Согласно абз. 9 ст. 1 Закона Республики Беларусь от 21.06.2002 N 110-З “О драгоценных металлах и драгоценных камнях” (далее – Закон) драгоценные металлы – это золото, серебро, платина и металлы платиновой группы (палладий, иридий, родий, рутений, осмий). Драгоценные металлы могут находиться в любом состоянии и виде, в том числе в самородном и аффинированном виде, а также в сырье, сплавах, полуфабрикатах, продукции (изделиях), химических соединениях, ювелирных и других бытовых изделиях, монетах, ломе и отходах производства и (или) потребления. Согласно абз. 8 ст. 1 Закона драгоценные камни – природные алмазы, изумруды, рубины, сапфиры, александриты, а также природный жемчуг в сыром (естественном) и обработанном виде. К драгоценным камням приравниваются уникальные янтарные образования. Также в абз. 12 ст. 1 Закона определено, что лом и отходы драгоценных металлов – остатки сырья, материалов, полуфабрикатов, продукции (изделий), ювелирных и других бытовых изделий, содержащие драгоценные металлы, образовавшиеся в процессе производства и (или) потребления, утратившие свои потребительские и (или) функциональные свойства, используемые главным образом для извлечения драгоценных металлов. Лом и отходы драгоценных металлов, отходы драгоценных камней подлежат сбору и обязательному учету всеми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, у которых образуются указанные лом и отходы.
Требования к учету
В целом организации, осуществляющие деятельность с драгоценными металлами и драгоценными камнями, исходя из п. 6 Инструкции о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.03.2004 N 34 (далее – Инструкция N 34), обязаны: вести оперативный и бухгалтерский учет драгоценных металлов и драгоценных камней во всех видах и состояниях, а также в ломе и отходах; проводить в установленные сроки инвентаризацию драгоценных металлов и драгоценных камней во всех местах хранения и в производстве (местах эксплуатации) и отражать результаты инвентаризации в бухгалтерском учете. При этом при осуществлении операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями, ювелирными и другими бытовыми изделиями юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны вести учет: драгоценных металлов – по наименованию, массе и содержанию драгоценного металла (пробе); драгоценных камней – по наименованию, массе, размерно-весовым и качественно-цветовым характеристикам. Таким образом, учет драгоценных металлов и драгоценных камней должен обеспечивать: своевременность и точность представления сведений об их количестве и местонахождении; составление отчета о движении драгоценных металлов и драгоценных камней по материально ответственным лицам, структурным подразделениям и организации в целом; достоверность данных в составляемых формах государственной статистической отчетности.
В то же время согласно ч. 4 п. 34 Инструкции N 34 организации на основании решения руководителя вправе определить содержание драгоценных металлов, входящих в состав оборудования, приборов, инструментов, покупных комплектующих изделий и иных средств, после их списания. При этом в учетных документах учиняется запись: “Находятся драгоценные металлы, содержание которых будет определено после списания”.
Данные по содержанию драгоценных металлов и драгоценных камней заносятся в учетную документацию на основании сведений о содержании драгоценных металлов, указанных в технической документации (паспортах, формулярах, этикетках, руководствах по эксплуатации, другой документации) или определенных комиссионно. При отсутствии сведений о наличии драгоценных металлов в технической документации данные по содержанию драгоценных металлов заносятся в учетную документацию на основании данных лабораторных анализов или сведений, содержащихся в перечнях (справочниках) деталей, изделий и иных средств, материалов, содержащих драгоценные металлы, сведений переработчиков лома и отходов, которые передаются этими организациями на договорной основе, а также определяемых организациями комиссионно.
Драгоценные металлы, входящие в состав оборудования, приборов, инструментов, покупных комплектующих изделий и иных средств, в том числе импортного производства, независимо от степени их износа до списания учитываются по первоначальному их содержанию, указанному в паспортах, технических условиях, формулярах, этикетках, других документах (ч. 1 п. 34 Инструкции N 34).
