Существует различие между стоимостями работ по сертификации не только зарубежных и национальных органов по сертификации, но и органов Национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь.
Стоимость работ по сертификации формируется на основании трудозатрат.
Так, например, в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь согласно п. 12.3 технического кодекса установившейся практики Республики Беларусь ТКП 5.1.05-2012 (03220) «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Сертификация систем управления. Основные положения», утвержденного и введенного в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30.04.2012 N 23 «О внесении изменений в постановления Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30 сентября 2011 г. N 70, от 10 февраля 2012 г. N 12 и об утверждении, введении в действие, отмене и изменении технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации» (далее — ТКП 5.1.05-2012), стоимость работ по сертификации систем управления устанавливается на основании трудоемкости работ, определенной органом по сертификации с учетом норм согласно приложению В к ТКП 5.1.05-2012.
Трудоемкость работ по сертификации систем управления (продолжительность аудита) — фактическое время, измеряемое в человеко-днях, необходимое для осуществления деятельности по аудиту. Продолжительность аудита включает время, проведенное непосредственно в аудитируемой организации-заявителе, и время, проведенное вне организации-заявителя и затраченное на планирование аудита, анализ документации, общение с персоналом организации-заявителя и оформление документации по аудиту.
Рассмотрим ряд аспектов, влияющих на стоимость работ по сертификации.
Фактическая численность персонала аудитируемой организации-заявителя используется в качестве основы для расчета продолжительности аудита. Под фактической численностью персонала следует понимать общее число сотрудников организации-заявителя, занятых полный рабочий день и задействованных в области применения системы управления.
Расчет базовой продолжительности первичной сертификации (включая первый и второй этапы), например систем управления охраной труда (СУОТ), приведен в таблице В.6 приложения В к ТКП 5.1.05-2012.
Базовая продолжительность первичного сертификационного аудита СУОТ указывается для аудитов высокого, среднего, низкого и ограниченного классов рисков в области охраны труда (таблица В.7 приложения В к ТКП 5.1.05-2012), при сертификации системы управления окружающей средой (СУОС) расчет осуществляется с учетом пяти основных категорий сложности экологических аспектов организации-заявителя с точки зрения их характера и значимости, которые существенно влияют на время работы экспертов-аудиторов (таблица В.4 приложения В к ТКП 5.1.05-2012).
В приложении В к ТКП 5.1.05-2012 представлена основа для расчета, которую следует использовать органам по сертификации при составлении внутренних документов системы менеджмента органа по сертификации систем управления для определения времени аудита с учетом специфики аудитируемых организаций-заявителей.
Органы по сертификации должны определять продолжительность проведения первого этапа и второго этапа сертификации, инспекционных контролей и повторной сертификации по каждой организации-заявителю.
Помимо фактической численности персонала аудитируемой организации-заявителя на продолжительность проведения аудита влияют различные повышающие и понижающие факторы. Базовая продолжительность аудита всех систем управления корректируется с учетом факторов, относящихся к организации-заявителю, путем применения соответствующих коэффициентов, увеличивающих или уменьшающих базовое значение продолжительности аудита. Корректирующий коэффициент устанавливается органом по сертификации. Расчет продолжительности аудитов с учетом корректировок должен оформляться документально.
Факторы, увеличивающие продолжительность аудита СУОТ:
- сложная логистика с использованием более чем одного здания, площадки или территории, на которой осуществляется деятельность;
- персонал организации-заявителя, говорящий более чем на одном языке (что требует привлечения переводчика(ов) или препятствует самостоятельной работе отдельных экспертов-аудиторов);
- большая площадка относительно численности персонала (например, лесной массив);
- высокая степень законодательного регулирования;
- СУОТ, охватывающая сложные процессы или большое количество различных видов деятельности;
- деятельность, требующая посещения временных площадок для подтверждения деятельности, проводимой на постоянных площадках, система управления которых подлежит сертификации;
- наличие филиалов или параллельных производственных линий (для уменьшения возможных в этом случае затрат времени применяется выборочный метод аудита филиалов);
- большое количество субподрядчиков;
- риски возникновения несчастных случаев и для здоровья персонала при выполнении работы выше, чем это принято для экономической области деятельности организации.
Факторы, сокращающие продолжительность аудитов СУОТ:
- небольшая площадка относительно численности персонала (например, только комплекс административных зданий);
- высокая степень зрелости СУОТ;
- комбинированный аудит системы управления, состоящей из двух или нескольких совместимых систем;
- наличие у органа по сертификации предварительных знаний о системе управления организации-заявителя (например, система управления организации-заявителя уже сертифицирована по требованиям другого технического нормативного правового акта (ТНПА) тем же органом по сертификации);
- уверенность органа по сертификации в готовности организации-заявителя к сертификации (например, система управления охраной труда организации уже сертифицирована другим органом по сертификации, имеющим хорошую репутацию);
- низкая степень сложности осуществляемой организацией-заявителем деятельности: процессы включают типовой вид деятельности (например, обслуживание); идентичные виды деятельности, выполняемые всеми сменами при наличии соответствующих данных, свидетельствующих о равнозначных результатах деятельности всех смен на основании предыдущих аудитов; значительная доля персонала организации выполняет аналогичные простые функции;
- риски возникновения несчастных случаев и для здоровья персонала при выполнении работы ниже, чем это принято для экономической области деятельности организации.
Организации вправе увидеть проведенный органом по сертификации расчет трудоемкости работ по сертификации любой системы управления, включая СУОТ, и если не настаивать на применении сокращающих факторов, то хотя бы потребовать исключить факторы, увеличивающие продолжительность аудита, если они включены (например, «наличие филиалов или параллельных производственных линий» или «деятельность, требующая посещения временных площадок» при их отсутствии).
Отличие в стоимости работ возможно из-за различной стоимости человеко-дня специалистов, а также зависит от внутренних документов организации, устанавливающих правила расчетов и формирований калькуляций.
Также следует отметить, что стоимость работ по сертификации нескольких систем управления зависит в первую очередь от количества аудитов, которые проводятся в организации. То есть сертификацию, например, трех систем управления (к примеру, системы менеджмента качества (СМК), СУОС и СУОТ) можно провести следующими способами:
- 3 отдельных аудита (СМК, СУОС, СУОТ);
- 2 аудита (один из аудитов комбинированный: СМК, СУОТ + СУОС);
- 1 комбинированный аудит (СМК + СУОС + СУОТ).
То же относится к аудитам, проводимым при инспекционном контроле.
Организациям для снижения финансовых затрат, а также временных (снижается количество времени, потраченное на аудиты) следует воспользоваться возможностью проведения комбинированных (интегрированных) аудитов.
Согласно п. В.15 приложения В к ТКП 5.1.05-2012 при проведении комбинированных аудитов нескольких систем управления, в том числе интегрированных, суммарная трудоемкость может быть сокращена до 20% (в зависимости от степени интеграции систем управления). Сокращение продолжительности аудита должно оформляться органом по сертификации документально.
Разъяснения по определению комбинированного и интегрированного аудитов имеются в примечаниях 4 и 5 к п. 3.15 ТКП 5.1.05-2012. При проведении комбинированного аудита проводится аудит организации-заявителя на соответствие требованиям двух или более ТНПА к системам управления одновременно; при интегрированном — организация-заявитель объединяет применение требований двух или более ТНПА к системам управления в одной системе управления, аудит проводится на соответствие нескольким ТНПА.
Отмечая оговорку о степени интеграции систем управления, считаем, что примером максимальной степени интеграции (и соответственно максимальным снижением трудоемкости «-20%») может являться, например, для двух систем управления единый документ — единое руководство по системе менеджмента качества и системе управления охраной труда.
Также необходимо обратить внимание на то, что некоторыми органами по сертификации для организаций, имеющих две и более сертифицированные системы управления (либо имеющих намерение сертифицировать две и более сертифицированные системы управления), комбинированный аудит даже не предлагается. Организация вправе направить письменное пожелание о проведении комбинированного аудита в сертифицировавший их орган по сертификации систем управления.