Характеристика на работника: виды, формы, порядок составления

Зачастую наниматели сталкиваются с необходимостью составления характеристик на работников. Однако правовое регулирование порядка составления характеристик на работников весьма ограничено. Правовые нормы, регулирующие отдельные аспекты рассматриваемого вопроса, содержатся в ряде нормативных правовых актов. В настоящей статье автор предпримет попытку определить виды характеристик на работников, а также основные правила, касающиеся порядка и формы их составления.

Представляется, что, исходя из норм действующего законодательства, можно выделить два вида характеристик на работников. К первому виду относятся характеристики на работников, предназначенные для внутреннего использования в организации, являющейся нанимателем. В частности, такие характеристики составляются на руководителей и специалистов, подлежащих аттестации, для их представления в аттестационную комиссию организации. Порядок составления характеристики на руководителя или специалиста, подлежащего аттестации, определен Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 N 784 (далее — Типовое положение). В частности, согласно части третьей пункта 22 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 N 1, Типовое положение применяется при проведении аттестации служащих с целью присвоения им квалификационных категорий. Согласно части второй пункта 1 Типового положения Типовое положение не применяется при аттестации государственных служащих, а также иных лиц, порядок проведения аттестации которых установлен иными актами законодательства.

Согласно абзацу шестому пункта 9 Типового положения подготовка характеристик на работников, подлежащих аттестации, является составной частью организационной работы по подготовке к аттестации, которая осуществляется кадровой службой организации при участии руководителей структурных подразделений, представителей профессиональных союзов (абзац первый пункта 9 Типового положения). Согласно части первой пункта 12 Типового положения характеристика готовится и подписывается руководителем структурного подразделения на каждого работника, работающего в данном структурном подразделении, подлежащего аттестации. Работник должен быть ознакомлен с характеристикой. Характеристика на руководителей, назначение или утверждение которых производится вышестоящими государственными органами (организациями) и аттестация которых осуществляется аттестационными комиссиями этих органов (организаций) (часть вторая пункта 7 Типового положения), подписывается руководителем вышестоящего государственного органа (организации) или уполномоченным им должностным лицом. Характеристика на работников по ключевым направлениям деятельности организаций, в которых они работают, аттестация которых по решению вышестоящих органов (организаций) осуществляется в аттестационных комиссиях этих органов (организаций) (часть третья пункта 7 Типового положения), подписывается руководителем организации, в которой работники работают. Характеристика на работника, подлежащего аттестации, вместе с должностной инструкцией представляется в аттестационную комиссию не позднее чем за 10 дней до начала аттестации.

Основные требования к содержанию характеристики определены частью второй пункта 12 Типового положения и пунктом 17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 N 2. Согласно указанным правовым нормам характеристика должна содержать объективную оценку практической деятельности работника, его профессионально-деловых и личностных качеств. В целях повышения эффективности практической деятельности работника, его профессионального уровня, стимулирования карьерного роста характеристика может содержать рекомендации.

Согласно части третьей пункта 12 Типового положения в случае несогласия с предложенной на ознакомление характеристикой работник, подлежащий аттестации, излагает причины своего несогласия на заседании аттестационной комиссии.

Согласно пункту 25 Типового положения характеристика работника хранится в его личном деле.

Представляется, что, поскольку законодательством не предусмотрено иное, характеристики, предназначенные для использования внутри организации, могут составляться на работников не только в случае проведения их аттестации, но и в других случаях, определяемых нанимателем (при переводе на другую должность, представлении к поощрению и др.).

Ко второму виду характеристик следует отнести характеристики на работников, предназначенные для предоставления в другие организации. Например, к таковым относятся характеристики, представляемые в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам, рекомендательные письма, выдаваемые работникам для предоставления в организации в случае поиска нового места работы, и др. Законодательством не определены требования к содержанию указанных характеристик. Однако представляется, что содержание характеристики должно отражать:

1. персональные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения);
2. сведения о периоде работы работника в данной организации и занимаемой должности;
3. сведения о профессионально-деловых и личностных качествах работника, достижениях в работе, которые при необходимости подтверждаются указанием на случаи поощрения работника за труд или привлечения его к дисциплинарной ответственности;
4. сведения, необходимость включения которых в характеристику продиктована конкретной целью составления и предоставления характеристики.

