Все большее количество организаций нашей страны используют электронный документооборот, а многие вообще стараются, насколько это возможно, исключить работу с документами в бумажной форме. Поэтому вопросы организации работы с документами в электронном виде в архивах организаций, экспертизы их ценности и передачи на постоянное хранение становятся все более актуальными. В связи с этим постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 N 120 “Об утверждении Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. N 36” и постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 N 121 “Об утверждении Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. N 37” утверждены два новых нормативных акта, вступивших в силу с 24.05.2012: Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (далее – Инструкция N 120) и Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов (далее – Инструкция N 121).
Они заменили соответственно Инструкцию об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.06.2010 N 36 “Об утверждении Инструкции об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации и о признании утратившим силу постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 29 апреля 2004 г. N 5” (далее – Инструкция N 36), и Инструкцию по проведению экспертизы ценности и передаче на государственное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.06.2010 N 37 “Об утверждении Инструкции по проведению экспертизы ценности и передаче на государственное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов и о признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов” (далее – Инструкция N 37), которые утратили силу с 24.05.2012.
Используемая терминология
Документы в электронном виде и информационные ресурсы (ИР) вместо передачи на государственное хранение теперь будут передаваться на постоянное хранение, а не очень конкретные государственные архивы заменены в Инструкции N 120 и Инструкции N 121 на государственное учреждение “Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации” (далее – БелНИЦЭД), в архив которого в соответствии с законодательством Республики Беларусь необходимо передавать документы в электронном виде и информационные ресурсы на постоянное хранение.
Организация работы с документами в электронном виде в архиве организации
В состав Национального архивного фонда Республики Беларусь должны включаться документы в электронном виде, образующиеся в деятельности государственных органов, иных организаций (далее – организации), имеющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающие материальную и духовную жизнь белорусского народа. В то же время сказать, какие документы имеют подобную ценность, заранее не всегда возможно. Поэтому согласно п. 3 Инструкции N 120 все документы в электронном виде в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, должны передаваться в архив организации в целях накопления, обеспечения сохранности, организации их учета и использования.
Каждая организация обязана разработать локальный нормативный правовой акт, учитывающий особенности ее работы с документами в электронном виде. При этом такой локальный нормативный правовой акт организации, являющейся источником комплектования государственного архива, должен издавать руководитель организации (его заместитель) после согласования с экспертной (центральной экспертной) комиссией (далее – ЭК (ЦЭК)) организации и экспертно-методической комиссией (далее – ЭМК) государственного архива, источником комплектования которого она является. Если же организация не является источником комплектования государственного архива (таких, естественно, большинство), то соответствующий локальный нормативный правовой акт должен издавать руководитель организации (его заместитель) после согласования с ЭК организации и ЭК или ЦЭК вышестоящей организации.
За помощью в издании подобного документа организации могут обращаться в органы архивного дела и делопроизводства, государственные архивные учреждения, которые в соответствии с п. 5 Инструкции N 120 осуществляют методическое руководство работой архива организации.
В состав документов в электронном виде архива организации входят (п. 6 Инструкции N 120):
- документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений организации, в том числе научно-технические, кино-, фото-, фоно-, видеодокументы (в Инструкции N 36 говорилось об аудиовизуальной документации), и, возможно, наиболее важные для всех работников, которым рано или поздно придется заниматься оформлением пенсий, документы по личному составу в электронном виде;
- архивные копии информационных ресурсов – базы данных, базы знаний, веб-сайты, ГИС-системы, электронные издания (в аналогичной норме утратившего силу документа вместо ГИС-систем и электронных изданий упоминались реестры, регистры и кадастры);
- электронные версии нормативных правовых актов и методических документов;
- электронные издательские оригиналы печатной продукции (было – электронные версии ведомственных периодических, непериодических и повторяющихся изданий);
- электронные географические карты (в Инструкции N 36 говорилось об электронных версиях атласов и топографических карт);
- личные фонды работников организации в электронном виде;
- документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации, либо организаций, правопреемником которых она является;
- научно-справочный аппарат к документам в электронном виде архива организации.
Незначительные уточнения внесены в перечень основных задач (их, скорее, следует назвать обязанностями), которые ставятся перед архивом организации или объединенным архивом, включающим в себя и документы в электронном виде, образующиеся в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования архива организации (в Инструкции N 36 упоминание об объединенном архиве отсутствовало) в части работы с документами в электронном виде. Несомненно, главной обязанностью работников, отвечающих за архив организации (объединенный архив), является комплектование такого архива организации документами, перечисленными в п. 6 Инструкции N 120, их учет, обеспечение сохранности и целостности (ранее здесь говорилось только об обеспечении сохранности). Также среди указанных обязанностей работников, отвечающих за архив организации (объединенный архив), необходимо упомянуть:
- осуществление контроля за оформлением документов в электронном виде, формирование и оформление электронных дел в организации;
- составление и ежегодное уточнение списка структурных подразделений, организаций – источников комплектования архива организации (объединенного архива) документами в электронном виде;
- прием на хранение документов в электронном виде через один год после завершения в делопроизводстве в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования архива организации (объединенного архива);
- составление и представление через два года после завершения работы с документами в электронном виде описей электронных дел постоянного хранения организационно-распорядительной, научно-технической, аудиовизуальной документации, документов по личному составу на рассмотрение ЭК организации, или ЭМК БелНИЦЭД, или ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации;
- проведение экспертизы ценности хранящихся в архиве организации (объединенном архиве) документов в электронном виде и оказание методической помощи в ее проведении в структурных подразделениях, организациях – источниках комплектования архива организации (объединенного архива), участие в работе ЭК организации;
- осуществление группировки документов в электронном виде по фондам;
- оказание методической помощи структурным подразделениям, организациям – источникам комплектования архива организации (объединенного архива) в решении вопросов хранения и передачи документов в электронном виде в архив организации (объединенный архив);
- организацию использования документов в электронном виде;
- подготовку и передачу на постоянное хранение образовавшихся в деятельности организации (организаций – источников комплектования объединенного архива) документов в электронном виде в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства;
- подтверждение подлинности и целостности передаваемых на постоянное хранение документов в электронном виде, выполненных в соответствии с требованиями законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи;
- создание научно-справочного аппарата, использование документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации;
- представление руководству организации предложений по совершенствованию работы с документами в электронном виде и их хранению в архиве организации (объединенном архиве).
Кроме того, в части взаимодействия с БелНИЦЭД на работников организации, отвечающих за хранение документов в электронном виде, возлагаются обязанности по:
- подготовке и передаче документов в электронном виде, подлежащих постоянному хранению, в архив электронных документов БелНИЦЭД (далее – архив ЭД БелНИЦЭД) в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
- созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве организации документам в электронном виде, обеспечению его преемственности с научно-справочным аппаратом архива ЭД БелНИЦЭД;
- представлению в архив ЭД БелНИЦЭД сведений о составе и объеме документов в электронном виде в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.
Экспертиза ценности электронных документов и информационных ресурсов
В первую очередь необходимо отметить, что в отличие от ранее действовавшего нормативного акта, где под информационными ресурсами понимались электронные кадастры, регистры, реестры, банки и базы данных, интернет-публикации и др., в Инструкции N 121 к информационным ресурсам отнесены базы данных, базы знаний, веб-сайты, ГИС-системы, электронные издания и др., что отражает изменения, которые произошли в сфере информационных технологий за прошедшие годы.
Инструкция N 121 определяет порядок проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и ИР, и ее действие распространяется на все организации, в деятельности которых образуются документы в электронном виде, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, другие виды не бумажных документов. Как и ранее, порядок работы с документами в электронном виде и ИР разрабатывается организациями самостоятельно в соответствии с критериями, установленными Инструкцией N 121, в обязательном порядке согласовывается с архивом ЭД БелНИЦЭД и утверждается руководителем организации.
В соответствии с п. 3 Инструкции N 121 цель проведения экспертизы ценности документов в электронном виде и ИР – отбор на постоянное хранение документов и ИР, содержащих перечисленную выше информацию, которая имеет историческую, научную, социальную, экономическую или иную ценность, не повторяющуюся в документах на бумажных носителях, или приобретает в электронном виде новое качество, которое значительно повышает удобство ее использования и наглядность. Таким образом, если информация, содержащаяся в электронных документах или ИР, имеет бумажные аналоги, то на постоянное хранение они не отбираются.
Критерии отбора электронных документов и информационных ресурсов
Система критериев для отбора документов в электронном виде и ИР на постоянное хранение практически не изменилась. По-прежнему различают общие и специфические критерии отбора. К первым относятся такие критерии, как:
- функционально-целевое назначение организации;
- значимость информации документа в электронном виде или ИР;
- время и место создания документа в электронном виде или ИР;
- повторение информации документа в электронном виде в документах на иных носителях;
- полнота состава частей и элементов документа в электронном виде или ИР;
- наглядность информации и удобство ее использования по сравнению с аналогами на бумажных носителях;
- возможность обеспечения постоянного хранения документов в электронном виде и ИР;
- возможность воспроизведения и обработки документов в электронном виде и ИР без использования дополнительного специализированного программного обеспечения;
- наличие сопроводительной документации на документы в электронном виде, ИР и технологической документации на информационную систему, в которой документы возникли и существуют.
Что касается специфических критериев отбора документов в электронном виде и ИР на постоянное хранение, то они зависят от вида этих документов и ИР. В частности, для организационно-распорядительных документов в электронном виде, к которым относится и кадровая документация, единственным специфическим критерием отбора являются сроки хранения, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях. В свою очередь, для научно-технической документации в электронном виде специфическими критериями отбора являются следующие критерии:
- значимость разработки;
- степень новизны, уникальность и оригинальность решения проблемы в конкретной области науки, техники, строительства, производства;
- экономическая эффективность внедрения результатов исследований, технической идеи;
- фундаментальность научных исследований и прикладных разработок;
- степень отражения уровня (отечественного и зарубежного) развития науки и техники в исследовании, проекте объекта строительства или изделия промышленного производства, а также в технологии изготовления изделий;
- личность автора проекта или научной разработки (доктор наук, заслуженный архитектор, лауреат государственных или международных премий и др.).
Свои специфические критерии отбора установлены Инструкцией N 121 для фоно-, видео- и фотодокументов в электронном виде, а именно:
- время и место их создания;
- авторство;
- обстоятельства появления оригинала документа;
- значение организации (лица), создавшей документ;
- подлинность документа;
- значение события, информации, зафиксированных в документе;
- полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений;
- художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, цветовое решение видео- и фотодокументов.
Наконец, для ИР специфическими критериями отбора признаны такие критерии, как:
- полнота комплектования данного ИР (соотношение информации, имеющейся в составе данного ИР, с общим объемом информации, имеющейся в республике по данному классу предметов или явлений);
- достоверность информации;
- уникальность ИР, определяемая системой сбора информации;
- социальная значимость ИР.
Порядок проведения экспертизы ценности
В соответствии с п. 5 Инструкции N 121 экспертизу ценности документов в электронном виде и ИР, подготовку их к передаче на постоянное хранение в организациях осуществляет ЦЭК (ЭК), которая создается приказом руководителя организации из числа ведущих специалистов по работе с документами в электронном виде и ИР. В ее состав согласно предписаниям указанного нормативного акта должен быть включен представитель БелНИЦЭД, хотя не совсем понятно, как это можно сделать на практике с учетом количества организаций в нашей стране и ограниченного числа сотрудников данной организации.
