На что обратить внимание
Директор организации не всегда находится на рабочем месте: он может заболеть, уехать в командировку… Но юридическое лицо постоянно нуждается в руководителе, т.к. в любое время может возникнуть потребность в подписании какого-либо приказа или в заключении сделки.
Если во время запланированного долгосрочного отсутствия руководителя (например, трудового либо декретного отпуска) назначается лицо, исполняющее его обязанности, то при кратковременной отлучке этого не происходит. Чтобы не допустить безвыходной ситуации, следует принять предварительные меры.
Правовое обоснование
Если руководителя нет на месте в случаях, предусмотренных законодательством (болезнь, командировка и т.д.), его обязанности могут выполнять заместители <1>. Для этого в должностную инструкцию конкретного заместителя включается положение о том, что он в случае необходимости имеет право выполнять те или иные функции руководителя. При наличии первого заместителя обычно подобное поручается ему, однако можно разделить весь объем полномочий между несколькими заместителями.
<1> Часть восьмая п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 2 января 2012 г. N 1.
Таким образом, выполнение функций руководителя во время его отсутствия становится должностной обязанностью заместителя. Издания конкретного приказа о возложении обязанностей не требуется, все будет происходить автоматически.
Иногда в организациях не предусматривается такая должность, как заместитель. В этом случае полномочия на подписание документов в области трудовых отношений (приказы о командировании, отпусках и др.) руководитель может делегировать иному работнику, например, начальнику отдела <2>. Передачу полномочий следует оформить приказом либо закрепить в уставе, положении о структурном подразделении.
<2> Абзац седьмой части первой ст. 1 Трудового кодекса Республики Беларусь.
Для представления интересов организации вовне (проведение переговоров, заключение сделок, участие в судебных заседаниях, осуществление иных гражданско-правовых функций) считаем разумным оформить долгосрочную доверенность, в которой указать, какими правами обладает доверенное лицо. Для распределения полномочий руководителя может быть выдано несколько доверенностей одновременно.
Резюмируем
Для того чтобы не допустить ситуацию, когда необходимый документ (приказ, договор, доверенность и т.д.) некому подписать, следует предусмотреть возможность выполнения тех или иных обязанностей руководителя (в области как трудовых, так и гражданских отношений) иными работниками. Заменить руководителя может заместитель (если подобные функции предусмотрены в его должностной инструкции). Передать определенные полномочия в сфере трудовых отношений можно (по приказу) иным работникам, а для осуществления гражданско-правовых функций обязательна доверенность.