Форма характеристик обоих видов, порядок их составления, передачи (пересылки), хранения должны соответствовать требованиям законодательства к делопроизводству в организациях. Согласно части второй статьи 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 N 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее — Инструкция). Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (пункт 2 Инструкции). Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь (часть первая пункта 3 Инструкции). Таким образом, исходя из норм Инструкции, можно выделить две формы, в которых может составляться характеристика на работника:

1. на бумажном носителе;
2. в электронном виде.

Согласно части первой пункта 4 Инструкции организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции. Порядок разработки и утверждения инструкций по делопроизводству организаций определен пунктами 4 — 5 Инструкции. Таким образом, конкретные требования к форме и порядку составления и подписания характеристик на работников, не противоречащие Инструкции и другим актам законодательства, могут быть предусмотрены инструкцией по делопроизводству организации, разработка и утверждение которой являются обязательными.

Пунктом 18 Инструкции определены обязательные реквизиты, наличие которых необходимо для придания документу юридической силы. Указанные реквизиты должны содержаться в характеристике работника. Порядок оформления реквизитов документов определен главой 4 Инструкции.

Согласно части первой пункта 19 Инструкции документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов (часть вторая пункта 19 Инструкции). Так, характеристику на работника, предназначенную для внутреннего использования в рамках организации-нанимателя, допускается оформлять не на бланках, но с обязательным указанием соответствующих реквизитов. Порядок использования бланков документов и угловых штампов определяется главой 3 Инструкции.

Требования к текстам документов определены главой 5 Инструкции. Текст характеристики также должен соответствовать этим требованиям. Так, согласно пункту 67 Инструкции текст документа, в том числе характеристики:

1. должен быть достоверным, то есть содержать только те сведения, которые соответствуют действительности;
2. объективным, то есть по возможности излагать исключительно фактические обстоятельства, избегая чрезмерно субъективных оценок и мнения составителя документа;
3. максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, то есть не содержать лишней информации, чрезмерно длинных и сложных предложений, сложных языковых конструкций. В то же время объем документа должен обеспечивать точную передачу всех необходимых сведений, подлежащих включению в документ;
4. не допускать различных толкований, то есть из излагаемой в тексте документа информации должны следовать однозначные выводы, не противоречащие друг другу. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений (пункт 71 Инструкции).

Согласно пункту 68 Инструкции текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка. Таким образом, использование в тексте документа слов и выражений, характерных для художественного или разговорного стиля языка, не допускается. Преимущественным является употребление простых распространенных предложений (пункт 70 Инструкции).

Согласно пункту 69 Инструкции языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский. Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке. Таким образом, характеристика должна быть составлена на белорусском или русском языке. Составление характеристики на иностранном языке допускается, если она подлежит направлению за пределы Республики Беларусь.

Согласно пункту 72 Инструкции в тексте документа не допускается употребление:

1. просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
2. иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
3. нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
4. аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
5. ненормативной лексики.

Представляется, что характеристики на работников, предназначенные для отправки (передачи) сторонним организациям, можно отнести к категории писем. Согласно пункту 133 Инструкции письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов (пункт 135 Инструкции). Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации (пункт 136 Инструкции). Датой письма является дата его подписания (пункт 137 Инструкции). Таким образом, требования Инструкции, инструкций по делопроизводству организаций, касающиеся составления и пересылки писем, обязательны для составления и передачи адресатам указанных характеристик. Такие характеристики должны быть составлены в структурных подразделениях, в которых работают характеризуемые работники. Должностные лица организации, наделенные правом подписания характеристик на работников, должны быть определены локальными нормативными правовыми актами организации (инструкция по делопроизводству и др.).

Движение характеристики работника в организации с момента ее создания до момента отправки (передачи) получателю должно отвечать требованиям к документообороту, определенным главой 8 Инструкции. Подпункт 139.2 пункта 139 Инструкции классифицирует документы на входящие, исходящие и внутренние. Так, характеристики на работников, предназначенные для внутреннего использования в рамках организации-нанимателя (составляемые для аттестации работников и др.), следует относить к внутренним документам. Характеристики, предназначенные для отправки в другие организации или выдачи работнику для предъявления по месту требования, следует относить к исходящим документам. Согласно подпункту 139.2 пункта 139 Инструкции документы подлежат регистрации независимо от способа их создания, передачи или доставки. Исключение составляют нерегистрируемые документы, которые включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5 к Инструкции.

Правила регистрации и отправки исходящих документов определены пунктом 141 Инструкции. Подпункт 141.2 пункта 141 Инструкции классифицирует исходящие документы на инициативные и ответные. В частности, к ответным исходящим документам может быть отнесена характеристика работника, составляемая по запросу правоохранительных органов, других организаций. Характеристика, составляемая при отсутствии запроса сторонней организации, относится к инициативным исходящим документам.

