Решение о необходимости ликвидации существующего филиала может быть принято по разным основаниям: достижение цели, ради которой он создавался, либо, напротив, неэффективность работы в рамках достижения цели, ради которой он создавался, убыточность самого филиала, сокращение издержек головной организации в связи с ее убыточностью, оптимизация штатной структуры и численности и проч.
В любом случае принятие руководством организации такого решения влечет для корпоративного юриста достаточно большой объем работы, поскольку процедура ликвидации филиала охватывает и гражданско-правовые, и трудовые, и административные, и налоговые правоотношения.
Шаг 1. Решение о ликвидации филиала
Итак, в первую очередь происходит принятие решения уполномоченного органа общества о ликвидации филиала. По общему правилу, установленному ст. 35 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 N 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее — Закон об обществах), такое решение отнесено к компетенции общего собрания участников хозяйственного общества, однако может быть передано на рассмотрение совета директоров (наблюдательного совета). Кроме того, решение о ликвидации филиала может быть отнесено уставом к компетенции исполнительного органа в случае, если в хозяйственном обществе не предусмотрено образование совета директоров (наблюдательного совета).
Такое решение оформляется с соблюдением всей процедуры, предусмотренной уставом общества: от инициативы о проведении заседания общего собрания участников, определения повестки дня и уведомления его участников до порядка регистрации участников заседания, голосования на заседании, оформления и рассылки протокола заседания.
В этом вопросе необходимо соблюдать особую тщательность в соблюдении норм Закона об обществах и устава общества, поскольку решения общего собрания участников общества, принятые с нарушением требований Закона об обществах и иного законодательства или устава общества и (или) нарушающие права и законные интересы участника этого общества, не принимавшего участия в голосовании либо голосовавшего против их принятия, могут быть обжалованы в суд участником акционерного общества в течение шести месяцев, а участником общества с ограниченной ответственностью и общества с дополнительной ответственностью — в течение двух месяцев со дня, когда они узнали или должны были узнать о принятии таких решений (ч. 7 ст. 45 Закона об обществах).
При принятии решения общим собранием участников общества необходимо определить ответственное лицо за процедуру ликвидации филиала: по общему правилу это исполнительный орган общества — директор.
Кроме того, в таком решении рекомендуется указывать календарную дату, до которой должны быть завершены все процедуры по ликвидации филиала.
Шаг 2. Приказ о плане мероприятий в связи с ликвидацией филиала
На основании решения о ликвидации филиала, принятого общим собранием участников хозяйственного общества, директор общества утверждает приказ с планом мероприятий по ликвидации филиала. Такой план мероприятий должен отражать все аспекты, связанные с процедурой ликвидации (от правовых до организационно-хозяйственных).
В таком приказе важно определить конкретных ответственных исполнителей по каждому мероприятию и четкие сроки их исполнения.
Если ликвидации подлежит достаточно крупный филиал, с большим количеством работников и имущества, нелишним будет создание специальной рабочей группы, уполномоченной в оперативном порядке рассматривать текущие вопросы, возникающие в процессе ликвидации, и контролировать ход выполнения утвержденного плана мероприятий.
Необходимо также приказом внести изменения в штатную структуру общества путем исключения из нее филиала с даты его ликвидации.
Шаг 3. Уведомление работников
При определении действий в рамках трудовых правоотношений с работниками необходимо исходить из того, что филиал по своей правовой природе является хоть и обособленным, но все же структурным подразделением общества. При этом нанимателем для работников филиала выступает само общество, но никак не филиал.
Постановлением Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 N 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» в п. 27 разъяснено, что упразднение структурного подразделения организации, передача его из одной организации в другую не является ликвидацией или реорганизацией. Это обстоятельство может являться основанием для прекращения с работниками такого структурного подразделения трудового договора по сокращению численности или штата работников (п. 1 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК)) или перевода работника с его согласия к другому нанимателю (п. 4 ч. 2 ст. 35 ТК).
Наниматель обязан не менее чем за два месяца до увольнения по п. 1 ст. 42 ТК, если более продолжительные сроки не предусмотрены в коллективном договоре, письменно предупредить работника о предстоящем увольнении. Каждый работник ликвидируемого филиала должен быть ознакомлен с соответствующим уведомлением под роспись. При отказе работника от ознакомления с уведомлением необходимо составить соответствующий письменный акт об отказе от ознакомления с уведомлением. Как правило, такой акт составляется должностным лицом в присутствии не менее двух свидетелей.
В силу ч. 4 ст. 43 ТК наниматель вправе с согласия работника заменить предупреждение о предстоящем высвобождении выплатой компенсации в размере двухмесячного среднего заработка. При этом, если инициатива в достижении такого соглашения исходит от нанимателя после предупреждения работника о предстоящем высвобождении, компенсация выплачивается пропорционально времени, оставшемуся до окончания двухмесячного срока предупреждения.
Наниматель обязан принять меры по трудоустройству каждого работника ликвидируемого филиала. Это означает, что наниматель обязан предложить работнику все имеющиеся у него вакансии, для определения возможности перевода работника с его согласия на другую работу (в том числе с переобучением). Ознакомление работника со списком вакансий целесообразно производить под роспись, также в письменной форме должно быть выражено согласие либо несогласие работника на перевод на одну из предложенных вакансий.
Кроме того, в период срока предупреждения о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работнику предоставляется один свободный день в неделю без сохранения заработной платы (по договоренности с нанимателем — с сохранением заработной платы) для решения вопроса о самостоятельном трудоустройстве у других нанимателей (ч. 6 ст. 43 ТК).
Шаг 4. Уведомление органов государственной службы занятости
В случае предстоящего массового высвобождения работников наниматель обязан не менее чем за два месяца письменно уведомить об этом органы государственной службы занятости населения с указанием профессии, специальности, квалификации и размера оплаты труда работников. Критерии массового высвобождения работников определены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.04.2009 N 47 «О критериях массового высвобождения работников».
Шаг 5. Уведомление профсоюза
Увольнение работников на основании п. 1 ст. 42 ТК производится после предварительного, но не позднее чем за две недели уведомления соответствующего профсоюза.
При этом коллективным договором может быть предусмотрена необходимость получения предварительного согласия профсоюза на увольнение работников по этому основанию.
Шаг 6. Перевод или увольнение работников
Работникам филиала предлагаются все имеющиеся вакансии в обществе. Соответственно некоторые работники могут выразить согласие на перевод на работу непосредственно в обществе. В силу правовой природы филиала, являющегося обособленным подразделением юридического лица, расположенным вне места его нахождения и осуществляющим все или часть его функций (п. 2 ст. 51 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее — ГК)), перевод на работу в обществе сопряжен с изменением места работы, в том числе в другой местности. В данном случае применяется ст. 30 ТК с применением порядка перевода (в первую очередь с получением согласия работника на перевод, а также соблюдением требований по медицинским показаниям конкретного работника).
Необходимо обратить внимание, что при ликвидации филиала не применяется ст. 31 ТК (перемещение), т.к. ч. 1 указанной статьи содержит прямое изъятие из ее применения (за исключением обособленного подразделения).
Кроме того, перевод работника филиала на работу в общество не относится к категории изменений существенных условий труда, и п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК в данном случае не применяется. Как не применяется и п. 4 ч. 2 ст. 35 ТК, т.к. работник не переводится к другому нанимателю, поскольку при указанных обстоятельствах наниматель не меняется. В случае отказа работника от предложенных ему вакансий он подлежит увольнению по п. 1 ст. 42 ТК с соблюдением соответствующей процедуры и выплатой выходного пособия.
При переводе работника оформляется приказ, а с работником заключается трудовой договор (контракт).
