Организационная структура
Организационная структура (далее — оргструктура) — иерархическое устройство организации, объединяющее отдельные единицы (должности, подразделения), определяющее их состав, подчиненность, распределение функций и взаимосвязи. Грамотно построенная оргструктура дает возможность упростить взаимодействие подразделений, равномерно распределять между ними нагрузку, избегать дублирования функций, разграничить сферу деятельности руководителей, закрепить их полномочия и пределы ответственности, повысить производительность труда.
Наниматель после оценки компетенций и пересмотра существующего устройства компании может принять решение о реорганизации подразделений. Причем оптимизация не обязательно повлечет сокращение штата и подразделений. Это может быть и увеличение численности персонала, и различные его перемещения, преобразование состава и иерархии подразделений.
Отметим, что законодательство не содержит определения и перечня видов реорганизации структурных подразделений. Однако на практике выделяют:
- переподчинение (создание нового или изменение существующего уровня управления);
- объединение нескольких подразделений в одно новое;
- присоединение одного подразделения к другому;
- выделение из состава одного подразделения нового и др.
Помимо этого, могут создаваться новые подразделения, а также ликвидироваться существующие.
Действия юридического лица
При проведении мероприятий по преобразованию внутреннего устройства компании руководителю, должностным лицам организации нужно сделать следующее.
1. Принять решение о пересмотре оргструктуры. С течением времени устоявшаяся и продуктивная на каком-то этапе деятельности оргструктура может перестать быть таковой. Руководитель должен определить необходимость изменения существующего порядка построения внутри организации и решить, кто будет проводить оценку взаимодействий и процессов, а также выработку пути и способа преобразований. Проведением подобных мероприятий может заниматься специально созданная группа из наиболее компетентных сотрудников организации, а также привлеченная сторонняя организация, оказывающая подобные услуги.
Если разработкой новой оргструктуры будет заниматься группа, состоящая из работников организации, полагаем целесообразным издать приказ (распоряжение), в котором отразить цели, задачи, компетенцию и сроки проведения анализа и разработки предложений по изменению внутреннего устройства компании.
2. Рассчитать количество подразделений и оптимальную численность сотрудников. Норма численности подразделения организации — это установленная, необходимая для выполнения конкретных производственных функций или объемов работ в конкретных организационно-технических условиях численность работников определенного профессионально-квалификационного состава <1>. Нормы численности рассчитываются на основе затрат, соответствующих эффективному использованию трудовых и материальных ресурсов при соблюдении обоснованных режимов труда и отдыха.
<1> Пункт 13 Инструкции о порядке организации нормирования труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 21.03.2008 N 53.
Расчет трудоемкости может показать и обосновать три варианта (сценария), исходя из которых будут приниматься и управленческие решения. Так, если:
- для выполнения объема работ недостаточно сотрудников — рассчитывается оптимальное их количество, на работу принимаются новые сотрудники;
- сотрудники загружены не полностью, в результате чего неэффективно используется их рабочее время — определяется, сколько сотрудников можно направить на решение других задач, перевести в другие подразделения (филиалы) или уволить;
- текущее количество сотрудников равно оптимальной численности сотрудников — можно констатировать, что деятельность выстроена эффективно и не требует изменений.
3. Наименование и компетенция внутренних подразделений. При выборе наименования для реорганизуемых, создаваемых оргструктур руководствуются следующими нормами управляемости:
- управление создается, если в его состав входит не менее семи человек, включая руководителя;
- отдел — не менее четырех человек, включая руководителя;
- сектор (бюро, группа) — не менее трех человек, в том числе руководитель <2>.
<2> Часть десятая п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 N 1.
4. Разработать оргструктуру.
Оргструктура как документ — это схема, отражающая уровни управления, функциональные подразделения и (или) отдельные должности.
СПРАВОЧНО
Наиболее распространенные виды оргструктуры:
- функциональная (подразделения укомплектовываются исходя из близости профессий. Руководят подразделениями наиболее квалифицированные специалисты. Ответственность распределяется сверху вниз);
- линейная (в ее основе лежит принцип единоначалия, в соответствии с которым каждый сотрудник организации имеет только одного непосредственного руководителя);
- плоская (подразумевает минимизацию уровней в управленческой иерархии);
- процессная (отражает способность исполнителей конкретных процессов гибко взаимодействовать и выстраивать свою деятельность исходя из модели отношений поставщик — клиент (следующий в цепочке исполнитель рассматривается как внутренний клиент, потребности которого нужно максимально удовлетворять));
- дивизиональная (предполагает достаточно широкую автономию для некоторых подразделений, называемых дивизионами. Дивизион может заниматься выпуском определенного вида продукции, работой на конкретной территории или на особом рынке. Дивизиональная оргструктура создает условия для частичной децентрализации процесса принятия решений);
- матричная (базируется на принципе множественного (чаще всего двойного) подчинения)
Прежде чем приступать к непосредственному формированию внутреннего устройства компании, необходимо изучить основные ее типы для понимания их влияния в целом. Выбор того или иного типа, а также их сочетание позволит:
- распределить обязанности между подразделениями;
- усилить ответственность каждого исполнителя на определенном этапе работы;
- рассредоточить или, наоборот, сосредоточить в одном органе (лице) весь круг принимаемых решений и др.
