Типичные ошибки нанимателя при привлечении работника (бывшего работника) к материальной (имущественной) ответственности за недостачу

В случае причинения имущественного ущерба нанимателю работник может быть привлечен к материальной ответственности в соответствии с нормами трудового законодательства. Человек, не являющийся работником (в том числе бывший работник), в случае причинения ущерба субъекту хозяйствования может быть привлечен к имущественной ответственности в судебном порядке в соответствии с гражданским законодательством.

Однако при реализации материальной или имущественной ответственности законодательство предусматривает не только защиту собственности путем возмещения причиненного ущерба, но и охрану заработной платы от необоснованных удержаний, защиту законных прав и интересов граждан. Поэтому возможность привлечения к материальной или имущественной ответственности во многом зависит от соблюдения законодательства самим нанимателем (субъектом хозяйствования), правильности оформления им соответствующих документов.

Возможность привлечения к имущественной ответственности целесообразно рассмотреть на реальном примере, связанном с попыткой субъекта хозяйствования (ОАО «А») взыскать ущерб в судебном порядке с бывшего работника (гр-ки Б). Варианты таких взаимоотношений и сферы деятельности, в которых они возникают, разнообразны, но в итоге все сводится к получению ответов на несколько ключевых вопросов, поэтому данный пример можно рассматривать как типичный.

Поскольку стороны по делу выдвигали в обоснование своих позиций противоположные аргументы, судом была назначена экономическая экспертиза, на разрешение которой поставлены следующие вопросы:

1. Подтверждаются ли выводы инвентаризационной комиссии о недостаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ), числящихся на подотчете у гр-ки Б. по состоянию на октябрь 2013 г.?
2. Какие нарушения были допущены в организации учета товарно-материальных ценностей и контроля за их сохранностью, которые способствовали образованию недостачи?
3. Подтверждается ли документами недостача товарно-материальных ценностей, находящихся на подотчете у гр-ки Б., в какой период она образовалась?
4. Соблюдены ли действующие правила проведения инвентаризации? Если да, то правильно ли определен размер недостачи?

В заключении эксперта первый и четвертый вопросы сгруппированы, по ним дан общий ответ, поскольку оба они связаны с инвентаризацией.

Инвентаризация и недостача.

С целью выяснения того, подтверждаются ли выводы инвентаризационной комиссии о недостаче товарно-материальных ценностей, числящихся на подотчете у гр-ки Б. по состоянию на октябрь 2013 г., соблюдены ли действующие правила проведения инвентаризации и если да, то правильно ли определен размер недостачи, исследованы следующие документы, представленные в материалах дела:

• приказ директора ОАО «А» N 1 «О проведении инвентаризации запасных частей и комплектующих на центральном складе, основных средств и драгоценных металлов» (далее — приказ N 1);
• инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей ОАО «А» (далее — инвентаризационные описи);
• сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей на центральном складе (далее — сличительная ведомость);
• контракт от 26.03.2009 ОАО «А» с гр-кой Б. (далее — контракт);
• договор о полной материальной ответственности от 29.01.2009 ОАО «А» с гр-кой Б. (далее — договор о полной материальной ответственности);
• исковое заявление ОАО «А» к гр-ке Б. о возмещении причиненного ущерба (далее — исковое заявление);
• табели учета рабочего времени за сентябрь и октябрь 2013 г.

При проведении исследования применялись методы формальной, нормативной и арифметической проверки отдельных документов, взаимного контроля различных взаимосвязанных документов.

Выводы инвентаризационной комиссии о недостаче товарно-материальных ценностей, числящихся на подотчете у материально ответственного лица, должны быть подтверждены достоверными данными, полученными в ходе инвентаризации.

Достоверность данных инвентаризации обеспечивается соблюдением надлежащего порядка проведения инвентаризации, документального оформления ее хода и результатов.

Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих бухгалтерский учет, а также оформления результатов инвентаризации и их отражения в бухгалтерском учете установлен Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180 «Об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств и признании утратившим силу нормативного правового акта Министерства финансов Республики Беларусь» (далее — Инструкция N 180).

В соответствии с абз. 2 п. 4 Инструкции N 180 инвентаризация проводится обязательно в случаях, установленных ч. 3 ст. 12 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее — Закон о бухгалтерском учете и отчетности), в том числе при смене материально ответственных лиц. Такая же норма установлена п. 2 ст. 13 действующего в настоящее время Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 N 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Согласно абз. 4 ч. 1 п. 6 Инструкции N 180 в этом случае инвентаризация проводится на день приема-передачи дел.

Для организации проведения инвентаризации в соответствии с ч. 1 п. 12 Инструкции N 180 руководитель организации издает приказ о ее проведении по примерной форме согласно приложению 1 к Инструкции N 180.

Частью первой пункта 18 и п. 19 Инструкции N 180 установлено, что руководитель организации несет ответственность за организацию и своевременное проведение инвентаризаций активов и обязательств, создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

В соответствии с п. 20 Инструкции N 180 проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном участии материально ответственных лиц; в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее — в их сдаче.

Выводы о недостаче ТМЦ, числящихся на подотчете у гр-ки Б. по состоянию на октябрь 2013 г., указанные в исковом заявлении, основаны на результатах инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом N 1. Данным приказом определены:

• дата проведения инвентаризации — «по состоянию на 14 октября 2013 г.» и виды имущества, подлежащего инвентаризации, — «запасных частей и комплектующих, основных средств, драгоценных металлов»;
• состав рабочей инвентаризационной комиссии;
• дата представления инвентаризационной комиссией в бухгалтерию инвентаризационных описей «фактического наличия ТМЦ» — «до 25.10.2013»;
• ответственные за исполнение приказа.

В преамбуле приказа N 1 указано, что инвентаризация проводится «в целях установления фактического наличия запасных частей и комплектующих, повышения контроля за сохранностью собственности предприятия и обеспечения достоверности учетных данных на центральном складе».

В ходе проведения экспертизы установлено, что согласно приказу N 1 место проведения инвентаризации — центральный склад, в то время как согласно п. 2 контракта должность гр-ки Б. — кладовщик отдела маркетинга и сбыта, согласно п. 1 договора о полной материальной ответственности — кладовщик ОТМС, согласно исковому заявлению — кладовщик склада комплектующих, запасных частей и готовой продукции; фамилия гр-ки Б. в указанном приказе не фигурирует; гр-ка Б. уволена 09.10.2013, то есть до дня издания приказа. Данные табеля учета рабочего времени за октябрь 2013 г. подтверждают, что последним днем работы гр-ки Б. является 09.10.2013.

Инвентаризация ТМЦ, находившихся в подотчете у материально ответственного лица — гр-ки Б., на дату ее увольнения не проводилась. Это подтверждается представлением ОАО «А» в качестве документов по инвентаризации ТМЦ, находившихся в подотчете у материально ответственного лица — гр-ки Б., проведенной на дату ее увольнения, материалов инвентаризации, проведенной по приказу N 1.

Непроведение обязательной инвентаризации при смене материально ответственных лиц не соответствует требованиям ч. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и отчетности, п. 4 и абз. 4 п. 6 Инструкции N 180 и является невосполнимым недостатком. Результаты инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом N 1, не могут служить подтверждением недостачи ТМЦ, числящихся на подотчете у гр-ки Б. по состоянию на октябрь 2013 г.

В материалах дела имеются инвентаризационные описи по видам ТМЦ с указанием субсчетов бухгалтерского учета, на которых соответствующие ценности числятся: сырье и материалы (10-1-1) — порядковых номеров 149, количество единиц по данным бухгалтерского учета 35171,329 (фактически — 35417,329) на сумму по данным бухгалтерского учета 169910548 руб. (фактически — 166930145 руб.) и другие (данные не приводятся).

В результате формальной проверки инвентаризационных описей установлено, что во всех описях:

• реквизит «N» имеется, но не заполнен;
• реквизит «число, месяц, год» имеется, но указан только год — 2013;
• имеется расписка «к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход» материально ответственного лица — кладовщика Ивановой И.И. с подписью от ее имени;
• указаны даты начала инвентаризации — 14 октября 2013 г., окончания — 18 октября 2013 г.;
• указано, что проводится инвентаризация остатков по балансовому счету N (указан номер счета, за исключением описей драгметаллов и основных средств) по состоянию на 14 октября 2013 г.;
• указано общее фактическое количество единиц активов и их общая стоимость по описи;
• имеются подписи от имени председателя и всех членов комиссии, поименованных в приказе N 1, с указанием их должностей;
• имеется запись «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с N (указан номер) по N (указан номер), комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении.» и подпись от имени материально ответственного лица — Ивановой И.И.; реквизит «число, месяц, год» имеется, но указан только год — 2013;
• имеется подпись от имени бухгалтера «указанные в настоящей описи данные и подсчеты проверил»; реквизит «число, месяц, год» имеется, но указан только год — 2013.

При проведении исследования установлено, что используемые формы инвентаризационных описей и их заполнение не соответствуют установленным законодательством требованиям в части:

• форм инвентаризационных описей — отсутствует реквизит «Основание для проведения инвентаризации», наличие которого предусмотрено ч. 2 п. 23 и приложением 11 к Инструкции N 180;
• заполнения реквизита «Цех (склад)» — отсутствует, что не дает возможности определить, где фактически проводилась инвентаризация, были ли соблюдены требования ч. 1 п. 47, ч. 1 п. 48, ч. 1 п. 55 Инструкции N 180 о том, что инвентаризация оборотных активов проводится по порядку их расположения в помещении; при хранении оборотных активов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения; оборотные активы, находящиеся в эксплуатации, пользовании, инвентаризируются по их количеству, наименованию в местах их эксплуатации и хранения;
• указания на каждой странице инвентаризационных описей прописью числа порядковых номеров активов и общего итога фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, — отсутствует, что противоречит требованием ч. 3 п. 27 Инструкции N 180;
• исправления путем простого зачеркивания и подчисток, что противоречит требованиям ч. 1 п. 27 и ч. 1 п. 28 Инструкции N 180 о внесении исправлений путем зачеркивания неправильных записей, проставления над зачеркнутыми правильных записей, подписания их всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Вместе с тем при проведении арифметической проверки установлено, что неоговоренные исправления входят в общие итоги по описям.

По причине несоблюдения установленного порядка оформления инвентаризационные описи признаются недоброкачественными. Однако выявленные при проведении исследования недостатки в оформлении инвентаризационных описей не являются существенными при формировании выводов по поставленным судом вопросам в отношении гр-ки Б., так как инвентаризация по приказу N 1 не увязывается со сменой материально ответственного лица, проверка фактического наличия активов проводилась без участия бывшей до увольнения материально ответственным лицом гр-ки Б.

При проверке инвентаризационных описей по существу на основе представленных для проведения исследования материалов недостатки не выявлены.

В соответствии с ч. 2 п. 70 Инструкции N 180 по активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях.

В представленных материалах имеется сличительная ведомость, имеющая подписи от имени председателя и членов комиссии, поименованных в приказе N 1, с указанием их должностей.

По данным сличительной ведомости в результате инвентаризации на центральном складе выявлены: недостача товарно-материальных ценностей в количестве 1365,2 единицы на сумму 34498970 руб. и излишек товарно-материальных ценностей в количестве 2273,5 единицы на сумму 31949076 руб. В указанной сличительной ведомости отражены расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях.

Сличительная ведомость по результатам инвентаризации оборотных активов должна соответствовать приложению 21 к Инструкции N 180.

В результате формальной проверки сличительной ведомости установлено, что используемая в ОАО «А» форма и ее заполнение не соответствуют установленным законодательством требованиям:

• отсутствуют реквизиты «Основание для проведения инвентаризации», «Дата начала инвентаризации», «Дата окончания инвентаризации»;
• отсутствуют графы «Отрегулировано за счет уточнения записей в учете» (в том числе «излишек» и «недостача» с указанием количества, суммы в рублях и номера счета, статьи, заказа), «Пересортица» (в том числе «излишки, зачтенные в покрытие недостач» с указанием количества, суммы в рублях и порядкового номера зачтенных недостач и «недостачи, покрытые излишками» с указанием количества и суммы в рублях), «Порядковый номер зачтенных излишков», «Приходуются окончательные излишки» с указанием количества, суммы в рублях и номера счета, «Окончательные недостатки» с указанием количества и суммы в рублях;
• отсутствует реквизит «Бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи)»;
• отсутствует реквизит «С результатами инвентаризации согласен. Материально ответственное лицо (подпись) (расшифровка подписи)»;
• не заполнен реквизит «Цех (склад)».

В сличительной ведомости также допущено неоговоренное исправление путем простого зачеркивания, что противоречит требованиям ч. 1 п. 27 и ч. 1 п. 28 Инструкции N 180 о внесении исправлений путем зачеркивания неправильных записей, проставления над зачеркнутыми правильных записей, подписания их всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

По причине несоблюдения установленного порядка оформления сличительная ведомость признается недоброкачественной. Однако выявленные при проведении исследования недостатки в оформлении сличительной ведомости не являются существенными при формировании выводов по поставленным судом вопросам в отношении гр-ки Б., так как инвентаризация по приказу N 1 не увязывается со сменой материально ответственного лица, проверка фактического наличия активов проводилась без участия бывшей до увольнения материально ответственным лицом гр-ки Б.

