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, Рекомендации приводят в пример следующие документы:
- Должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не урегулированы в трудовых договорах).
- Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).
- График сменности (если работа носит сменный характер).
- Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не урегулированы ни в одном другом документе, например в трудовом договоре).
Полагаем, что данный перечень может быть использован не только для микроорганизаций. При этом необходимо учитывать, что полный состав кадровой документации, необходимой для регулирования трудовых отношений между нанимателем и работниками, зависит от сферы деятельности нанимателя, местности, условий труда и ряда других факторов.
Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28.12.2011 N 140 “Об установлении перечня обязательных документов по охране труда” установлен перечень документов по охране труда, ведение которых обязательно для субъектов малого предпринимательства независимо от видов осуществляемой деятельности, в частности, такими документами являются:
- Локальный нормативный правовой акт о назначении должностных лиц, ответственных за организацию охраны труда.
- Перечень профессий и должностей работников, проходящих стажировку и проверку знаний по вопросам охраны труда, утвержденный руководителем организации.
- Приказ о создании комиссии в организации для проверки знаний работающих по вопросам охраны труда (если таковая может быть создана в организации) и протоколы проверки знаний по вопросам охраны труда работающих.
- Перечень инструкций по охране труда по профессиям и видам работ и журнал их регистрации.
- Инструкции по охране труда, утвержденные руководителем организации.
- Журналы регистрации инструктажа по охране труда.
- Перечень профессий и должностей работников, для которых обязательно прохождение предварительных при приеме на работу и периодических медицинских осмотров, и документы, подтверждающие прохождение работающими медицинских осмотров.
При этом перечень обязательных документов по охране труда содержит примечание о том, что он может быть дополнен с учетом требований нормативных правовых актов, в том числе технических нормативных правовых актов, регулирующих осуществление видов деятельности субъекта малого предпринимательства.
Статья 63 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 N 2020-XII “О хозяйственных обществах” (далее – Закон о хозяйственных обществах) определяет документы хозяйственного общества, которые в порядке, установленном законодательством об архивном деле, должны храниться по месту нахождения исполнительного органа хозяйственного общества либо в ином месте, определенном законодательными актами, а именно:
- протокол учредительного собрания;
- устав хозяйственного общества;
- изменения и дополнения, вносимые в устав хозяйственного общества, зарегистрированные в порядке, установленном законодательством;
- свидетельство о государственной регистрации хозяйственного общества;
- документы, подтверждающие право собственности либо иные вещные права на имущество, находящееся на балансе (учтенное в книге учета доходов и расходов) хозяйственного общества;
- документы, удостоверяющие права на земельные участки;
- протоколы общих собраний участников хозяйственного общества и протоколы счетной комиссии, протоколы заседаний иных органов хозяйственного общества;
- локальные нормативные правовые акты хозяйственного общества, регламентирующие его деятельность;
- положения о филиалах и представительствах хозяйственного общества;
- уставы унитарных предприятий, учрежденных хозяйственным обществом;
- платежный или иной документ, подтверждающий внесение денежного вклада в уставный фонд хозяйственного общества, и (или) заключение об оценке стоимости неденежного вклада в уставный фонд хозяйственного общества и прилагаемый к нему отчет об этой оценке, и (или) заключение экспертизы достоверности оценки стоимости неденежного вклада в уставный фонд хозяйственного общества, а также иные акты оценки стоимости имущества;
- годовые отчеты и другие документы бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности (книга учета доходов и расходов);
- статистические и иные отчеты;
- заключения ревизионной комиссии (ревизора) хозяйственного общества, аудиторские заключения, а также акты (справки) контролирующих органов;
- документы, подтверждающие выпуск ценных бумаг хозяйственного общества;
- документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию другим способом в соответствии с Законом о хозяйственных обществах и иным законодательством;
- списки аффилированных лиц хозяйственного общества;
- иные документы, предусмотренные Законом о хозяйственных обществах, уставом и локальными нормативными правовыми актами хозяйственного общества, регламентирующими его деятельность, а также документы, наличие которых является обязательным в соответствии с законодательством.
Обязательным для организации является и наличие книги учета проверок и книги замечаний и предложений.
Так, проверяемые субъекты, названные в п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 N 510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (в том числе организации), обязаны оформить книги учета проверок не позднее одного месяца со дня постановки их на налоговый учет (подп. 2.1 п. 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 N 383 “О некоторых мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. N 510” (далее – постановление N 383)). Книга учета проверок приобретается проверяемыми субъектами дополнительно на каждое торговое место на рынке, торговый объект и иной объект осуществления деятельности, расположенные вне их места нахождения (за исключением транспортных средств, используемых для перевозок пассажиров и грузов на основании специального разрешения (лицензии)) (п. 2 Правил ведения книги учета проверок, утвержденных постановлением N 383).
Книга замечаний и предложений ведется в организации, ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации, у индивидуального предпринимателя, а также в местах реализации ими товаров, выполнения работ, оказания услуг в соответствии с перечнем мест реализации организациями, индивидуальными предпринимателями товаров, выполнения работ, оказания услуг, в которых ведется книга замечаний и предложений, и формой книги замечаний и предложений, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 N 285 “О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь”.
Отсутствие книги замечаний и предложений или нарушение руководителем государственного органа, иной организации или уполномоченным лицом, ответственным за ведение книги замечаний и предложений, либо индивидуальным предпринимателем порядка ведения книги замечаний и предложений в организации, ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации, у индивидуального предпринимателя, а также в местах реализации ими товаров (выполнения работ, оказания услуг) влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от четырех до десяти базовых величин (ст. 9.24 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).
Кроме перечисленных выше документов в организации должны храниться и (или) вестись следующие документы:
- договоры по основной деятельности (договор поставки, подряда, оказания услуг);
- документы в области пожарной безопасности (общая инструкция по пожарной безопасности, приказ об обеспечении правил пожарной безопасности и т.д.);
- документы в области обращения с отходами (инструкция по обращению с отходами производства, приказ о назначении лиц, ответственных за обращение с отходами производства, книга учета отходов, книга общего учета отходов и т.д.);
- документы по бухгалтерскому учету (положение об учетной политике, первичная документация, налоговая и иная отчетность и др.).
Отметим, что перечень документов, названных выше, не является исчерпывающим и зависит от сферы деятельности организации и ряда других факторов.