5. Разработать локальные нормативные правовые акты (положения об отделах, службах и т.д.), что позволит закрепить:
- функции и распределить обязанности между подразделениями и внутри них;
- уровни иерархии и подчиненности внутри организации;
- компетенции каждого подразделения;
- условия сотрудничества и др.
6. Разработать и внести уточнения в должностные инструкции. Это определит:
- круг обязанностей работника;
- уровень и степень ответственности;
- порядок взаимодействия с непосредственным руководителем или подчиненными;
- уровень компетентности сотрудника, который должен занимать должность или обладать профессиональными навыками;
- в дальнейшем правильно сформировать профиль компетенций для поиска сотрудника и др.
7. Указать дату введения новой оргструктуры.
Для введения изменений может понадобиться значительное время. Прежде всего на определение даты будет влиять необходимость соблюдения в трудовых отношениях между работником и нанимателем установленных законодательством сроков и процедур. Если в результате преобразований понадобится сокращение работников, то потребуется предупредить их о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца <3>. Следовательно, исключить должность или профессию из штатного расписания наниматель сможет только после увольнения работника, т.е. не ранее чем через два месяца после уведомления. Однако в данном правиле есть исключение. Если наниматель примет решение и с согласия работника заменит предупреждение выплатой компенсации <4>, то введение новой структуры в организации может произойти раньше.
<3> Часть третья ст. 43 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК).
<4> Часть четвертая ст. 43 ТК.
8. Принять решение об изменении оргструктуры и отразить эти изменения в штатном расписании.
После установления даты введения нового внутреннего устройства компании наниматель принимает решение, оформляемое на практике приказом, в котором указывается суть преобразований и вносимых в штатное расписание изменений. Полагаем целесообразным не делать дополнение к штатному расписанию, а утвердить и ввести в действие новое штатное расписание.
Трудовые отношения
Оформление трудовых отношений будет зависеть от характера нововведений и их влияния на условия труда работников.
1. Наименования должностей и характер выполняемой работы остаются прежними. Если в процессе преобразования изменилось только наименование подразделения, необходимо внести уточнения в трудовой договор работника, т.к. в нем должно быть правильно указано наименование структурного подразделения <5>. Это можно сделать путем подписания сторонами дополнительного соглашения.
<5> Пункт 2 части второй ст. 19 ТК.
Если работник отказывается подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору, придется провести процедуру изменения существенного условия труда. Несмотря на то что наименование структурного подразделения не относится к существенным условиям труда, рекомендуем нанимателю для его изменения использовать именно этот механизм, поскольку понудить работника к подписанию дополнительного соглашения он не вправе. При изменении существенного условия труда и соблюдении установленной законодательством процедуры <6> у работника будет возможность согласиться или отказаться, а у нанимателя — прекратить трудовые отношения с работником <7>, если он откажется от изменения наименования структурного подразделения.
<6> Статья 32 ТК.
<7> Пункт 5 ст. 35 ТК.
2. Новые должности. При введении в результате преобразования внутреннего устройства компании новых должностей наниматель может:
- принять нового сотрудника на работу;
- переместить работника в рамках одной должности и выполняемой работы на новое рабочее место (в новое подразделение) <8>;
- перевести работника с его согласия с одной должности на другую <9>.
<8> Статья 31 ТК.
<9> Статья 30 ТК.
3. Сокращаемые должности. В случае если должность необходимо сократить, не стоит спешить предупреждать сотрудников о предстоящем сокращении. К примеру, если одни должности сокращаются, а другие вводятся, то наниматель может оценить компетентность работников и возможность выполнения ими работы по новым должностям. Такой оценке может способствовать проведение аттестации сотрудников <10>. Причем можно воспользоваться и результатами ранее проведенной аттестации.
<10> Типовое положение об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 N 784.
Кроме того, не стоит забывать о гарантиях, предоставляемых некоторым категориям граждан при сокращении <11>.
<11> Статья 45 ТК.