При проверке сличительной ведомости по существу установлено следующее:

1) инвентаризационными описями инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом N 1, не подтверждается:

• наличие излишков товарно-материальных ценностей, перечисленных в сличительной ведомости под номерами 96 — 104 (указаны в количественном выражении, суммы не проставлены);
• недостача объекта под номером 127 в сличительной ведомости (указана в количественном выражении, сумма не проставлена);

2) имеется несоответствие в указании цены и стоимости ряда объектов.

Материалы, свидетельствующие о рассмотрении результатов инвентаризации, регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия активов и данных бухгалтерского учета, которые должны составляться в соответствии с п. 72 и 73 Инструкции N 180, в ОАО «А» отсутствуют (не представлены, несмотря на заявленное ходатайство).

Таким образом, выводы инвентаризационной комиссии (подписанные председателем и членами комиссии инвентаризационные описи и сличительная ведомость) по результатам инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом N 1, не являются подтверждением недостачи ТМЦ, числящихся на подотчете у гр-ки Б. по состоянию на октябрь 2013 г.

Инвентаризация ТМЦ, находившихся в подотчете у гр-ки Б., которая является обязательной при смене материально ответственных лиц, при увольнении гр-ки Б. не проводилась.

При проведении инвентаризации по приказу N 1 действующие правила инвентаризации не соблюдены в части требований по документальному оформлению хода и результатов инвентаризации, рассмотрению ее результатов и регулированию выявленных расхождений фактического наличия активов и данных бухгалтерского учета, установленных п. 23, ч. 1 п. 27, ч. 1 п. 28, п. 70, 72 и 73 Инструкции N 180.

Нарушения в организации учета товарно-материальных ценностей и контроля за их сохранностью.

С целью выяснения того, были ли допущены нарушения в организации учета ТМЦ и контроля за их сохранностью в ОАО «А», которые могли способствовать образованию недостачи, исследованы следующие материалы:

• товарные, товарно-транспортные накладные, договоры, счета и другие документы на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей; требования-накладные и накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей за ноябрь 2012 г. — октябрь 2013 г.;
• положение об учетной политике на 2012 год и приказ о его утверждении от 22.12.2011 N 2; приказ от 26.12.2012 N 3 о результатах инвентаризации за 2012 год;
• приказ от 28.12.2012 N 4 «Об утверждении положения об учетной политике на 2013 год» (далее — приказ N 4);
• оборотно-сальдовые ведомости по счетам учета ТМЦ по месяцам за период с ноября 2012 г. по сентябрь 2013 г. по гр-ке Б., а также за период с 01.10.2013 по 21.10.2013;
• инвентаризационные описи по субсчетам учета материалов и сличительная ведомость инвентаризации ТМЦ, числящихся на подотчете у гр-ки Б., проведенной по состоянию на 1 ноября 2012 г.

Методологические основы и порядок формирования в бухгалтерском учете информации о запасах в коммерческих и некоммерческих организациях (за исключением банков, небанковских кредитно-финансовых организаций, бюджетных организаций) определены Инструкцией по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 N 133 (далее — Инструкция N 133).

В соответствии с п. 3 Инструкции N 133 к запасам среди прочих объектов относятся: сырье, основные и вспомогательные материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия, горюче-смазочные материалы, запасные части, тара (далее — материалы); инвентарь, хозяйственные принадлежности, инструменты, оснастка и приспособления, то есть все объекты, по которым инвентаризационной комиссией ОАО «А» сделан вывод о недостаче ТМЦ, числящихся на подотчете у гр-ки Б. по состоянию на октябрь 2013 г.

Положением об учетной политике на 2012 год ОАО «А» не определены особенности приемки и оприходования, отпуска и реализации материалов, а также контроля за их сохранностью. Фактически приемка и оприходование, а также реализация материалов осуществлялись непосредственно на основании товарно-транспортных и товарных накладных. Приказом N 4 действие положения об учетной политике ОАО «А» на 2012 год продлено на 2013 год.

Приложением 3 к положению об учетной политике на 2012 год предусмотрено подписание кладовщиком товарно-транспортных и товарных накладных.

В представленных для проведения экспертизы документах имеются товарно-транспортные и товарные накладные на поступающие материалы с подписями от имени гр-ки Б. в графе «Принял грузополучатель» и оттиском штампа «ОАО «А» склад N 3″ и реализуемые материалы с подписями от имени гр-ки Б. в графе «Сдал грузоотправитель» и оттиском штампа «ОАО «А» склад N 3″ или «Открытое акционерное общество «А». Нарушения в оформлении товарно-транспортных и товарных накладных не выявлены.

Подпунктами 3.9, 3.10 и 3.11 положения об учетной политике на 2012 год установлено: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержатся в альбоме форм первичных учетных документов предприятия (приложение 2)», «Первичные документы, служащие основанием для ведения бухгалтерского и производственного учета, создаются и подписываются лицами согласно перечню, утвержденному руководителем, и сдаются в ФЭС в соответствии с утвержденным графиком (приложение 3)», «Первичные документы создаются на предприятии исполнителями и поступают в ФЭС в соответствии с утвержденным графиком документооборота (приложение 4)».

Приложением 2 к положению об учетной политике на 2012 год предусмотрены следующие формы первичных учетных документов, отражающие движение материалов:

• требование-накладная — для учета движения материалов и запчастей со склада в производство;
• накладная на внутреннее перемещение материалов — для учета внутреннего перемещения между подразделениями.

Формы указанных документов положением об учетной политике на 2012 год и другими представленными для проведения экспертизы локальными актами не установлены. Фактически при оформлении требований-накладных использовалась форма N-СХТ, при оформлении накладных на внутреннее перемещение материалов — форма N М-13 (АСУ), утвержденная приказом ЦСУ СССР от 14.02.1972.

Представленные для проведения экспертизы накладные оформлены без заполнения ряда реквизитов:

• требования-накладные: «N» (за отдельными исключениями), «дата» (за отдельными исключениями), «Складу N», «Выдать», «На что», «Разрешил», «Признак начала», «Склад», «Потребитель», «Операция», «Проводка», «Вид отпуска», «Шифр», «Цена», «Сумма»;
• накладные на внутреннее перемещение материалов: «N», «дата», «Вид операции», «Код (номенклатурный номер)», «Цена», «Сумма».

Таким образом, учет отпуска товаров в производство и другие подразделения кладовщиком — гр-кой Б. велся только в количественном выражении. Однако многие товарно-материальные ценности одинакового наименования, находившиеся в одно и то же время на складе, имели разные цены, в том числе в оборотно-сальдовой ведомости по субсчету 10-5-1 за ноябрь 2012 г. отражено наличие материалов, по которым согласно инвентаризационным описям и сличительной ведомости за октябрь 2013 г. имеется недостача.

Незаполнение в требованиях-накладных и накладных на внутреннее перемещение материалов ряда реквизитов, учет отпуска товаров только в количественном выражении приводили к возможности возникновения пересортицы (см. ч. 1 п. 76 Инструкции N 180).

Установлено, что в ряде случаев при заполнении требований-накладных и накладных на внутреннее перемещение материалов допускалось неполное и неточное указание наименований товарно-материальных ценностей.

В требованиях-накладных за май 2013 г. также имеются неоговоренные исправления наименований ТМЦ.

Кроме того, выборочная проверка показала наличие несоответствий наименований материалов в инвентаризационных описях, оборотно-сальдовых ведомостях и требованиях-накладных.

Незаполнение в требованиях-накладных и накладных на внутреннее перемещение материалов ряда реквизитов, учет отпуска товаров только в количественном выражении, неполное и неточное указание наименований материалов, их несоответствие в различных документах приводили к возможности возникновения пересортицы.

Приложением 4 к положению об учетной политике на 2012 год предусмотрено представление требований-накладных и накладных на внутреннее перемещение в сектор учета и отчетности еженедельно. Требования-накладные и накладные на внутреннее перемещение материалов, заполненные с указанными выше недостатками, принимались к учету и использовались для аналитического учета материалов, что подтверждается представленными документами.

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) в ОАО «А» осуществлялся с использованием оборотно-сальдовых ведомостей.

Согласно каким данным в аналитический учет вносились записи о движении конкретного объекта при наличии нескольких объектов одного наименования с разными ценами и неуказании в требованиях-накладных и накладных на внутреннее перемещение материалов их идентифицирующих признаков, на основе имеющихся документов установить не представляется возможным.

