Сроки завершения работы и сверки выполнения планов, как правило, везде совпадают с завершением календарного года. Не является исключением и отдел кадров, хотя при этом в силу длительных сроков хранения кадровых документов большую часть из них продолжают вести, не обнуляя нумерацию (личные дела, журналы). В соответствии с положениями перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140 “О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года “Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь” (далее – Перечень), кадровая служба ведет в своей деятельности следующий типовой перечень документов (основные):
- приказы по личному составу;
- трудовые договоры, договоры подряда, контракты;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- график трудовых отпусков;
- личные дела сотрудников;
- докладные записки;
- трудовые книжки;
- журналы;
- прочее (положение об отделе кадров, штатное расписание).
Отличие указанных документов от документов иных служб состоит в том, что многие из кадровых документов имеют длительные сроки хранения. Сроки хранения определены в Перечне. К документам, хранящимся 75 лет, относятся личные дела и личные карточки сотрудников (подп. 638.3 п. 638, п. 639 Перечня). В конце года туда целесообразно вписать информацию о стаже работы, пройденной в текущем году аттестации, уточнить информацию об основаниях для получения различных социальных льгот, паспортную информацию и место регистрации, информацию о возможном присвоении воинских званий в связи с участием в военных сборах. Отдельно от личных дел сотрудников обычно хранят личное дело руководителя организации (подп. 638.1 п. 638 Перечня).
В январе наиболее важный момент, на который стоит обратить внимание отделу кадров, – это предоставление трудовых отпусков. Так, согласно ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) график отпусков должен быть составлен до 5 января календарного года и доведен до сведения всех сотрудников. В практике часто аналогичная норма присутствует в коллективных договорах с работниками. При этом нужно учитывать, что эта норма может быть изменена по соглашению нанимателя с трудовым коллективом (ч. 2 ст. 168 ТК). Процесс организации составления такого графика не определен законодательством и может регулироваться либо положением об отделе кадров, либо правилами внутреннего трудового распорядка, либо иными локальными нормативными правовыми актами. Законодательством также не установлено прямой обязанности брать письменные заявления работников для его составления. Согласно части первой статьи 169 ТК уведомить наниматель работника о начале трудового отпуска должен не позднее 15 дней до начала. Частью второй статьи 168 ТК предусмотрена обязанность доводить до сведения всех работников график отпусков. Однако отсутствует норма, прямо обязывающая знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись или брать письменное заявление. В существующей практике это делать рекомендовано. Также необходимо учитывать положения части четвертой статьи 168 ТК, обязывающей нанимателя предоставлять отдельным категориям работников отпуск в удобное для них время либо летом, а также в определенный период. Эта норма должна быть учтена при составлении графика отпусков, так же как и загруженность отделов в определенные периоды.
Нужно помнить, что наниматель обязан предоставить отпуск работнику в течение каждого рабочего года (ч. 1 ст. 170 ТК) и перенос части отпуска возможен только при определенных условиях в исключительных случаях. При этом надо учитывать, что за основу берется не календарный, а рабочий год, то есть промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК). Тем не менее для удобства сверку лучше делать в конце календарного года. Это способствует правильному составлению графика отпусков. Здесь также необходимо учесть, что, если сумма периодов, включаемых в рабочий год, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст. 165 ТК).
В случаях, предусмотренных законодательством, коллективным договором, соглашением, трудовым договором, наниматель обязан при предоставлении трудового отпуска (а при разделении его на части – при предоставлении одной из частей отпуска) производить работнику единовременную выплату на оздоровление в размере, определяемом законодательством, коллективным договором, соглашением, трудовым договором (ст. 182 ТК).
В соответствии с пунктом 4 Типового положения об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 N 784 (далее – Типовое положение), не реже одного раза в три года проводится аттестация сотрудников. Перечень сотрудников, освобождаемых от ее прохождения, установлен пунктом 6 Типового положения. Таким образом, в начале года целесообразно определить перечень сотрудников, подпадающих под аттестацию, и составить график ее проведения. Основанием для проведения аттестации работников является приказ (распоряжение) руководителя организации. Приказом устанавливаются: срок проведения аттестации, график, список работников, подлежащих аттестации, состав аттестационной комиссии, ее председатель и секретарь, перечень материалов, необходимых для проведения аттестации, лица, ответственные за их подготовку, порядок и сроки их представления.
Приказ (распоряжение) о проведении аттестации доводится до сведения работников, подлежащих аттестации, не позднее чем за месяц до ее начала (п. 10 Типового положения).
Также для вновь создаваемых мест (или для всех, если ранее процедура не проводилась) Положением о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.02.2008 N 253 “Об аттестации рабочих мест по условиям труда” (далее – Положение N 253), предусмотрена процедура аттестации рабочих мест. Для организации и проведения аттестации наниматель издает приказ, в котором: утверждается состав аттестационной комиссии организации, определяются ее полномочия, назначаются председатель аттестационной комиссии и лицо, ответственное за ведение и хранение документации по аттестации; устанавливаются сроки и график проведения работ по аттестации в организации (структурных подразделениях) (п. 3 Положения N 253). Ранее созданные места аттестуются раз в пять лет (пункт 19 Положения N 253).
Кроме вышеуказанного кадровой службе организации стоит уточнить список работников, сроки срочных трудовых договоров и контрактов которых истекают. Это необходимо для своевременного уведомления работников о желании продлить с ними трудовые отношения (либо наоборот).
Согласно ч. 4 ст. 17 ТК контракт относится к разновидности срочного трудового договора. Статьей 39 ТК определено, что если работник продолжает работать после окончания действия срочного трудового договора и ни одна из сторон не потребовала его прекращения, то договор считается продленным на неопределенный срок. Таким образом, исходя из общих правил, если наниматель планирует сохранить с работником контрактную форму трудовых отношений, то ему необходимо уведомить сотрудника о своем намерении. Целесообразно список работников, которых необходимо уведомить, сформировать в начале года.