Порядок проведения инвентаризации
Согласно ч. 1 п. 90 Инструкции N 34 инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней, лома и отходов, их содержащих, обязательно проводится перед составлением годовой статистической отчетности во всех местах их хранения и непосредственно в производстве с полной зачисткой помещений и оборудования. Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в приборах, оборудовании, инструментах, вооружении, военной технике и других изделиях, находящихся в местах хранения, в эксплуатации, а также снятых с эксплуатации, проводится один раз в год одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей (ч. 3 п. 90 Инструкции N 34). Инвентаризации подлежат все имеющиеся в наличии драгоценные металлы и драгоценные камни, изделия из них, лом и отходы, их содержащие, а также находящиеся в составе любых материальных ценностей, в том числе электротехнических изделий, находящиеся в зданиях, сооружениях, приборах, устройствах отопительных, газопроводных и других системах, сетях силовой и осветительной электропроводки, вентиляционных устройствах, системах охранной и пожарной сигнализации, укомплектованных изделиями радиоэлектроники и электроаппаратуры (ч. 1 п. 92 Инструкции N 34).
Согласно п. 95 Инструкции N 34 для проведения инвентаризации приказом руководителя организации или его заместителя создается комиссия из числа работников организации при обязательном участии главного бухгалтера либо лица, исполняющего его обязанности. Этим же приказом устанавливается порядок, сроки начала и окончания инвентаризации, сличения ее результатов с данными учета и отражения их в учете и отчетности. В состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в инвентаризационные документы данных о фактических остатках ценностей, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Результаты инвентаризации должны быть рассмотрены и утверждены руководителем организации, которым были назначены комиссии, в течение десяти дней после ее проведения. При инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней применяются формы (согласно приложениям 1 – 3 к Инструкции N 34 или формы, установленные локальными нормативными правовыми актами), которые заполняются по всем предусмотренным в них реквизитам отдельно по местам хранения и использования ценностей и материально ответственным лицам.
Согласно п. 106 Инструкции N 34 инвентаризационные описи составляются в двух экземплярах, подписываются инвентаризационной комиссией и материально ответственным лицом. Также до начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица берется расписка в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы по учету ценностей сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Расписка включается в заголовочную часть акта. На каждой странице акта, описи указывают прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице.
Описи, акты подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи (акта) материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи (акте) ценностей на ответственное хранение. При проверке фактического наличия драгоценных металлов и драгоценных камней, изделий из них или их содержащих в случае смены материально ответственных лиц принявший драгоценные металлы и драгоценные камни, изделия из них или их содержащие расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества (п. 107 Инструкции N 34). Результаты работы инвентаризационная комиссия оформляет протоколом, в котором на основании материалов инвентаризации, учетных данных, представленных объяснений комиссия устанавливает характер, причины и виновников недостач (излишков), указывает, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, вносит предложения о возможных резервах по повышению эффективности использования драгоценных металлов и драгоценных камней, по улучшению их хранения и мерах по обеспечению сохранности, определяет порядок регулирования расхождений данных инвентаризации и бухгалтерского учета (п. 111 Инструкции N 34).
Типичные нарушения (основные виды)
Типичные ситуации связаны с нарушением требований Инструкции N 34, в частности, когда:
- приказом руководителя не назначаются работники, на которых возложен контроль за использованием драгоценных металлов и драгоценных камней и ответственность за сбор, хранение, учет лома и отходов (п. 19 Инструкции N 34);
- не обеспечивается оперативный учет драгоценных металлов, данные по содержанию драгоценных металлов и драгоценных камней не заносятся в учетную документацию на основании сведений о содержании драгоценных металлов (п. 6, ч. 4 п. 33, п. 34 и 47 Инструкции N 34);
- в актах о списании указывается масса (содержание) драгоценных металлов в основном средстве, а не масса (содержание) драгоценных металлов и драгоценных камней, подлежащих оприходованию в виде лома (п. 69 Инструкции N 34);
- после утверждения актов о списании не составляются акты демонтажа (изъятия) деталей (узлов), содержащих драгоценные металлы, с указанием отдельно наименования, количества и массы в лигатуре изъятых деталей из драгоценных металлов и их сплавов и отдельно наименования, количества ценностей, содержащих драгоценные металлы, в том числе и с покрытием драгоценными металлами, производится постановка на учет драгоценных металлов (числящихся в основном средстве согласно паспорту и отраженных в актах о писании), а не лома, их содержащего, без учета утвержденных в установленном порядке нормативов на потери (износ) при эксплуатации (ч. 1 п. 70, ч. 3 п. 72 Инструкции N 34);
- не обеспечивается обязательная инвентаризация драгоценных металлов, содержащихся в приборах, оборудовании, инструментах и других изделиях, находящихся в местах хранения, в эксплуатации, одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей (п. 6, ч. 3 п. 90, ч. 1 п. 92 Инструкции N 34);
- в состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации, либо в состав комиссии включается материально ответственное лицо для проверки находящихся у него в подотчете товарно-материальных ценностей, в комиссию для проведения инвентаризации, созданную на предприятии приказом директора, не включается главный бухгалтер или лицо, его заменяющее, результаты инвентаризации не утверждаются руководителем предприятия (п. 95 Инструкции N 34);
- инвентаризационные описи не заполняются по местам хранения и материально ответственным лицам, в инвентаризационных описях драгоценных металлов отсутствует подпись материально ответственного лица, в заголовочной части не имеется расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы по учету ценностей сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход, на каждой странице не указывается прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, в инвентаризационные описи не включаются материальные ценности, в учетных документах которых учинена запись “Находятся драгоценные металлы, содержание которых будет определено после списания”, инвентаризационные описи не подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, в конце описи отсутствуют расписки материально ответственных лиц, подтверждающие проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение (п. 105 – 107 Инструкции N 34);
- лом, содержащий драгоценные металлы, хранится не в кассе бухгалтерии, а в ином помещении, не отвечающем установленным требованиям по технической укрепленности и оборудованию средствами охранной и пожарной сигнализации (п. 116 и 117 Инструкции N 34).
Предупреждение правонарушений в рассматриваемой сфере
Основной задачей предупреждения административных правонарушений в рассматриваемой сфере является их недопущение путем соблюдения соответствующих норм законодательства либо их своевременное выявление и устранение, если они уже были совершены. В связи с этим предварительно должны быть изучены: первичные учетные и иные документы, подтверждающие нарушение порядка осуществления деятельности с драгоценными металлами (их ломом и отходами), формы государственной статистической отчетности и т.д.
При отсутствии данных о содержании драгоценных металлов в технической документации следует запросить их у предприятий-изготовителей или организаций – разработчиков соответствующих изделий. При неполучении ответа на запрос анализ наличия драгоценных металлов в соответствующем изделии, приборе производится на основании спецификаций, электросхем и других данных технической документации путем суммарного подсчета количества драгоценных металлов, находящихся в изделиях радиоэлектроники, электроаппаратуры, деталей, покрытых драгоценными металлами (волноводов, переходных элементов и т.д.), входящих в схему электроснабжения и управления данного прибора. Для проведения данной работы должны быть созданы комиссии из числа наиболее компетентных в таких вопросах работников. Сведения о количестве драгоценных металлов, определяемых комиссионно, как по отечественным, так и импортным средствам, приборам, изделиям являются справочными. Фактическое содержание драгоценных металлов в данных средствах определяется после их списания, на основе сведений предприятий по переработке вторичных драгоценных металлов. С целью исключения хищений драгоценных металлов при списании импортных средств (вычислительной, медицинской, торговой техники, приборов и т.д.) их разборка должна производиться в присутствии специально назначаемой комиссии с составлением соответствующих актов об изъятии деталей, узлов радиоэлектроники, электроаппаратуры и других изделий (волноводов, переходных элементов и т.д.), аналогичных отечественным, содержащих драгоценные металлы.