При увольнении работника издается приказ, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись непосредственно на приказе. При этом важно помнить, что при увольнении работника по основанию сокращения численности или штата работников не допускается его увольнение в период временной нетрудоспособности и в период пребывания работника в отпуске.
В день увольнения работнику должна быть выдана трудовая книжка, а также произведен окончательный расчет с работником, т.е. произведены все выплаты, причитающиеся работнику, в том числе выходное пособие. В силу ч. 4 ст. 48 ТК при прекращении трудового договора в связи с осуществлением мероприятий по сокращению численности или штата работников выходное пособие выплачивается в размере не менее трехкратного среднемесячного заработка.
Шаг 7. Инвентаризация активов и обязательств. Передача имущества обществу
Статья 12 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» содержит перечень оснований, когда проведение инвентаризации активов и обязательств обязательно. Случаи ликвидации филиала в нем не предусмотрены. Основание реорганизации или ликвидации организации также неприменимо в данном случае, т.к. ликвидация филиала не является ни тем, ни другим. Тем не менее проведение инвентаризации при ликвидации филиала может получить обязательный характер в случае смены материально ответственных лиц.
В силу п. 9 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180 «Об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств и признании утратившим силу нормативного правового акта Министерства финансов Республики Беларусь», инвентаризация активов и обязательств, числящихся в балансе филиалов, выделенных на отдельный баланс, проводится в порядке и сроки, установленные юридическим лицом, их создавшим. Поэтому в приказе о плане мероприятий, связанных с ликвидацией филиала, необходимо урегулировать и порядок проведения инвентаризации.
Результаты инвентаризации оформляются в порядке, предусмотренном законодательством о бухгалтерском учете и отчетности, и будут являться основанием для оформления передаточного акта о передаче имущества, числящегося за филиалом, самому хозяйственному обществу.
Шаг 8. Уничтожение печати
В случае, если филиалу при его создании была изготовлена печать, она подлежит уничтожения в соответствии с Инструкцией о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 25.09.2000 N 157.
Шаг 9. Отмена положения о филиале и доверенностей
Руководитель, а также работники филиала в процессе его деятельности представляют интересы общества, создавшего филиал, на основании доверенностей. В связи с ликвидацией филиала отпадает необходимость в использовании таких доверенностей.
На практике зачастую их отмена проявляется в сдаче уполномоченными лицами оригиналов таких доверенностей на хранение в архив хозяйственного общества, выдавшего их. Издание отдельного приказа на отмену доверенности не требуется. Нередко на подлиннике отменяемой доверенности делается запись «Отменена» за подписью лица, выдавшего доверенность (директора общества).
Положение о филиале является основным документом, на основании которого действует филиал (п. 3 ст. 51 ГК). Утверждается такое положение приказом руководителя юридического лица, создавшего филиал, соответственно и отменено оно должно быть в том же порядке.
В данном случае возможны два варианта отмены положения о филиале: путем указания об этом в приказе о плане мероприятий по ликвидации филиала (в таком случае должна быть определена календарная дата отмены положения, которая должна быть максимально приближена к дате ликвидации филиала) либо путем издания самостоятельного приказа об отмене положения о филиале (в таком случае положение теряет юридическую силу с даты издания приказа). И в том и в другом случае отмена положения о филиале должна быть одним из последних мероприятий по ликвидации филиала.
Подлинник положения о филиале должен быть сдан на хранение в архив хозяйственного общества.
Шаг 10. Утверждение изменений в устав
Современное белорусское законодательство не обязывает юридические лица вносить изменения в учредительные документы в связи с ликвидацией филиала и не устанавливает для этого никаких сроков. В данном случае наблюдается определенная нечеткость нормативного регулирования. Так, ч. 4 п. 3 ст. 51 ГК требует отражения в уставе юридического лица созданных им представительств и филиалов. Аналогичное требование содержится в ст. 14 Закона об обществах. В связи с этим логичным было бы внести требование о внесении соответствующих изменений в учредительные документы в связи с ликвидацией представительств и филиалов в определенные сроки, например в п. 21 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 N 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» (далее — Положение N 1).
