Текущая переписка заказчика и подрядчика — залог успешного разрешения конфликта

Проблема взыскания задолженности с недобросовестных контрагентов остро стоит перед субъектами хозяйствования различных сфер деятельности. Строительные компании часто обращаются за юридическими услугами с целью взыскания задолженности с недобросовестных контрагентов, а также по вопросам нарушения сроков строительства, передачи фронта работ, проектно-сметной документации, качества работ и т. п. В процессе подготовки иска, заявления о возбуждении приказного производства, иной документации юристам приходится сталкиваться с отсутствием надлежащей доказательной базы. Это приводит к затруднению процесса доказывания в суде, затягиванию сроков либо, наоборот, делает невозможным доказывание и, как следствие, приводит к отказу в заявленных требованиях.

Конечно, понять руководителей крупных строительных компаний можно, так как в силу своей загруженности они, пробежав глазами текст, подготовленный секретарем, подписывают письмо контрагенту (заказчику или подрядчику), иногда даже не вникнув в его содержание. Это касается и главного инженера, его заместителей, заместителей директора. Для них важнее процесс строительства (чтобы работы выполнялись качественно и в срок).

Может быть и иная ситуация, когда руководитель компании считает, что такое письмо может подготовить секретарь-делопроизводитель либо иной работник компании, а привлекать юриста не нужно, так как сложности в написании письма нет. А затем уже в судебном заседании руководитель компании понимает, что письмо составлено неверно и не может служить надлежащим доказательством.

Безусловно, наличие даже такого письма лучше, чем его отсутствие. Многие проблемные вопросы строительства руководители строительных компаний решают на планерках, совещаниях либо вообще путем телефонных переговоров, а, как известно, «слово» не является надлежащим доказательством в суде. Поэтому для надежной защиты своего права стороне необходимо всегда иметь письменные доказательства. Этим и обуславливается важность текущей переписки между участниками строительства — заказчиком и подрядчиком.

Приведем пример. Между заказчиком и подрядчиком был заключен договор строительного подряда на выполнение комплекса строительно-монтажных работ. На момент заключения договора сторонами были согласованы все существенные условия договора. Взаимные претензии сторон отсутствовали.

Однако после заключения договора уже в процессе строительства начали появляться первые проблемы, связанные с качеством работ, их приемкой, нарушением сроков строительства и оплаты выполненных работ, невыполнением условий договора по передаче проектно-сметной документации, фронта работ и т. п.

Законодательством Республики Беларусь (ч. 2 п. 2 ст. 10 Гражданского кодекса Республики Беларусь, приложение 1 к Хозяйственному процессуальному кодексу Республики Беларусь (далее — ХПК)) на такой случай предусмотрен обязательный претензионный порядок урегулирования споров.

Законодатель, предлагая использовать обязательный претензионный порядок урегулирования споров, дает сторонам время для оценки требований и правовой позиции сторон, формирования доказательной базы, выработки окончательного решения, в том числе о необходимости обращения в экономический суд в порядке приказного или искового производства.

Однако уже привычная всем формула: обязательная претензия — обращение в экономический суд (если иное не предусмотрено в договоре), не дает, по нашему мнению, ожидаемого эффекта.

В случае возникновения спора стороны сами заинтересованы в его досудебном урегулировании путем переговоров, в том числе с помощью переписки. Сторона договора, которая считает, что были нарушены ее права, будет обращаться с соответствующим письмом к контрагенту и требовать устранения нарушений. Направление претензии может, наоборот, обострить взаимоотношения между сторонами, тем более что многие руководители компаний очень негативно реагируют на слово «претензия», т. к. оно сразу ассоциируется с судом. Они готовы добровольно устранить нарушения после получения писем.

Именно к процессу подготовки письма руководителям строительных компаний следует привлекать юристов. Грамотный юрист, прежде чем писать письмо, соберет необходимую информацию и документацию, пообщается с необходимыми инженерно-техническими и иными работниками, сопоставит полученные данные с нормами действующего законодательства и только потом начнет подготовку письма. Такое письмо будет содержать требование стороны и обстоятельства для направления требований, доказательства, подтверждающие изложенные в письме обстоятельства, со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты и перечень прилагаемых к письму документов.

По сути такое письмо будет очень похоже на претензию, но если письмо не будет названо «претензия», то для суда оно не будет являться таковым. Оно будет считаться письменным доказательством. Так, на основании абз. 2 ч. 2 ст. 83 и ч. 1 ст. 84 ХПК к средствам доказывания относятся письменные доказательства, к которым, в свою очередь, относятся деловая корреспонденция, иные документы и материалы, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, в том числе выполненные в форме цифровой, графической записи, полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Важное значение имеет и правильность направления письма. Так, готовое письмо следует направлять контрагенту через почтовое отделение заказным письмом с уведомлением либо ценным письмом. Возможен вариант передачи письма непосредственно контрагенту с проставлением отметки о его получении. В дальнейшем для суда это будет являться письменным доказательством направления письма и получения его контрагентом.

Приведем пример из практики.

ОАО «А» (подрядчик, истец) обратилось в суд с иском к ООО «Б» (заказчик, ответчик) о взыскании неустойки за необоснованное уклонение заказчика от приемки выполненных подрядчиком строительно-монтажных работ и оформления документов, подтверждающих их выполнение, по договору строительного подряда.

Ответчик (заказчик) в отзыве на иск и в судебном заседании требования не признал, указал на наличие мотивированного отказа с его стороны от приемки строительных работ и оформления документов, подтверждающих их выполнение.

В ходе судебного заседания было установлено, что между ОАО «А» и ООО «Б» был заключен договор строительного подряда на выполнение строительно-монтажных работ на объекте «Многоэтажные жилые дома» в г. Минске.

В соответствии с условиями договора подрядчик был обязан не позднее 25-го числа отчетного месяца представить заказчику для подписания акт формы С-2 и не позднее отчетного месяца — справку формы С-3. При этом подрядчик обязан был представлять заказчику форму С-2 не позднее 5 дней, а форму С-3 — не позднее 2 дней, следующих за последним рабочим днем отчетного месяца. Заказчик обязан был в течение 5 дней рассмотреть представленные формы, подписать их и заверить печатью. При несогласии с данными, отраженными в формах, ответчик обязан был возвратить их с письменным мотивированным отказом в указанный срок.

Так, указанные документы за июнь были подписаны подрядчиком. 20 июня они были переданы представителю заказчика для рассмотрения.

22 июня заказчик в адрес подрядчика направил письмо, в котором указал на наличие брака и недоделок в выполненных работах, а также необходимость представления журнала работ, паспортов и сертификатов на материалы, актов на огрунтовку, необходимых для рассмотрения представленного акта приемки выполненных работ.

В соответствии с условиями договора некачественно выполненные работы, а также последующие связанные с ними работы до устранения дефектов не подлежат оплате. Аналогичная норма закреплена в п. 60 Правил заключения и исполнения договоров строительного подряда, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.09.1998 N 1450.

23 августа подрядчик повторно составил акт формы С-2 за июнь и справку формы С-3 с корректировками и направил их заказчику с сопроводительным письмом, в котором указал на внесение им исправлений в указанные документы.

6 сентября в письме заказчик вновь отказался от подписания указанных документов, мотивировав это неверным отображением стоимости работ по штукатурке лифтового помещения.

Оценив в совокупности представленные сторонами доказательства по делу, исследовав переписку сторон, иные письменные доказательства, суд пришел к выводу, что отказ заказчика от подписания представленных документов являлся мотивированным и обоснованным. Поэтому в удовлетворении исковых требований подрядчику было отказано.

Таким образом, руководителям строительных компаний следует обратить внимание на важность текущей переписки между заказчиком и подрядчиком как на инструмент добровольного урегулирования спора, доказывания своей правоты, а также надлежащей доказательной базы в суде.