Выявленные нарушения могут быть предотвращены путем организации надлежащего контроля за учетом, хранением, сдачей и использованием металлов, их лома и отходов и устранены путем проведения инвентаризации, корректировки учета, оформления соответствующих документов. Соответственно контроль хозяйственной деятельности по вопросам работы с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими, может быть предварительным и последующим. Предварительный контроль проводится каждым должностным лицом в пределах предоставленных ему прав до подписания приказов (распоряжений, первичных учетных документов, актов списания и т.п.) в целях предупреждения незаконных и нецелесообразных хозяйственных операций, исключения возможности нарушения законности в расходовании (списании, снятии с учета) драгоценных металлов (их лома и отходов) и изделий, их содержащих. Последующий контроль – проверка, инвентаризация, сверка учетных данных, анализ отчетных документов и другие мероприятия. Он проводится в целях проверки целесообразности и правильности уже совершенных хозяйственных операций с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими.
Лица, ответственные за организацию работы с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими, должны отвечать за: правильный прием, организацию хранения и учета драгоценных металлов (их лома и отходов) и изделий, их содержащих; за организацию и обеспечение полного сбора и своевременную сдачу драгоценных металлов (их лома и отходов); за своевременное составление сведений по формам статистической отчетности. В связи с этим они обязаны: твердо знать и руководствоваться в практической деятельности требованиями нормативных правовых актов, внутренних распорядительных документов по вопросам работы с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими; проводить проверки структурных подразделений по вопросам работы с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими; участвовать в организации проведения инвентаризаций драгоценных металлов (их лома и отходов) и изделий, их содержащих, принимать непосредственное участие в работе инвентаризационной комиссии; знать порядок оформления сведений по формам госстатотчетности за движением драгоценных металлов (их лома и отходов), своевременно организовывать их оформление и представление; своевременно доводить и разъяснять соответствующим должностным лицам поступающие нормативные документы по организации работы с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими; на своем рабочем месте иметь подборку нормативных документов по организации работы с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими; участвовать в организации списания драгоценных металлов и изделий, их содержащих; контролировать сбор, учет, хранение и своевременную сдачу лома и отходов драгоценных металлов, при этом особое внимание уделять проверке укомплектованности отправляемых на переработку (утилизацию) списанных оборудования и изделий.
При проведении должностными лицами контроля хозяйственной деятельности по вопросам работы с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими, проверяются:
- организационные вопросы – наличие документов по организации работы с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими; наличие у должностных лиц, непосредственно отвечающих за организацию работы с драгоценными металлами (их ломом и отходами), утвержденных руководителем функциональных обязанностей; знание должностными лицами, участвующими в работе с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими, требований руководящих документов, регламентирующих работу с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими; полнота и эффективность ведения контроля хозяйственной деятельности по вопросам работы с драгоценными металлами (их ломом и отходами) и изделиями, их содержащими;
- работа по учету, хранению, списанию драгоценных металлов и изделий; выборочная проверка соответствия фактического наличия драгоценных металлов (их лома и отходов) и изделий, их содержащих, учетным данным; проверка в учетных и приходно-расходных документах наличия соответствующих отметок и записей об их количественном содержании; законность и порядок оформления актов на списание драгоценных металлов (их лома и отходов) и изделий, их содержащих, полнота оприходования списанных оборудования и изделий на складах, а также элементов (узлов, деталей и т.п.), полученных в результате разборки оборудования; организация проведения инвентаризации драгоценных металлов (их лома и отходов) и изделий, их содержащих (наличие приказа руководителя на проведение инвентаризации (назначение инвентаризационной комиссии, наличие плана проведения инвентаризации и т.п.); наличие и правильность оформления инвентаризационных описей (актов); наличие структурных подразделений, в которых инвентаризация не проводилась либо проведена не в полном объеме; наличие приказа руководителя по результатам проведения инвентаризации; полнота устранения выявленных в ходе инвентаризации недостатков).