Имеющийся пробел в законодательстве усугубляется также и тем, что на сегодняшний день нет нормативного механизма определения конкретной даты прекращения деятельности филиала. На практике в качестве такой даты рассматривают и дату издания приказа о ликвидации филиала, и дату, специально определенную в приказе о ликвидации, и дату государственной регистрации изменений в устав юридического лица, связанных с ликвидацией филиала. Кроме того, различные органы (инспекция Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь (ИМНС), Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (ФСЗН), Белгосстрах) производят снятие филиала с учета в разные сроки, в том числе с отсчетом от даты ликвидации.
Наиболее простым выходом, на первый взгляд, кажется принять за дату прекращения деятельности филиала дату принятия решения о ликвидации. Однако в таком случае неурегулированным остается вопрос о работниках филиала — без наличия решения о ликвидации они лишаются права на увольнение по сокращению численности или штата работников со всеми причитающимися социальными гарантиями и выплатами. Это означает, что принимать за дату ликвидации филиала дату принятия соответствующего решения будет неверным с точки зрения трудового права.
В рамках действующего законодательства представляется обоснованным издание подробного приказа о ликвидации филиала с планом мероприятий и расчетом сроков на каждое мероприятие. Этим же приказом может быть установлена и определенная дата прекращения деятельности филиала, которая совпадет по времени с выполнением всех предусмотренных законодательством, в том числе и трудовым, формальностей.
При этом, поскольку приказ является локальным нормативным правовым актом конкретного общества и на взаимоотношения общества с третьими лицами никак не влияет, то, безусловно, наиболее юридически «красивым» вариантом будет внесение соответствующих изменений в устав общества — и именно с даты государственной регистрации таких изменений филиал и будет считаться ликвидированным, в том числе и для третьих лиц.
Таким образом, очевидна целесообразность дополнения нормы п. 21 Положения N 1 еще одним обязательным основанием для внесения изменений в устав хозяйственного общества в определенный законодательством срок — ликвидацией филиала (представительства).
На практике нередко возникают вопросы о необходимости увеличения уставного фонда в связи с ликвидацией филиала и передачей его имущества хозяйственному обществу. В силу ст. 47-1 ГК уставный фонд формируется при создании юридического лица и не изменяется при изменении состава, количества и стоимости имущества организации. Поэтому при ликвидации филиала изменять по этой причине размер уставного фонда не нужно, соответственно нет необходимости вносить изменения в устав по этому основанию.
В рамках ст. 34 Закона об обществах изменение устава относится к исключительной компетенции общего собрания участников хозяйственного общества. Поэтому при внесении изменений в устав необходимо соблюдение всей процедуры, предусмотренной законодательством и уставом общества для принятия решений общего собрания участников.
Шаг 11. Государственная регистрация изменений в устав
Изменения и (или) дополнения в устав хозяйственного общества оформляются в виде приложения к уставу в двух экземплярах без нотариального засвидетельствования. На усмотрение хозяйственного общества устав может быть изложен в новой редакции.
Пакет документов, представляемых в регистрирующий орган для государственной регистрации изменений в устав хозяйственного общества, указан в п. 15 Положения N 1.
За государственную регистрацию изменений и (или) дополнений, вносимых в уставы юридических лиц, взимается государственная пошлина в размере 1,5 базовой величины (подп. 1.5 п. 1 приложения 22 к Налоговому кодексу Республики Беларусь (далее — НК)).
Шаг 12. Снятие филиала с учета в государственных органах, в которых он зарегистрирован в качестве плательщика
Хозяйственное общество обязано письменно сообщить о прекращении деятельности филиала в налоговый орган по месту постановки на учет филиала не позднее 10 рабочих дней со дня ликвидации филиала (подп. 1.9.4 п. 1 ст. 22 НК).
