Согласно ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) трудовой договор, заключаемый гражданином и нанимателем, должен содержать в качестве обязательных определенные сведения и условия, одним из которых является трудовая функция, т.е. работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями и должностной инструкцией.
Также в ст. 20 ТК установлено, что наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами).
В случае, если наниматель настаивает на выполнении работы такого рода, работник вправе отказаться от ее выполнения.
Таким образом, должностная инструкция – это обязательный документ. Согласно ст. 1 ТК локальные нормативные правовые акты – коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя. Поскольку должностная инструкция регулирует трудовые и связанные с ними отношения, возникающие между гражданином и конкретным нанимателем, она является локальным нормативным правовым актом.
Также определение должностной инструкции дается в п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 N 1 (далее – Общие положения ЕКСД). Должностная инструкция – это локальный нормативный правовой акт организации, который разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно, в нем определяются конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность.
При этом должность – это служебное положение работника, обусловленное кругом его должностных обязанностей, правами и характером ответственности.
В Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 N 25 (далее – УСОРД), включена унифицированная форма должностной инструкции (код по ОКУД 0212300001). Структура текста должностной инструкции включает в себя:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- взаимоотношения (связи по должности);
- оценку работы и ответственность.
УСОРД является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм. Учитывая рекомендательный характер УСОРД, предусмотренную в ней структуру должностной инструкции можно изменять и дополнять в соответствии с условиями работы у конкретного нанимателя.
Должностные обязанности включаются в должностную инструкцию на основании Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее – ЕКСД). Согласно ЕКСД в квалификационную характеристику должности включаются три раздела:
- “Должностные обязанности”;
- “Должен знать”;
- “Квалификационные требования”.
Должностная инструкция служащего разрабатывается в соответствии с содержанием раздела “Должностные обязанности” квалификационной характеристики должности, которую он занимает.
По решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) работника может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего.
Руководителям организаций (структурных (обособленных) подразделений) должностные инструкции, как правило, не разрабатываются. Это можно объяснить тем, что права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях. Однако, по мнению ряда авторов, должностные инструкции как руководителю организации, так и руководителям структурных подразделений разрабатывать следует, так как обеспечение обязанностей по пожарной безопасности и по охране труда должно быть отражено в должностных инструкциях данным категориям сотрудников.
Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей организации (структурных (обособленных) подразделений) определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.
На заместителя руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) возлагаются должностные обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации (структурного (обособленного) подразделения), а также выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии в случаях, предусмотренных законодательством (трудовой отпуск, болезнь, командировка и др.).
Распределение должностных обязанностей между заместителями руководителя организации, как правило, осуществляется на основании приказа (распоряжения) нанимателя.
В настоящее время отсутствует нормативный акт, который устанавливает обязанность нанимателя включать в должностные инструкции условия о полной материальной ответственности работников и об обязанностях, связанных с этой ответственностью. Однако исходя из сути и смысла должностной инструкции, опираясь на то, что должностная инструкция регулирует трудовые и связанные с ними отношения, возникающие между гражданином и конкретным нанимателем, можно предположить, что включение в должностные инструкции условий о полной материальной ответственности работников и об обязанностях, связанных с этой ответственностью, допустимо и не является нарушением.
Однако включение в должностные инструкции условий о полной материальной ответственности работников и об обязанностях, связанных с этой ответственностью, не означает, что наниматель вправе проигнорировать требования главы 37 “Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязанностей” ТК.
В ст. 404 ТК установлено, что работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине нанимателю, в случаях, когда:
- между работником и нанимателем в соответствии со статьей 405 ТК заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей;
- имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;
- ущерб причинен преступлением. Освобождение работника от уголовной ответственности по нереабилитирующим основаниям не освобождает его от материальной ответственности;
- ущерб причинен работником, находившимся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
- ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных нанимателем работнику в пользование для осуществления трудового процесса;
- ущерб (с учетом неполученных доходов) причинен не при исполнении трудовых обязанностей.
Следовательно, заключение письменного договора о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей, необходимо в любом случае.
Согласно ст. 405 ТК письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены нанимателем с работниками, достигшими восемнадцати лет, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.
Примерный перечень таких должностей и работ, а также примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности утверждаются Правительством Республики Беларусь. Так, постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 N 764 утверждены примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Перечень должностей работников, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности:
- заведующие кассами; заведующие кладовыми ценностей (ломбардов); заведующие камерами хранения; заведующие складами и их заместители; старшие кладовщики; кладовщики, кастелянши;
- контролеры-кассиры всех категорий; контролеры всех категорий; кассиры всех категорий; работники, выполняющие обязанности кассиров; продавцы всех категорий;
- директора (заведующие) филиалов; управляющие отделениями банков; начальники отделов; специалисты по ценным бумагам; инспектора и эксперты;
- начальники отделений связи; начальники отделов связи (производственных структурных подразделений по приему, обработке и выдаче почтовых отправлений) и их заместители;
- директора (заведующие) предприятий торговли и их заместители; заведующие секциями, отделами (товарными, заказов) и их заместители; заведующие приемными пунктами;
- начальники цехов и участков, их заместители, прорабы; старшие мастера и мастера;
- начальники комплексов перегрузочных; старшие товароведы и товароведы;
- заведующие организациями общественного питания и их заместители; заведующие производством, администраторы, старшие администраторы, администраторы залов организаций общественного питания;
- заведующие заготовительными пунктами; начальники участков;
- заведующие аптечными учреждениями и их заместители; заведующие пунктами (аптечными) первой категории; провизоры, фармацевты; главные медицинские сестры организаций здравоохранения, старшие медицинские сестры структурных подразделений организаций здравоохранения;
- заведующие клубами, видеотеками, прачечными, лодочными станциями, спортивными базами (залами);
- заведующие хозяйством; коменданты зданий;
- агенты страховые;
- агенты по снабжению, экспедиторы по перевозке грузов; инкассаторы;
- водители автомобилей (специальных), занятые на инкассации денежной выручки и перевозке ценностей;
- проводники по сопровождению грузов и специальных вагонов;
- ревизоры; контролеры пассажирского транспорта.
