Вопросы регистрации приказов регулируются нормами гл. 8 “Организация работы с документами” Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее – Инструкция).
Согласно пункту 46 Инструкции даты подписания оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 08.07.2008.
Подпунктом 142.3 пункта 142 Инструкции определено, что распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.
Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также регистрируются отдельно.
Допускается регистрировать отдельно документы определенной разновидности при их значительном объеме. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.
Таким образом, в соответствии с данными нормами в организации должна вестись отдельная регистрация приказов четырех групп:
- по основной деятельности;
- по личному составу, для которых установлен срок хранения 75 лет;
- по личному составу, для которых установлен срок хранения 3 года после проведения комплексной налоговой проверки;
- по административно-хозяйственным вопросам.
Подпунктом 142.4 пункта 142 Инструкции установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года. Следовательно, при регистрации приказов по основной деятельности их индексами будут порядковые регистрационные номера, к которым дополнительные буквенные обозначения не добавляются, например: N 1, N 2, N 3 и т.д.
Добавление дополнительных буквенных или цифровых обозначений к приказам по основной деятельности допускается Инструкцией в том случае, если среди них выделяется значительная по объему группа приказов определенной разновидности и данная группа приказов регистрируется отдельно. Например, в организации может создаваться большое количество таких разновидностей приказов по основной деятельности, как приказы о внесении изменений в штатное расписание. В этом случае к регистрационным номерам приказов о внесении изменений в штатное расписание должны быть добавлены устанавливаемые организацией самостоятельно отличающие их буквенные или иные условные обозначения, например: N 1-шр, N 2-шр, N 3-шр.
Для различения регистрационных индексов разных групп приказов по личному составу подпунктом 142.4 пункта 142 Инструкции установлено, что к их регистрационным номерам, присваиваемым в пределах делопроизводственного года, должны добавляться литеры “к” (для документов 75-летнего срока хранения) или “л” (для документов 3-летнего срока хранения), например: N 1-к, N 2-к, N 3-к и т.д.; N 1-л, N 2-л, N 3-л и т.д.
Следует отметить, что к регистрационным номерам приказов по личному составу могут добавляться и иные буквенные или цифровые обозначения в том случае, если среди них выделяется значительная группа приказов определенной разновидности и данная группа приказов регистрируется отдельно. Например, если в организации издается большое количество приказов о командировании, то данные приказы могут регистрироваться отдельно от других приказов по личному составу аналогичного срока хранения, формироваться в отдельное дело, а к их регистрационным номерам должны быть добавлены устанавливаемые организацией самостоятельно отличающие их буквенные или иные условные обозначения, например: N 1-км, N 2-км, N 3-км и т.д.
Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлены названия литер, добавляемых к приказам по административно-хозяйственным вопросам, следовательно, они могут определяться организацией самостоятельно, например: N 1-а, N 2-а, N 3-а или N 1-ах, N 2-ах, N 3-ах т.д.
С учетом содержания пункта 16 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке применения Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38, для различения регистрационных индексов отдельных групп приказов можно устанавливать следующие литеры, добавляемые к регистрационному номеру приказа, распоряжения и приложения к нему (см. таблицу).
|
Номер статьи |
Вид и название документа, обозначение литеры, добавляемой к регистрационному номеру приказа, распоряжения и приложения к ним |
Срок хранения документов |
Примечание |
|
|
в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей |
в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
16 |
постановления, приказы, распоряжения и приложения к ним: |
|
|
|
|
16.1 |
по основной деятельности (литеры не устанавливаются) |
Постоянно |
10 лет |
|
|
16.2 |
по административно- хозяйственным вопросам (литеры “а” или “ах”) |
5 лет |
5 лет |
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства |
|
16.3 |
о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь (литера “л”) |
3 года |
3 года |
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства |
|
16.4 |
о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу (литера “к”) |
75 лет |
75 лет |
|
Если в организации большое количество приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении) аналогичного срока хранения (75 лет) и они сформированы в отдельные дела и регистрируются отдельно, возможно в регистрационном номере указывать отличающие друг от друга иные буквенные обозначения (например, при приеме на работу указывать литеры “к-пр”, при переводе – “к-пв”, при увольнении – “к-ув”).
При оформлении приказов по личному составу (о командировании, поощрении) к литере “к” добавление некоторых букв (например, “д” или “п” и т.д.) недопустимо, если они сформированы в одно дело и относятся к приказам по личному составу одного срока хранения (75 лет).
Также в случае, если приказы о предоставлении отпусков ввиду их большого количества сформированы в отдельное дело, допустимо их обозначение дополнительной литерой (например “ло”) в том случае, если еще отдельно ведется дело по приказам по личному составу данного срока хранения (3 года) с обозначением литерой “л” (например, о взысканиях, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь).