Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудовых договоров с работниками, является для работника основной.
1. Нормативная база по ведению и учету трудовых книжек (вкладышей к ним)
1. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 N 1635 “О трудовых книжках работников” (далее – постановление).
2. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее – Инструкция).
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки изложен в главе 10 Инструкции.
2. Действия нанимателя по выдаче дубликата трудовой книжки
Наниматель, в случае утраты трудовой книжки по своей вине, обязан самостоятельно принять меры для получения документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
Необходимо получить у работника всю информацию о предыдущих местах работы. Далее наниматель направляет на предыдущие места работника запросы о выдаче документов, подтверждающих стаж работы.
Пример запроса о выдаче документов, подтверждающих стаж работы
При прекращении деятельности нанимателя по вопросу выдачи справки о времени работы у данного нанимателя, размере заработной платы, а также других документов необходимо обращаться по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, местный исполнительный и распорядительный орган, архив и др.).
После получения справок о периодах работы наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) образца республиканской трудовой книжки 1995 года с надписью “Дубликат” в правом верхнем углу первой страницы.
Пример титульного листа дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам.
В разделы “Сведения о работе”, “Сведения о награждениях”, “Сведения о поощрениях” при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений). Эти записи заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.
Если работник до поступления к данному нанимателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе “Сведения о работе” в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указываются общее количество лет, месяцев, дней работы и на каких должностях или по какой профессии работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишутся наименование нанимателя, у которого работал работник, а также функциональная служба (отдел, цех, лаборатория, сектор или иное структурное подразделение) и должность (профессия, работа), на которую был принят работник.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу у того же нанимателя, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 – причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.
Пример записей в трудовую книжку при выдаче дубликата
|
Нумар запiсу Номер записи |
Дата |
Звесткi аб прыеме на работу, пераводзе на iншую работу, звальненнi (с указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт закону) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) |
На падставе чаго зроблен запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер) |
||
|
Чысло Число |
Месяц Месяц |
Год Год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
|
|
|
|
Общий трудовой стаж 2 года 6 месяцев года экономистом |
|
|
|
|
|
|
Закрытое акционерное общество “А” |
|
|
1 |
00 |
00 |
0000 |
Принят экономистом в планово- экономический отдел по контракту |
Приказ от 00.00.0000 N 00-к |
|
2 |
00 |
00 |
0000 |
Переведен на должность заместителя начальника планово- экономического отдела |
Приказ от 00.00.0000 N 00-к |
|
3 |
00 |
00 |
0000 |
Уволен в порядке перевода в Совместное общество с ограниченной ответственностью “X”, п. 4 ч. 2 ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь |
Приказ от 00.00.0000 N 00-к |
|
|
|
|
|
Начальник отдела кадров Михайлова М.М.Михайлова Печать |
|
|
|
|
|
|
Совместное общество с ограниченной ответственностью “X” |
|
|
4 |
00 |
00 |
0000 |
Принят на должность начальника отдела труда и заработной платы по контракту |
Приказ от 00.00.0000 N 00-к |
|
5 |
00 |
000 |
0000 |
Переведен на должность заместителя директора по экономике по контракту |
Приказ от 00.00.0000 N 00 |
3. Оплата бланка дубликата трудовой книжки
Согласно п. 56 Инструкции при утрате нанимателем трудовой книжки работника по причинам стихийного бедствия, производственной аварии и по другим причинам, не являющимся виной нанимателя, владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости. В соответствии с подп. 1.10 п. 1 постановления наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Таким образом, в случае, если трудовая книжка утеряна по вине работников кадровой службы, дубликат трудовой книжки выдается работнику так же без взимания стоимости дубликата.
Бухгалтерия нанимателя согласно п. 58 Инструкции вносит в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 2 к Инструкции) операции, связанные с расходованием бланка трудовой книжки (с указанием серии и номера бланка).
4. Дисциплинарная ответственность виновного лица за утрату трудовой книжки работника
Согласно подп. 1.10 п. 1 постановления наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Необходимо отметить, что трудовые книжки (вкладыши к ним) должны храниться в кадровой службе организации в запирающихся несгораемых железных сейфах (шкафах либо ящиках). Наниматель обязан обеспечивать полную сохранность трудовых книжек (вкладышей к ним). С этой целью своим приказом наниматель определяет специально уполномоченное лицо, на которое возлагается ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу работникам.
Согласно ч. 3 п. 58 Инструкции все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним работниками кадровой службы или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников. При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя.
Как следует из ч. 3 подп. 1.10 п. 1 постановления, нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного взыскания, а в предусмотренных законодательством случаях – иных мер воздействия.
Утрата трудовой книжки свидетельствует о том, что ответственное лицо ненадлежащим образом выполняет свои трудовые обязанности. Мы знаем, что за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок) устанавливается дисциплинарная ответственность. Согласно ст. 198 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания:
- замечание;
- выговор;
- увольнение (п. 4, 5, 7, 8 и 9 ст. 42, п. 1 ст. 47 ТК).
Для отдельных категорий работников с особым характером труда могут предусматриваться также и другие меры дисциплинарного взыскания (ст. 204 ТК).
Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При выборе меры дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве. К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться следующие меры: лишение премий, изменение времени предоставления трудового отпуска, а также другие меры. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.
Таким образом, за утрату трудовой книжки предусмотрена дисциплинарная ответственность.
Порядок применения дисциплинарных взысканий изложен в ст. 199 ТК. До применения дисциплинарного взыскания наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника. Отказ работника от дачи объяснения не является препятствием для применения взыскания и оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением), постановлением нанимателя. Приказ (распоряжение), постановление о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляется работнику под роспись в пятидневный срок.
Работник, не ознакомленный с приказом (распоряжением), постановлением о дисциплинарном взыскании, считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Отказ работника от ознакомления с приказом (распоряжением), постановлением оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.
Применять дисциплинарные взыскания следует с учетом сроков, предусмотренных в ст. 200 ТК: дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске. Днем обнаружения дисциплинарного проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен. При рассмотрении материалов о дисциплинарном проступке правоохранительными органами дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня отказа в возбуждении или прекращения уголовного дела. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев, а по результатам ревизии, проверки, проведенной компетентными государственными органами или организациями, – позднее двух лет со дня совершения дисциплинарного проступка.
В последующем нанимателю надлежит проанализировать причины утраты трудовой книжки, возможно – и работу кадровой службы в целом, принять меры по недопущению подобных случаев в будущем.