С учетом данного примерного перечня наниматель вправе на основании коллективного договора (при его отсутствии – самостоятельно) утвердить перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. С работником, который занимает должность, указанную в перечне, наниматель обязан заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Также наниматель обязан заключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работником, вновь принимаемым на должность, указанную в перечне.
Итак, наниматель утвердил перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и принял решение о включении в должностные инструкции работникам, занимающим должности, указанные в перечне, условий о полной материальной ответственности работников и об обязанностях, связанных с этой ответственностью.
Необходимо учесть, что заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности с работником, с которым ранее такой договор не заключался (равно как и включение обязанностей, связанных с материальной ответственностью, в должностную инструкцию), является для работника изменением существенных условий труда и должно осуществляться в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 32 ТК. Наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за один месяц. При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК с выплатой выходного пособия в размере не менее двухнедельного среднего заработка (см. ч. 2 ст. 48 ТК), при этом размер пособия может быть увеличен в порядке и на условиях, предусмотренных коллективным договором, соглашением.
Логично предположить, что:
- условие о том, что работник занимает должность, связанную с материальной ответственностью, необходимо включить в раздел “Общие положения”;
- обязанности, связанные с этой ответственностью, следует перечислить в разделе “Должностные обязанности”;
- ответственность, возникающую в результате неисполнения обязанностей, связанных с материальной ответственностью, необходимо включить в раздел “Оценка работы и ответственность”.
Рассмотрим порядок составления должностной инструкции материально ответственному работнику.
Алгоритм разработки и утверждения должностных инструкций определяется нанимателем самостоятельно. Первоначально необходимо издание нанимателем приказа об определении перечня должностных инструкций, подлежащих разработке, и мероприятий по их разработке. Во исполнение приказа нанимателя производится следующий перечень работ.
1. Установление перечня должностных инструкций, подлежащих разработке. Этот этап работы производится на основе анализа штатного расписания организации.
2. Руководители структурных подразделений разрабатывают должностные инструкции. При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться следующими нормативными правовыми актами:
- ТК;
- Общими положениями ЕКСД;
- общегосударственным классификатором Республики Беларусь 006-2009 “Профессии рабочих и должности служащих”, утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 N 125;
- ЕКСД;
- типовыми положениями о структурных подразделениях;
- УСОРД;
- Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Руководство разработкой должностных инструкций возлагается на руководителя организации либо заместителя, курирующего вопросы организации работы кадровой службы организации.
3. В ходе разработки кадровая служба организации оказывает разработчикам необходимую методическую помощь.
4. Разработанные проекты должностных инструкций рассматриваются юридической и кадровой службами организации, а также службой охраны труда и службой, ответственной за ведение штатного расписания, профсоюзами.
5. В случае, если поступают замечания и предложения по разработанному проекту должностной инструкции, проект возвращается руководителю структурного подразделения на доработку.
6. Доработанный проект должностной инструкции подписывается руководителем структурного подразделения.
7. Осуществляется согласование проекта должностной инструкции с юридической и кадровой службами организации, а также службой охраны труда и службой, ответственной за ведение штатного расписания, профсоюзами.
8. Руководитель организации (либо его заместитель, курирующий вопросы организации работы кадровой службы организации) утверждает должностные инструкции. Согласно п. 52 Инструкции по делопроизводству утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Оформление должностной инструкции осуществляется в соответствии с УСОРД, код документа по ОКУД 0212300001.
Необходимо обратить внимание на оформление заголовка должностной инструкции. Согласно п. 54 Инструкции по делопроизводству наименование должности работника, которому составляется должностная инструкция, указывается в дательном падеже, например “Должностная инструкция секретарю-референту”.
9. Утвержденные должностные инструкции подлежат регистрации. В настоящее время форма журнала регистрации должностных инструкций не определена законодательством; следовательно, наниматель вправе разработать и утвердить свою форму такого журнала. Подлинники должностных инструкций хранятся в кадровой службе, а копии должностных инструкций передаются руководителю структурного подразделения, у которого они и хранятся совместно с перечнем должностных инструкций и копией положения о структурном подразделении.
10. Наниматель должен обеспечить ознакомление работников с должностными инструкциями до начала работы. Ознакомление производится под роспись работника. Работнику же копия трудовой инструкции выдается под роспись. Законодательно не установлено, где производится фиксирование того факта, что работник получил копию своей должностной инструкции. Это может быть как роспись на оригинале должностной инструкции: “С должностной инструкцией ознакомлен, копию на руки получил”, так и роспись в журнале учета выдачи должностных инструкций, форма которого также может быть самостоятельно разработана и утверждена нанимателем.
Выполнение должностных инструкций обязательно для работников, а их невыполнение расценивается как нарушение трудовой дисциплины. Необходимо также напомнить, что должностные инструкции (полностью либо частично) не должны противоречить нормативным правовым актам Республики Беларусь и ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством.