Перед заключением сделки с новым контрагентом или с контрагентом, с которым организация длительное время не имела деловых отношений, рекомендуется запросить у него уставные и иные правоустанавливающие документы, подтверждающие саму возможность заключения с ним договора.
Если этого не сделать, то может оказаться, что договор со стороны контрагента подписан лицом, не имеющим на это полномочий. Это чревато дополнительными расходами и убытками для субъекта хозяйствования, а возможно, и судебными спорами.
Для того чтобы снизить эти риски в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом, стоит периодически запрашивать у него актуальные версии указанных ниже документов.
Документы, которые нужно запросить у контрагента — юридического лица
1. Копии таких учредительных документов, как устав и (или) учредительный договор.
Копии учредительных документов должны быть представлены в полном объеме. Их нужно запрашивать у контрагента в последней редакции (это можно определить по выписке из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГРЮЛИП)).
В случае возникновении сомнений в достоверности представленных документов можно истребовать у контрагента копии всех предыдущих редакций учредительных документов.
2. Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица.
Важно, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве о государственной регистрации.
Если юридическое лицо сменило наименование, то наименование организации, указанное в учредительных документах, может не совпадать с наименованием организации в свидетельстве о государственной регистрации.
Дело в том, что при изменении наименования в учредительные документы должны быть внесены соответствующие изменения в двухмесячный срок (ч. 1 п. 22 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 N 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования»). Также желательно запросить копию решения собственника / учредителей об изменении наименования. Это позволит более оперативно проверить наименование организации.
3. Копия извещения о присвоении УНП.
Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в названном извещении.
4. Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор.
Если договор будет подписывать руководитель юридического лица, то контрагент должен представить либо решение о назначении руководителя, либо протокол об избрании руководителя коллегиальным органом юридического лица. Для подтверждения полномочий руководителя организации на момент подписания договора необходимо также истребовать у контрагента копию выписки из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными.
Если договор будет подписывать иное лицо (не являющееся руководителем организации), то помимо вышеуказанных документов необходимо запросить еще и копию доверенности данного лица на подписание договора. В доверенности должна быть указана дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается недействительной (п. 1 ст. 187 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее — ГК)).
В доверенности указывается также срок ее действия. Если срок действия в доверенности не указан, то доверенность действительна в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 187 ГК).
Следует обратить внимание и на форму представленной доверенности. Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, может быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность должна быть заверена подписью руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника с обязательным проставлением печати организации.
Доверенность будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, каким образом она удостоверена. При этом стоит проверить полномочия лица, выдавшего доверенность.
Если доверенность удостоверена нотариально, то полномочия лица, подписавшего доверенность, проверять необязательно, поскольку данные полномочия проверил нотариус при удостоверении доверенности.
Если доверенность выдана руководителем юридического лица, то необходимо проверить полномочия его на момент выдачи доверенности. Если доверенность выдана иным лицом (например, заместителем директора), нужно проверить полномочия этого заместителя на момент выдачи доверенности. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия.
Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 2 ст. 188 ГК).
Полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора, то есть право подписания договора от имени организации должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из текста доверенности.
5. Копия лицензии на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию.
Перечень видов деятельности, на осуществление которых требуются специальные разрешения (лицензии), и уполномоченных на их выдачу государственных органов и государственных организаций указан в приложении 1 к Положению о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденному Указом Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 N 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности».
Перечень конкретных видов лицензируемой деятельности указывается в самой лицензии либо в приложении к ней.
Если в лицензии указан срок ее действия, то необходимо проверить, не просрочена ли лицензия контрагента.
6. Правоустанавливающие документы в отношении имущества, которое передается по договору в собственность или во временное владение и пользование.
Проверка имущества, которое будет являться предметом сделки, состоит из двух этапов, таких как:
- осмотр имущества;
- проверка правоустанавливающих документов.
При заключении договора купли-продажи недвижимого имущества нужно удостовериться, что контрагент является собственником этого имущества и имеет свидетельство о праве собственности на него, выданное организацией по государственной регистрации недвижимости и земельному кадастру.
При заключении договора аренды недвижимого имущества возможны следующие варианты:
- контрагент является собственником этой недвижимости и имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество;
- контрагент является доверительным управляющим недвижимостью на основании договора доверительного управления недвижимым имуществом;
- контрагент является арендатором этого недвижимого имущества и передает имущество в субаренду (необходимо проверить, имеет ли арендатор право на сдачу имущества в субаренду).
После проверки факта принадлежности имущества, в отношении которого предполагается заключить договор, нужно проверить все существенные для совершения сделки характеристики этого имущества.
Здесь особенно важно не только провести осмотр имущества, но и проверить документы, в которых содержится информация. Это связано с тем, что при непосредственном осмотре невозможно проверить всю необходимую информацию о приобретаемом имуществе.
Документы, которые нужно запросить у иностранной организации
Если контрагент — иностранная организация, то при запросе документов этого контрагента и их проверке необходимо учитывать следующее.
Во-первых, документы, подтверждающие правовой статус иностранной организации (устав, учредительный договор, сертификат об инкорпорации и т.д.), должны быть переведены на русский (белорусский) язык и легализованы в установленном порядке, если законом не предусмотрен упрощенный порядок их подтверждения путем проставления апостиля.
Перечень документов, для представления которых необходим апостиль, указан в ч. 2 ст. 1 Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (заключена в г. Гааге 05.10.1961), участником которой является и Республика Беларусь. Если страна происхождения контрагента не является участником этой Конвенции, то все ее официальные документы должны быть легализованы в установленном порядке.
Аналогичные требования предъявляются и к доверенности лица, которое будет подписывать договор, а также ко всем другим официальным документам.
Во-вторых, до заключения договора у иностранной организации необходимо запросить выписку из торгового реестра ее страны.
В данной выписке обязательно должен быть указан статус иностранной компании, причем компания должна быть отмечена как «действующая».
Следует отметить, что в ряде иностранных государств не предусмотрено ведение торговых реестров (к примеру, в Великобритании). В этих случаях вместо выписки из торгового реестра можно запрашивать сертификат, подтверждающий состояние и статус компании.
Документы, которые нужно запросить у контрагента — индивидуального предпринимателя
До заключения сделки с индивидуальным предпринимателем у него также необходимо истребовать документы, подтверждающие его правовой статус.
Данный перечень документов имеет следующие особенности по сравнению с перечнем документов, запрашиваемых у юридического лица:
- индивидуальный предприниматель действует на основании свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
- документами, подтверждающими право индивидуального предпринимателя на подписание договора, являются свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя и паспорт гражданина Республики Беларусь.
Получение всех вышеуказанных документов перед заключением сделки позволит значительно снизить риски возникновения споров, связанных с процедурными аспектами заключения сделок, и в полной мере, полагаем, защитит интересы всех сторон сделки.