Правила регистрации и исполнения внутренних документов определены пунктом 142 Инструкции. Данные правила применяются в отношении характеристик на работников, подлежащих использованию внутри организации, составляемых в целях проведения аттестации характеризуемых работников и в иных целях.

Как отмечалось ранее, характеристики на работников могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде при соблюдении правил, установленных главой 18 Инструкции. В большинстве случаев характеристики на работников составляются на бумажном носителе, однако согласно нормам Инструкции допускается их составление в электронном виде. Согласно пункту 217 Инструкции документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП), приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. Согласно части первой пункта 221 Инструкции в документах в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП. Исключение составляют случаи, указанные в пункте 222 Инструкции:

1. инструкцией по делопроизводству организации и (или) иными локальными нормативными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде без использования ЭЦП, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ (часть первая пункта 222 Инструкции). Так, локальным нормативным правовым актом организации может быть предусмотрено, что характеристики на работников, подлежащих аттестации, направляются в аттестационную комиссию руководителями структурных подразделений с адресов электронной почты, закрепленных за указанными руководителями, без использования ЭЦП;
2. подписание исходящих документов, в том числе характеристик на работников, без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон (отправителя и адресата) при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) — автора документа, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное (часть вторая пункта 222 Инструкции). Так, при отсутствии возражений со стороны адресата характеристика на работника может быть направлена данному адресату в электронном виде с адреса электронной почты, указываемого в реквизитах организации-отправителя.

Согласно части первой пункта 218 Инструкции форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. Требования к форматам документов в электронном виде, используемым организацией, определены частями третьей — пятой пункта 218 Инструкции.

Согласно пункту 231 Инструкции при пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным Инструкцией, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму.

Характеристики на работников как на бумажном носителе, так и в электронном виде подлежат хранению в организации в течение сроков, определяемых в соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Перечень). Так, характеристики на работников, составленные для проведения аттестации и установления квалификации, присвоения классов, не вошедшие в состав личных дел (например, если в соответствии с законодательством личное дело на работника не заводится), подлежат хранению в течение 3 лет (пункт 671 Перечня). Характеристики, не относящиеся к указанным в пункте 671 Перечня, на работников, на которых не заведены личные дела, подлежат хранению в течение 15 лет (пункт 643 Перечня). При включении характеристики работника в его личное дело срок хранения характеристики соответствует сроку хранения личного дела, который определяется в соответствии с пунктом 638 Перечня. Копии характеристик, представляемые в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам, хранятся в течение 3 лет после вынесения решения (пункт 71 Перечня).

Таким образом, в организации могут составляться два вида характеристик на работников: предназначенные для внутреннего использования в организации нанимателя (внутренний документ) и предназначенные для отправки (передачи) сторонним организациям (исходящий документ). Характеристики на работников могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде с соблюдением требований законодательства к ведению делопроизводства. Характеристики на работников (их копии) подлежат хранению в течение сроков, установленных Перечнем. Ниже приведен примерный образец характеристики на работника, предназначенной для предоставления в другую организацию.

___.03.2015 г. N _________

на N _____ от __________

г. Минск

ХАРАКТЕРИСТИКА

на водителя легкового автомобиля Сидорова И.П.

Сидоров Иван Петрович, 18.09.1987 года рождения, работает в обществе с ограниченной ответственностью «Рассвет» водителем легкового автомобиля с 01.09.2011 по настоящее время. За время работы проявил себя как квалифицированный, ответственный, дисциплинированный и исполнительный работник. В достаточной степени владеет знаниями и практическими навыками, позволяющими на высоком уровне выполнять трудовые обязанности водителя легкового автомобиля (управление легковым автомобилем, устранение мелких неисправностей в его работе), что подтверждается соответствующими документами. Добросовестно выполняет распоряжения непосредственного руководителя, приказы руководителя организации, требования правил внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов организации. Нарушений трудовой дисциплины не допускал, к дисциплинарной ответственности не привлекался. Инициативен, вносит предложения по оптимизации трудового процесса. За успехи в работе неоднократно поощрялся объявлением благодарностей и денежными премиями. В общении с другими работниками вежлив, доброжелателен. Вредных привычек не имеет.

Характеристика дана для предоставления по месту требования.

Директор ООО «Рассвет» П.П.Иванов