Если в организации уже имеется ЦЭК (ЭК) по проведению экспертизы ценности документов на бумажных носителях, то логично возложить обязанности по проведению экспертизы ценности документов в электронном виде и ИР на эту комиссию с дополнительным включением в ее состав специалистов по работе с документами в электронном виде и ИР, а также представителя БелНИЦЭД. Единственное послабление в плане проведения экспертизы ценности документов в электронном виде и ИР разработчики Инструкции N 121 сделали для индивидуальных предпринимателей, которым разрешено проводить экспертизу ценности документов в электронном виде и ИР без образования экспертной комиссии.
Экспертиза ценности должна проводиться по каждому виду документов в электронном виде и ИР отдельно как на этапе проектирования (введения в эксплуатацию) информационной системы, которая будет использоваться для создания и (или) обращения документов в электронном виде, создания и эксплуатации ИР, так и по истечении срока временного хранения документов в электронном виде и ИР в организации. При этом в первом случае экспертиза ценности документов в электронном виде и ИР проводится в целях определения требований к созданию воспроизводимых и пригодных для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения документов в электронном виде и архивных копий ИР, а во втором – в целях включения их в описи для передачи на постоянное хранение или в акты о выделении к уничтожению документов в электронном виде и ИР, не подлежащих хранению.
В свою очередь, экспертиза ценности документов в электронном виде и ИР на этапе проектирования (введения в эксплуатацию) информационной системы проводится:
1) для создания и обращения организационно-распорядительной документации – в целях определения требований к внешнему представлению создаваемых с ее помощью документов в электронном виде в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4. При этом в номенклатуре дел организации в графе “Примечание” делается отметка “ЭД”;
2) для создания и обращения научно-технической документации – в целях отбора наиболее значимых проектных, конструкторских, технологических разработок для передачи научно-технической документации по ним на постоянное хранение, а также составления перечня разработок научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение, в соответствии с требованиями законодательства по архивному делу и делопроизводству;
3) для создания и эксплуатации ИР – в целях определения сроков хранения ИР, выявления пополняемых и обновляемых ИР, определения периодичности создания архивных копий обновляемых ИР и требований к технологии создания архивных копий для пополняемых ИР в момент их вывода из эксплуатации, а для обновляемых ИР – в процессе их эксплуатации.
По результатам работы созданной комиссии составляется опись документов в электронном виде и ИР, передаваемых на постоянное хранение, один экземпляр которой после согласования и утверждения в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству, должен быть передан в архив ЭД БелНИЦЭД.
На документы в электронном виде и ИР, вышедшие из обращения и не подлежащие передаче на постоянное хранение, составляется акт о выделении к уничтожению документов в электронном виде и ИР, не подлежащих хранению, в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству.
Создание архивных копий обновляемых информационных ресурсов
Своя специфика имеется у экспертизы ценности так называемых обновляемым ИР, т.е. информационных ресурсов, в которых обновляемая информация безвозвратно заменяет предыдущую. При этом возможны варианты: по результатам экспертизы ценности архивная копия может представлять собой:
- полную копию обновляемого ИР на момент внесения изменений;
- копию удаляемой из ИР информации;
- копии прежнего и нового содержания изменяемых записей ИР.
Изготовление архивных копий ИР необходимо, когда объем ИР велик, а вносимые изменения несоизмеримо малы по отношению к его полному объему. В таких случаях первая по времени создания архивная копия обязательно должна представлять собой полную копию содержания ИР.
Архивные копии обновляемых ИР необходимо создавать каждый раз при внесении в ИР постоянного хранения изменений, приводящих к удалению (утрате) прежней информации, что требует значительных затрат времени и средств. Поэтому Инструкцией N 121 установлены и некоторые исключения из указанного правила: создание архивной копии обновляемого ИР не требуется в случаях, когда вносимые изменения не приводят к удалению или изменению уже имеющихся данных или если удаляемая информация по результатам экспертизы ценности признана не имеющей значимости для общества и государства.