В рамках п. 26 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 N 40 «О Фонде социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты», плательщики обязательных страховых взносов, в т.ч. филиалы юридических лиц, обязаны сообщать письменно в органы ФСЗН по месту постановки на учет о принятых решениях о ликвидации, о внесении изменений и (или) дополнений в учредительные документы в течение 5 рабочих дней со дня принятия таких решений, если иное не установлено законодательными актами Республики Беларусь.
На основании п. 16 Положения о регистрации (перерегистрации) на Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии «Белгосстрах» страхователей по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 N 1294, страхователи — юридические лица обязаны письменно сообщить обособленному подразделению белорусского республиканского унитарного страхового предприятия «Белгосстрах» по месту регистрации с приложением подтверждающих документов о ликвидации обособленного подразделения в десятидневный срок со дня принятия такого решения.
Шаг 13. Внесение изменений в лицензии
В соответствии с п. 41 Положения о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 N 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности» (далее — Положение N 450), лицензия должна содержать сведения об обособленных подразделениях, в том числе о филиалах (наименование и местонахождение) с указанием составляющих лицензируемый вид деятельности работ и (или) услуг для каждого обособленного подразделения, в том числе филиала.
Это означает, что при ликвидации филиала лицензиат обязан в месячный срок обратиться в соответствующий лицензирующий орган для внесения в лицензию изменений и (или) дополнений в случае вступления в силу решения лицензирующего органа либо вступления в законную силу решения суда о прекращении действия лицензии по одному или нескольким обособленным подразделениям, в том числе филиалам, а также в случае изменения иных сведений, указанных в лицензии (п. 66 Положения N 450).
Шаг 14. Уведомление контрагентов
При ликвидации филиала производить уведомление контрагентов не требуется. Это обосновано тем, что филиал не является юридическим лицом, а его ликвидация или присоединение к хозяйственному обществу не является реорганизацией юридического лица в рамках ст. 53 ГК. В связи с этим отсутствует необходимость соблюдения гарантий прав кредиторов юридического лица при реорганизации, предусмотренных ст. 56 ГК.
Необходимость информирования контрагентов, связанных с деятельностью филиала, может быть обусловлена лишь необходимостью изменения платежных реквизитов, а также контактных данных в заключенных договорах.
Шаг 15. Закрытие счета в банке
Поскольку филиал не является юридическим лицом, то и владельцем банковского счета он выступать не вправе. Владельцем банковского счета, предназначенного для расчетов филиала, является само юридическое лицо, его создавшее. При этом перечень лиц, имеющих право распоряжения этим счетом, может быть определен в рамках специфики деятельности филиала.
В связи с этим законодательно закрепленной обязанности по закрытию банковского счета филиала у хозяйственного общества нет. Однако в связи с изменением круга лиц, имеющих право распоряжения счетом (увольнение или перевод руководителя и бухгалтера филиала и т.п.), в рамках п. 10 постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 03.04.2009 N 40 «Об открытии банковских счетов» владелец счета — юридическое лицо обязан направить в банк письменное уведомление за подписью уполномоченного лица о наступлении следующих случаев (не позднее трех рабочих дней со дня их возникновения):
- замены и (или) дополнения хотя бы одной подписи в карточке с образцами подписей и оттиска печати владельца счета (в том числе в связи с увольнением (сменой) должностных лиц владельца счета — юридического лица, имеющих право подписи документов для проведения расчетов);
- наличия в карточке с образцами подписей и оттиска печати подписей лиц, утративших право подписи (в том числе в связи с увольнением (сменой), истечением срока полномочий должностных лиц владельца счета — юридического лица, имеющих право подписи документов для проведения расчетов).
В указанных случаях владелец счета — юридическое лицо обязан в месячный срок со дня их возникновения оформить новую карточку с образцами подписей и оттиска печати.