Проверка кадровой документации: как подготовиться?

Очевидно, что проверка кадровой документации полезна. Изучение документов с разных сторон позволяет выявить слабые места в работе, устранить разночтения, предусмотреть возможные риски. Однако к любой процедуре, в том числе и к проверке, необходимо подготовиться. В этой статье мы рассмотрим вопросы, связанные с проверкой, и то, как к ней следует подготовиться.

Кадровая документация ведется в любой организации по правилам оформления, предусмотренным Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4.

Основным документом, регулирующим порядок проведения проверок в Республике Беларусь, является Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 N 510 “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” (далее – Указ N 510). Указанный документ распространяется на порядок проведения и оформления проверок, проводимых всеми государственными органами, в том числе проверок соблюдения законодательства о труде, проводимых Департаментом государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее – Департамент).

Положением о порядке организации и проведения проверок (далее – Положение о проверке), утвержденным Указом N 510, дано четкое определение понятия “проверка”. Несмотря на то что определение было дано для целей Указа N 510, в настоящее время оно применяется как основное при трактовке любой проверки, проводимой государственным органом (структурным подразделением, территориальным органом, подчиненной организацией) или иной организацией, уполномоченной законодательными актами на осуществление контроля (надзора) за деятельностью проверяемых субъектов.

Под проверкой понимается форма контроля (надзора), в ходе которого контролирующий (надзорный) орган проверяет соответствие деятельности, осуществляемой проверяемыми субъектами, требованиям законодательства и при выявлении нарушений законодательства применяет полномочия, предоставленные законодательными актами в целях пресечения нарушений и устранения их вредных последствий (абз. 11 п. 2 Положения о проверке).

На основании п. 23 перечня контролирующих (надзорных) органов и сфер их контрольной (надзорной) деятельности, утвержденного Указом N 510, Департаменту предоставлено право осуществления надзора за соблюдением законодательства о труде и об охране труда.

Что же касается методов и способов осуществления Департаментом надзора за соблюдением законодательства о труде и об охране труда, то они установлены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 11.12.2009 N 144 “О некоторых мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. N 510” (далее – Постановление N 144). Согласно подп. 1.1 п. 1 Постановления N 144 основными формами осуществления Департаментом надзора за соблюдением законодательства о труде и об охране труда являются проведение:

• проверки работы по соблюдению требований законодательства о труде и об охране труда, выполнению уполномоченными должностными лицами проверяемого субъекта возложенных на них обязанностей по данным вопросам (далее – проверки за соблюдением законодательства о труде и об охране труда). Департаментом в соответствии с законодательством проводятся плановые, внеплановые, контрольные и дополнительные проверки за соблюдением законодательства о труде и об охране труда;
• мониторинга соответствия деятельности субъекта требованиям законодательства о труде и об охране труда.

К мониторингу Департамент прибегает в целях осуществления надзора за соблюдением законодательства о труде и об охране труда путем направления запросов (в т.ч. на представление документов, сведений и др.). При этом получение документов и сведений на основании запросов увеличивает оперативность и не требует проведения длительной проверки. С одной стороны, это способствует своевременному рассмотрению обращений, поступающих в Департамент, с другой стороны, при установлении факта совершения нарушения должностное лицо Департамента, изучающее документы, не имеет возможности прибегнуть к такому инструменту надзора, как выдача требования (предписания) об устранении нарушений.

Классификация проверок

Проверки, проводимые Департаментом в соответствии с законодательством, делятся на следующие виды.

Плановые проверки – это проверки, включенные в координационный план контрольной (надзорной) деятельности. Указанный план разрабатывается на полугодие и размещается на официальном сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь в глобальной компьютерной сети Интернет (http://kgk.gov.by/) соответственно на 1-е полугодие не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверки, и на 2-е полугодие – не позднее 15 июня года, в котором планируется проведение проверки.

Внеплановые проверки – это не включенные в координационный план контрольной (надзорной) деятельности проверки в отношении проверяемых субъектов. Указанные проверки проводятся в целях расследования причин несчастных случаев, технических причин аварий и инцидентов на производстве, зарегистрированных случаев возникновения профессиональных заболеваний, расследования аварий, в том числе строительных, катастроф, бедствий, приведших к возникновению чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, дорожно-транспортных происшествий, а также при наличии у контролирующего (надзорного) органа информации, свидетельствующей о совершаемом (совершенном) нарушении законодательства о труде (в том числе об охране труда). Указанная информация может быть получена от государственного органа (иностранного государства), организации независимо от формы собственности или от физического лица. При отсутствии у заявителя документов, подтверждающих данные нарушения или факты, заявитель (в том числе руководитель, другой представитель государственного органа, иной организации) должен представить письменное согласие на дачу свидетельских показаний в отношении таких нарушений или фактов. В случае отказа от представления документов, подтверждающих нарушения или обязывающих установить факты, а также отсутствия согласия на дачу свидетельских показаний в отношении таких нарушений или фактов Департамент не вправе проводить внеплановую проверку по указанному основанию.