Карточки (книги) складского учета, материальные отчеты для учета материалов, находящихся на складах, в ОАО «А» не использовались. Контроль сохранности товарно-материальных ценностей и деятельности материально ответственных лиц осуществлялся путем проведения ежегодных инвентаризаций. Документы, подтверждающие осуществление текущего контроля, не представлены.

Основным способом фактического контроля сохранности товарно-материальных ценностей и деятельности материально ответственных лиц является инвентаризация. При проведении инвентаризации в соответствии с приказом N 1 в ОАО «А», как было показано ранее, не соблюден ряд требований законодательства. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, числящихся на подотчете у гр-ки Б., предшествующая инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом N 1, проводилась согласно приказу от 31.10.2012 N 5. При ее проведении и оформлении результатов допущены аналогичные недостатки.

В целях выяснения того, соответствуют ли данные аналитического учета первичным учетным документам, проанализированы материалы инвентаризаций, проведенных 1 ноября 2012 г. и 14 — 18 октября 2013 г., первичные учетные документы, подтверждающие поступление и выбытие ТМЦ за период с даты инвентаризации 1 ноября 2012 г. по дату увольнения гр-ки Б., и оборотно-сальдовые ведомости по счетам учета товарно-материальных ценностей по гр-ке Б. за указанный период.

В ходе исследования по ряду товарно-материальных ценностей были выявлены несоответствия данных документов аналитического учета и первичных учетных документов.

Таким образом, организация учета ТМЦ и контроля за их сохранностью в ОАО «А» приводила к возможности возникновения недостач и пересортицы: учетной политикой не предусматривалось осуществление текущего контроля сохранности ТМЦ и деятельности материально ответственных лиц; при проведении инвентаризаций и оформлении их результатов допускалось несоблюдение требований законодательства; допускались незаполнение ряда реквизитов требований-накладных и накладных на внутреннее перемещение материалов, учет отпуска товаров в производство и другие подразделения только в количественном выражении, неполное и неточное указание наименований материалов в требованиях-накладных и накладных на внутреннее перемещение материалов, неоговоренные исправления, несоответствие наименований в различных документах, расхождения в данных аналитического учета и первичных учетных документах.

Подтверждается ли документами недостача ТМЦ, находящихся на подотчете у гр-ки Б.?

По причинам, указанным ранее, инвентаризационные описи и сличительная ведомость не являются подтверждением недостачи ТМЦ, числящихся на подотчете у гр-ки Б. по состоянию на октябрь 2013 г.

Согласно п. 72 Инструкции N 180 рассмотрение результатов инвентаризации проводится центральной инвентаризационной комиссией с оформлением протокола ее заседания; моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации; предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия активов, обязательств и данных бухгалтерского учета оформляются протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение.

Протокол заседания инвентаризационной комиссии и приказ о принятых решениях по результатам инвентаризации, проведенной в соответствии с приказом N 1, отсутствуют (не представлены). Приказ руководителя о регулировании инвентаризационных разниц является единственным документом, определяющим окончательные результаты инвентаризации и период их отражения в бухгалтерском учете. Отсутствие такого приказа является невосполнимым недостатком.

Недостатки при ведении учета товарно-материальных ценностей в ОАО «А» обусловливают невозможность точно и достоверно определить факт недостачи товарно-материальных ценностей, находившихся на подотчете у гр-ки Б., ее величину и период образования.

Таким образом, недостача товарно-материальных ценностей, находившихся на подотчете у гр-ки Б., документами не подтверждается.

Установить факт недостачи товарно-материальных ценностей, находившихся на подотчете у гр-ки Б., и период ее образования по представленным ОАО «А» документам не представляется возможным.

Опираясь на заключение эксперта, которое в соответствии с ч. 2 ст. 178 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь является средством доказывания, с помощью которого можно получить сведения о фактах, имеющих значение для правильного разрешения дела, суд отказал ОАО «А» во взыскании ущерба с гр-ки Б.

Таким образом, для привлечения работника (бывшего работника) к материальной ответственности недостаточно одного лишь факта установления недостачи, утраты имущества и т.п. Важным условием для привлечения работника (бывшего работника) к такой ответственности являются надлежащим образом оформленные нанимателем (бывшим нанимателем) документы.

Вышеизложенное, кроме того, свидетельствует о важности правильной организации учета ТМЦ и, следовательно, демонстрирует возможность предотвращения потерь в организации в будущем.