Главный бухгалтер является одной из ключевых должностей на любом предприятии. Это должностное лицо решает многие вопросы. От качества его работы зависит стабильность существования предприятия, а ошибки могут повлечь значительные финансовые потери, в частности в виде штрафных санкций.
В соответствии со ст. 6 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII “О бухгалтерском учете и отчетности” (далее – Закон N 3321-XII) руководитель организации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения.
В связи с важностью данной должности актуальна и правильность оформления увольнения с нее. Рассмотрим основные шаги, которые должны сделать директор (наниматель) и кадровая служба предприятия, чтобы правильно оформить увольнение бухгалтера и избежать возможных негативных последствий.
Шаг 1. Определение порядка увольнения.
Трудовой договор (контракт) с главным бухгалтером, как и с любым другим сотрудником предприятия, прекращается по основаниям, предусмотренным в ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК):
- соглашение сторон (статья 37 ТК);
- истечение срока трудового договора (пункты 2 и 3 части первой статьи 17 ТК), кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
- расторжение трудового договора по собственному желанию (статья 40 ТК), или по требованию работника (статья 41 ТК), или по инициативе нанимателя (статья 42 ТК);
- перевод работника, с его согласия, к другому нанимателю или переход на выборную должность;
- отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации;
- обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 44 ТК);
- расторжение трудового договора с предварительным испытанием (статья 29 ТК).
В соответствии со ст. 47 ТК трудовой договор с главным бухгалтером может быть прекращен в случаях однократного грубого нарушения им трудовых обязанностей, а также в случае совершения им виновных действий как работником, непосредственно обслуживающим денежные и материальные ценности, если эти действия являются основанием для утраты доверия к нему со стороны нанимателя.
Кроме того, подп. 2.10 п. 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 N 29 “О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины” предусмотрены дополнительные основания досрочного расторжения контракта.
Совет. В соответствии со ст. 40 ТК расторжение трудового договора, заключенного на неопределенный срок, по желанию работника возможно после предупреждения об этом нанимателя письменно за один месяц. С согласия сторон и в случаях, предусмотренных в коллективном договоре, трудовой договор может быть расторгнут до истечения срока предупреждения. То есть главный бухгалтер должен написать заявление об увольнении. Также рекомендуем истребовать заявление от работника в случае увольнения по соглашению сторон (ст. 37 ТК).
В соответствии с подп. 10.6 п. 10 Положения о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.09.1999 N 1476, в контракте должна быть предусмотрена обязанность каждой из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за один месяц до истечения срока действия контракта письменно предупредить другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения.
То есть в случае увольнения в связи с истечением срока контракта (ч. 1 ст. 38 ТК) не позднее чем за один месяц до увольнения директор (наниматель) должен сообщить о предстоящем увольнении работнику в письменной форме. Данный документ оформляется в двух экземплярах и подписывается директором.
Рекомендуем один экземпляр уведомления передать работнику лично (в этом случае на втором экземпляре уведомления, остающемся у нанимателя, работник делает своей рукой следующую надпись: “Получено на руки лично”, а также ставит дату подписания, подпись и указывает свою фамилию и инициалы) или отправить ему по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Второй экземпляр уведомления с отметкой о получении работником или квитанцией почты о направлении заказного письма должен храниться в кадровой службе предприятия.
Шаг 2. Проведение аудита.
Перед увольнением главного бухгалтера возможно приглашение аудиторской организации для проведения аудита, что позволит выявить допущенные ошибки и недостатки в работе главного бухгалтера, а также состояние дел бухгалтерского учета.
Совет. Рекомендуем провести, в частности, аудит правильности отражения операций по счетам бухгалтерского учета (ст. 2 Закона Республики Беларусь от 08.11.1994 “Об аудиторской деятельности”).
Данный вид аудита проводится по специальному аудиторскому заданию в соответствии с Правилами аудиторской деятельности “Аудиторское заключение по специальному аудиторскому заданию”, утвержденными постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 23.01.2002 N 8 “Об утверждении Правил аудиторской деятельности” (далее – Правила N 8). Вопросы для специального аудиторского задания должны быть сформулированы четко, конкретно во избежание их двоякого толкования.
При заключении договора на проведение аудита необходимо указать срок завершения проведения работ до увольнения и передачи дел, а также содержание и объем работ по специальному аудиторскому заданию (желательна проверка за период после последней налоговой проверки или за период работы главного бухгалтера). В договоре указывается цель, для которой будет подготовлен отчет (аудиторское заключение), а также возможно установить ограничения на ознакомление с ним иного круга лиц (п. 8 – 9 Правил N 8), кроме указанных в договоре. Кроме того, желательно включить в спецзадание вопросы по правильности исчисления налогов и сборов, так как главный бухгалтер несет ответственность и за данные вопросы, а не только за достоверность составления бухгалтерской отчетности.
Шаг 3. Издание приказа о приеме-передаче дел.
Директор (наниматель) должен издать приказ о приеме-передаче дел в связи с увольнением главного бухгалтера (в этом приказе можно одновременно отразить увольнение главного бухгалтера и назначение нового, в то же время прием и увольнение могут быть оформлены отдельными приказами).
Совет. Приказ должен быть издан за некоторое время до увольнения главного бухгалтера (срок зависит от объема подлежащих передаче документов, это может быть 1 день, а может быть неделя).
В приказе о приеме-передаче дел в связи с увольнением главного бухгалтера должны быть указаны:
- фамилия, имя и отчество лица, передающего дела, и лица, принимающего дела;
- фамилия, имя и отчество лица, которому будут переданы бланки строгой отчетности;
- дата оформления акта приема-передачи дел;
- срок приема-передачи дел.
Если предприятие довольно большое и передается довольно много дел, рекомендуем создать комиссию по передаче дел и ее состав также закрепить в приказе.
Шаг 4. Инвентаризация.
Если главный бухгалтер является материально ответственным лицом, то при его увольнении должна проводиться обязательная инвентаризация (ст. 12 Закона N 3321-XII), проведение которой оформляется соответствующим актом.
Шаг 5. Передача дел и оформление акта приема-передачи дел.
Прием и сдачу дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера необходимо оформить актом, что требует ст. 7 Закона N 3321-XII. Однако процедура приема-передачи дел при смене главного бухгалтера законодательством не оговаривается.
Передаче подлежат те документы, за которые отвечает главный бухгалтер, а он отвечает за постановку и ведение бухгалтерского учета в организации; формирование учетной политики организации; составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности; правильное начисление и перечисление налогов и сборов в бюджет; составление статистической отчетности, представление указанной отчетности в установленном порядке в соответствующие органы и т.п.
Следовательно, новому главному бухгалтеру должны быть переданы: положение (приказ) по учетной политике, первичные учетные документы, бухгалтерская и статистическая отчетность, налоговая отчетность, регистры бухгалтерского и налогового учета, журналы регистрации доверенностей, приходных и расходных кассовых ордеров и т.д.
Совет. Следует обратить внимание на передачу бланков строгой отчетности, которые хранятся у главного бухгалтера. Рекомендуем провести инвентаризацию бланков строгой отчетности до момента оформления акта приема-передачи дел.
Также рекомендуем распечатать регистры бухучета со всеми предусмотренными законодательством реквизитами (согласно ст. 10 Закона N 3321-XII это название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за его ведение, главного бухгалтера). Иначе в случае спора доказать, что новым главным бухгалтером или иным лицом в регистры за предыдущие периоды не были внесены изменения, будет тяжело.
В акте приема-передачи дел следует охарактеризовать состояние передаваемых дел на дату передачи.
Форма акта нормативно не закреплена, требования к его содержанию также не закреплены. Соответственно акт составляется в произвольной форме.
В акте необходимо отразить:
- название документа;
- дату и место составления акта;
- фамилии, имена и отчества лиц, сдающих и принимающих дела;
- дату и номер приказа, на основании которого проведены прием-передача дел;
- наименования папок, подшивок (названий первичных учетных документов);
- серии и номера неиспользованных бланков строгой отчетности, чековых книжек;
- переданные печати, штампы, ключи от сейфа, кабинета, другое имущество;
- другое по усмотрению.
Рекомендуем в акте указать наименования, даты, номера и другие реквизиты передаваемых документов. Считаем, что передаваемые документы следует перечислить, а если их очень много, то хотя бы указать папки (подшивки) документов, например: “Бухгалтерская отчетность за 2007 год”, “Банк за 1 квартал 2008 года”.
В акте необходимо указать дату передачи документов и отразить те документы, которые утеряны, не велись либо велись с нарушениями. Если имеются замечания по оформлению дел (документы не прошиты, не пронумерованы и т.д.), то это следует также указать в акте.
Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (как минимум, лицами, передающими и принимающими дела, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия, то членами этой комиссии), и утверждается директором.
Шаг 6. Приказ об увольнении.
Если в приказе о приеме-передаче дел не было пункта об увольнении бухгалтера, то необходимо оформить приказ об увольнении главного бухгалтера и ознакомить его под роспись.
Совет. Главный бухгалтер должен на приказе написать собственной рукой: “Ознакомлен, согласен”, а также поставить дату подписания, подпись и указать свою фамилию и инициалы.
Шаг 7. Выдача трудовой книжки и расчета.
В последний день работы увольняемому главному бухгалтеру необходимо выдать трудовую книжку (о чем он должен расписаться в книге движения трудовых книжек) и произвести окончательный расчет.
Последовательное выполнение вышеуказанных шагов позволит избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций, а при их возникновении – выйти победителем.
Примечание. В данной статье не рассматривался вопрос о порядке действий по последующему назначению на должность нового главного бухгалтера, а также порядок уведомления государственных органов о смене бухгалтера.