Контрольные проверки – это проверки устранения проверяемыми субъектами нарушений, выявленных в результате проведения предыдущей проверки. Контрольная проверка устранения проверяемым субъектом выявленных нарушений может быть назначена уполномоченным лицом Департамента, подписавшим требование (предписание) по результату ранее проведенной проверки.

Дополнительные проверки – это проверки соблюдения проверяемым субъектом требований законодательства о труде и об охране труда, которые назначаются в целях подтверждения обоснованности доводов, изложенных в возражениях по акту (справке) проверки.

Согласно подп. 1.2 п. 1 Постановления N 144 способами осуществления Департаментом проверок за соблюдением законодательства о труде и об охране труда являются:

1. посещение и осмотр в порядке, установленном законодательством, территории, служебных, производственных и иных помещений (объектов) проверяемого субъекта;
2. проверка у представителей проверяемого субъекта документов, удостоверяющих личность, и (или) документов, подтверждающих полномочия;
3. в рамках вопросов, подлежащих проверке, истребование и получение от проверяемого субъекта необходимых для проверки документов (их копий), в том числе в электронном виде, иной информации, касающейся его деятельности и имущества;
4. истребование в пределах своей компетенции на безвозмездной основе у государственных органов, иных организаций и физических лиц, обладающих информацией и (или) документами, имеющими отношение к деятельности и (или) имуществу проверяемого субъекта, необходимой для проверки информации и (или) документов;
5. привлечение экспертов, специалистов;
6. получение доступа в пределах своей компетенции к базам и банкам данных проверяемого субъекта с учетом требований законодательства об информации, информатизации и защите информации;
7. вызов в Департамент представителей проверяемого субъекта, а также других лиц, имеющих документы и (или) информацию о деятельности проверяемого субъекта;
8. использование при проведении проверки технических средств, в том числе аппаратуры, осуществляющей звуко- и видеозапись, кино- и фотосъемку, ксерокопирование, устройств для сканирования документов, идентификаторов скрытых изображений, для контроля за соблюдением законодательства, сбора и фиксации доказательств, подтверждающих факты правонарушений;
9. изъятие у проверяемого субъекта в порядке, установленном законодательством, подлинников документов, имеющих отношение к выявленным нарушениям, на срок, не превышающий срок проведения проверки, либо истребование выписок из них или копий;
10. истребование письменных и устных объяснений от представителей проверяемого субъекта, иных лиц по вопросам, возникающим в ходе проведения проверки;
11. проведение в порядке, установленном Советом Министров Республики Беларусь и (или) нормативными правовыми актами Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь, отбора проб и образцов продукции и направление их в аккредитованные испытательные центры (лаборатории) для определения ее соответствия требованиям технических нормативных правовых актов.

Перечень вопросов, подлежащих изучению

То, какие вопросы будут изучены в ходе проверки, зависит от множества факторов. Состав вопросов зависит и от вида, и от цели проводимой проверки, поставленной проверяемым органом. Например, если проверка проводится по письменному обращению гражданина, скорее всего, государственный инспектор труда будет изучать исключительно вопросы, указанные в обращении; если проверка является контрольной, то инспектор наверняка все внимание уделит вопросам, указанным в ранее выданном предписании. При проведении плановой проверки государственный инспектор труда имеет право изучать все вопросы, относящиеся к его компетенции. Состав вопросов, изучаемых государственными инспекторами труда Департамента при проведении проверки соблюдения законодательства о труде, не является закрытым. Его можно изучить, обратившись к Укрупненному перечню вопросов, подлежащих проверке государственным инспектором труда у работодателя по вопросам соблюдения законодательства о труде и об охране труда (http://www.mintrud.gov.by/ru/perechen-voprosov,-podlezhashhix-proverke-gos-inspektorom-truda-u-rabotodatelya-po-voprosam-soblyudeniya-zak-va-o-trude-i-ob-oxrane-truda).

Состав наиболее типичных нарушений

Значительная часть нарушений законодательства о труде устанавливается в ходе изучения соответствия трудовых договоров требованиям законодательства о труде. К типичным нарушениям содержания трудового договора относится отсутствие обязательных условий трудового договора, определенных ч. 2 ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК). Наиболее распространенным нарушением законодательства о труде в этой части является отсутствие в трудовых договорах условий оплаты труда, в том числе конкретного размера тарифной ставки (оклада) работника, оснований доплат, надбавок и поощрительных выплат. Кроме того, трудовой договор может содержать условия, прямо противоречащие законодательству о труде, что также будет являться нарушением.

К отдельной группе нарушений, связанных с содержанием трудовых договоров, относятся нарушения, связанные с контрактной формой найма. Для того чтобы избежать возможности заключения контракта, не содержащего обязательных условий или содержащего условия, противоречащие законодательству о труде, рекомендуется брать за основу Примерную форму контракта нанимателя с работником, утвержденную постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 N 1180.

При проведении проверок соблюдения законодательства о труде наибольшее количество нарушений выявляется в части оплаты труда работников. К нарушениям оплаты труда работников, в частности, можно отнести следующие:

• нарушение сроков, порядка и размеров выплаты заработной платы, в том числе компенсирующих и стимулирующих выплат;
• нарушение сроков и размеров выплаты окончательного расчета, в том числе сумм компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, выходных пособий и других выплат;
• нарушение порядка применения Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 23.03.2001 N 21 “Об утверждении Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь и внесении изменений и дополнений в постановление Министерства труда Республики Беларусь от 21 января 2000 г. N 6 “О мерах по совершенствованию условий оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджета”;
• нарушения, связанные с выплатой аванса и возмещением расходов при служебных командировках;
• нарушение порядка и размеров удержания из заработной платы работника.

К типичным нарушениям законодательства о труде следует отнести нарушение порядка изменения трудового договора. К таким нарушениям, в частности, относятся нарушение порядка перевода, перемещения, а также наиболее распространенное нарушение условий и порядка изменения существенных условий труда работников.

Распространенным нарушением порядка изменения существенных условий труда является нарушение ч. 3 ст. 32 ТК, согласно которой работник должен быть предупрежден нанимателем об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за один месяц. Требование о письменном предупреждении носит безусловный характер и не зависит от того, как именно изменяются условия труда работника. Кроме того, иногда рассматриваемое право нанимателя путают с правом руководителя, установленным подп. 3.2 п. 3 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 N 5 “Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций”, изменять существенные условия труда с предупреждением за семь календарных дней. Дело в том, что решение об изменении существенных условий труда может принимать уполномоченное должностное лицо нанимателя и семидневный срок предупреждения установлен в случае, если решение было принято руководителем юридического лица в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами.

Порой наниматели путают условия применения норм ст. 32 ТК, согласно которым даже при улучшении условий труда работника (например, при увеличении размера заработной платы в случае изменения системы оплаты труда) наниматель обязан письменно уведомлять работника.

Кроме того, в нарушение п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК изменение условий трудового договора, заключенного с работником, может быть не оформлено приказом (распоряжением) нанимателя.

К отдельной группе типичных нарушений законодательства о труде можно отнести нарушения, связанные с ведением, учетом, хранением и выдачей трудовых книжек работников. При проведении проверок, в ходе которых изучается вопрос ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек работников, государственными инспекторами труда устанавливаются нарушения соблюдения законодательства о труде, в том числе:

• отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме того, нередко при наличии соответствующей документации наниматель допускает нарушение порядка ее оформления или ведения. Например, вышеуказанная книга может не соответствовать приложению к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 N 40 “О трудовых книжках” (далее – Инструкция N 40), может быть не пронумерована, не прошнурована или не скреплена подписью нанимателя и печатью нанимателя (не отдела кадров) и др.;
• неполучение подписи работника о заверении правильности занесенных сведений о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки;
• нарушение порядка внесения изменений записей в трудовую книжку. Так, должностные лица некоторых организаций вопреки требованию законодательства допускают зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием “Исправленному верить” либо “Исправленное верно”;
• пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу при отсутствии на то письменного согласия работника;
• нарушение условий хранения трудовых книжек. Так, согласно п. 80 Инструкции N 40 трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах).

Подготовка к проверке

При проведении проверки государственного инспектора труда следует обеспечить всеми необходимыми для проверки документами. Это может значительно сэкономить время проведения проверки.

Подавляющее большинство вопросов, исследуемых государственным инспектором труда в ходе проверки, требуют предварительного изучения коллективных договоров, соглашений, правил внутреннего трудового распорядка, положений (об оплате труда, о премировании, о порядке расчета тарифной части заработной платы, о надбавках и др.), штатного расписания и других локальных нормативных правовых актов. Именно из этих документов складывается первое мнение об уровне правовой культуры в организации. Кроме того, проверяющему могут потребоваться приказы (распоряжения), должностные (рабочие) инструкции, трудовые книжки работников, графики трудовых отпусков и другая кадровая документация. Целесообразно было бы на время проверки предложить государственному инспектору труда рабочее место непосредственно в кадровой службе организации, чтобы иметь возможность сразу же дать все необходимые разъяснения и предоставить требуемую информацию.

В случае проведения мониторинговых мероприятий государственный инспектор труда может предложить нанимателю самостоятельно представить необходимые документы. Такой вариант работы удобен для обеих сторон, поскольку в большинстве случаев организационно легче обеспечивается.

В завершение статьи хотелось бы отметить, что внутренний аудит (проверка) кадровой документации, организованный даже без привлечения сторонних специалистов, является довольно эффективным методом подготовки к любой проверке.