Архивная копия ИР должна представлять собой документ в электронном виде, оформленный и удостоверенный в соответствии с требованиями законодательства по архивному делу и делопроизводству, который является точной копией ИР на фиксированный момент времени или формируется по содержанию ИР в формате архивного хранения. В наименовании такого документа должно быть указано, архивной копией какого ИР он является.
Подготовка и передача документов в электронном виде на постоянное хранение
Готовить документы в электронном виде к передаче на постоянное хранение должен работник, ответственный за работу с документами в электронном виде в организации, совместно с представителями БелНИЦЭД. При этом процесс подготовки документов в электронном виде к передаче на постоянное хранение включает в себя следующие этапы:
- проверку физического и технического состояния носителей, предназначенных для записи документов в электронном виде;
- подготовку документов в электронном виде к записи на электронные носители, включая проверку на наличие компьютерных вирусов и других вредоносных программ. При этом документы в электронном виде должны в обязательном порядке иметь формат архивного хранения, согласованный с архивом ЭД БелНИЦЭД;
- запись документов в электронном виде на носители;
- проверку качества записи и воспроизводимости документов в электронном виде;
- подготовку комплекта сопроводительной документации к передаче документов в электронном виде на постоянное хранение.
Согласно п. 12 Инструкции N 121 документы в электронном виде передаются на постоянное хранение вместе с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и название описей, документы, входящие в комплект сопроводительной документации, вид электронных носителей. Пунктом 13 Инструкции N 121 утвержден состав комплекта сопроводительной документации, в который входят:
- информационно-поисковая характеристика на бумажном носителе или в виде файлов на электронном носителе;
- ведомость электронного носителя с записью документов в электронном виде (на бумажном носителе или в виде файлов на электронном носителе);
- удостоверяющий лист, содержащий контрольную характеристику передаваемого документа в электронном виде, подписи его разработчиков, заверенные печатью организации.
Кроме того, при первом поступлении документов в электронном виде в архив ЭД БелНИЦЭД организация вместе с комплектом сопроводительной документации должна представить историко-архивную справку к фонду, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.
При каждой передаче документов в электронном виде на постоянное хранение состав сопроводительной документации необходимо уточнять, а в случае ее неправильной подготовки носители с документами в электронном виде возвращаются в организацию на доработку.
Документы в электронном виде передаются на постоянное хранение по истечении срока их временного хранения (в аналогичной норме Инструкции N 37 говорилось об истечении предельного срока хранения таких документов). При этом передача осуществляется по графику, составленному архивом ЭД БелНИЦЭД совместно со специалистами организации и утвержденному руководителем архива ЭД БелНИЦЭД (ранее подобное утверждение осуществлял руководитель организации).
Представитель организации, ответственный за сохранность документов в электронном виде, производит их передачу на постоянное хранение, при которой проверяется:
- подлинность и целостность передаваемых документов;
- комплектность и правильность составления сопроводительной документации;
- физическое и техническое состояние электронных носителей. В первую очередь производится проверка на наличие компьютерных вирусов и других вредоносных компьютерных программ.
В процессе передачи документов в электронном виде возможно возникновение проблем в случае несовместимости программных средств, применяемых для проверки подлинности и целостности передаваемых документов в передающей организации и в архиве ЭД БелНИЦЭД. В такой ситуации работник архива ЭД БелНИЦЭД должен в присутствии представителя организации выработать контрольные характеристики документа в электронном виде своими программными средствами. Данные контрольные характеристики указываются в акте приема-передачи документов в электронном виде на постоянное хранение.
В завершение отметим, что прием-передача документов в электронном виде на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов в электронном виде на постоянное хранение по форме, установленной законодательством по архивному делу и делопроизводству, который составляется в двух экземплярах: один из них остается в архиве ЭД БелНИЦЭД, а другой передается в составившую его организацию.