Наниматель имеет право издавать свои, оригинальные правила, регулирующие трудовые отношения в организации, на основе действующего трудового законодательства посредством издания локальных нормативных правовых актов (далее — ЛНПА). ЛНПА регулируют трудовые отношения между работником и нанимателем с учетом специфики деятельности организации, сферы экономических отношений, количества работников и других факторов.
Путем издания ЛНПА нанимателю предоставлено право регулировать как трудовые отношения между сторонами трудового договора, так и оплату труда.
В соответствии со ст. 1 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 N 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (далее — Закон о нормативных правовых актах) нормативный правовой акт — официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение.
Закон о нормативных правовых актах также дает следующее определение термина «локальный нормативный правовой акт»: это нормативный правовой акт, действие которого ограничено рамками одной или нескольких организаций.
ЛНПА организации рассчитан на неопределенный круг лиц (как правило, на всех работников организации либо на определенную категорию работников организации) и неоднократное применение.
Исходя из определения ЛНПА является нормативным правовым актом, т.е. является официальным документом установленной формы. ЛНПА принимается (издается) нанимателем в пределах имеющихся у него полномочий с соблюдением установленной процедуры.
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее — ТК) дает определение термина ЛНПА относительно трудовых и связанных с ними отношений. Согласно ст. 1 ТК ЛНПА — коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя.
Законодательство предоставляет нанимателю право издавать свои, локальные, оригинальные правила, регулирующие трудовые отношения и охрану труда в организации. Однако такие правила должны приниматься (издаваться) нанимателем с соблюдением норм трудового законодательства и законодательства об охране труда. ЛНПА, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными (ч. 2 ст. 7 ТК).
ЛНПА, принятые в соответствии с законодательством, являются источниками регулирования трудовых и связанных с ними отношений.
В своих ЛНПА наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде.
Нанимателю предоставлено право в некоторых случаях детализировать нормы законодательства о труде, учитывая специфику работы организации, конкретизировать оценочные категории, пояснять нормы права относительно вида деятельности организации, ее структуры.
Таким образом, ЛНПА являются важной составляющей регулирования трудовых отношений.
Во многих случаях принятие (издание) ЛНПА будет являться обязанностью, а не правом нанимателя.
Так, в ст. 194 ТК законодателем установлен перечень ЛНПА, которыми определяется трудовой распорядок в организации. Однако исходя из практического опыта, по мнению автора настоящей статьи, перечень ЛНПА, регулирующих трудовые отношения в организации, должен быть намного шире и включать:
- правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР);
- штатное расписание;
- должностные инструкции работников;
- графики работ (сменности);
- график отпусков работников;
- положение о структурном подразделении;
- положение об адаптации вновь принятых сотрудников;
- положение об оплате труда (положение о премировании).
В зависимости от специфики деятельности и в случае необходимости наниматель может разработать такие ЛНПА, как положение о нефинансовой мотивации сотрудников, положение о порядке присвоения квалификационных категорий и аттестации, соглашение о неразглашении коммерческой тайны и др.
Если в организации принят и действует коллективный договор, он будет являться одним из основных источников регулирования трудовых отношений. Другие ЛНПА организации будут разрабатываться на основании действующего коллективного договора.
Необходимо отметить, что наниматель обязан ознакомить под роспись с ЛНПА всех работников, в отношении которых такой акт действует.
1. Правила внутреннего трудового распорядка.
При приеме на работу одной из обязанностей нанимателя является ознакомление работника под роспись с документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок. Составление и утверждение ПВТР является не правом, а обязанностью нанимателя независимо от формы собственности, численности сотрудников и вида деятельности организации.
От того, насколько четко регламентированы ПВТР организации, во многом зависят трудовая и исполнительская дисциплина, микроклимат в коллективе, а также теоретическая возможность возникновения трудовых споров.
За отсутствие ПВТР в организации виновное должностное лицо нанимателя может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа на основании ч. 4 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — КоАП).
ПВТР организации должны составляться и утверждаться на основании Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 N 46 (далее — Типовые правила).
Целью ПВТР является создание условий, способствующих укреплению трудовой дисциплины, эффективному труду, рациональному использованию рабочего времени и, как следствие, повышению производительности труда.
Алгоритм составления и утверждения ПВТР следующий: разработка ПВТР — согласование с профсоюзом (при его наличии в организации) — утверждение нанимателем — ознакомление работников под роспись — размещение на видном месте.
Согласно Типовым правилам ПВТР должны состоять из нескольких разделов и размещаться в доступном для обозрения работниками месте.
В соответствии с п. 2 Типовых правил ПВТР — локальный нормативный правовой акт, регулирующий в соответствии с ТК, иными актами законодательства о труде трудовой распорядок у нанимателя, в том числе порядок приема и увольнения работников, основные обязанности сторон трудового договора, режим рабочего времени и времени отдыха, применяемые к работникам виды поощрений за труд и меры дисциплинарного взыскания.
В разделе 1 «Общие положения» ПВТР необходимо указать, какими именно локальными нормативными актами нанимателя кроме ПВТР регулируется внутренний трудовой распорядок в организации (трудовые договоры, положения и др.).
Если в организации есть профсоюз, ПВТР должны быть утверждены с участием профсоюза, а в случае его отсутствия наниматель утверждает ПВТР самостоятельно. При этом в случае возникновения разногласий между нанимателем и профсоюзом наниматель вправе утвердить ПВТР самостоятельно.
В зависимости от целей деятельности организации наниматель вправе выделить приоритетные направления, для которых составляются и утверждаются ПВТР.
Утвержденные в установленном порядке ПВТР являются обязательными как для работников, так и для нанимателей.
Необходимо отметить, что наниматель вправе при составлении ПВТР включить в них и другие разделы, не установленные Типовыми правилами, например «О командировании сотрудников», «О предоставлении отпусков», «О материальной ответственности» и др.
При разрешении вопросов, не урегулированных ПВТР организации, работник и наниматель руководствуются действующим трудовым законодательством.
2. Штатное расписание.
Штатное расписание является ЛНПА, определяющим трудовой распорядок для работников (ст. 194 ТК).
Одной из обязанностей нанимателя является разработка и утверждение штатного расписания. Содержание и форма такого ЛНПА определяется нанимателем в зависимости от вида экономической деятельности организации и ее целей.
В штатном расписании наименования профессий рабочих устанавливаются в строгом соответствии с ЕТКС. Наименования должностей служащих устанавливаются в соответствии с ЕКСД.
Согласно п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК трудовая функция, а именно работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации работника, должна быть указана в штатном расписании нанимателя.
Штатное расписание имеет прямое отношение к другим ЛНПА организации. Так, например, с учетом штатного расписания организации составляются должностные (рабочие) инструкции, положение о структурном подразделении, положение об оплате труда и др.
3. График трудовых отпусков работников.
График трудовых отпусков работников относится к группе ЛНПА, которые наниматель обязан составить и утвердить. В соответствии с ч. 1 ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.
Конкретная дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.
При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с требованиями ч. 4 ст. 168 ТК.
В обязанности нанимателя входит составление графика трудовых отпусков на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доведение его до сведения всех работников.
В случае отсутствия утвержденного графика трудовых отпусков работников между нанимателем и работниками довольно часто возникают трудовые споры о сроке предоставления отпуска. В том случае, если работник обратится за разрешением вопроса о непредоставлении ему трудового отпуска в структурное подразделение Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и факт отсутствия графика трудовых отпусков работников подтвердится, должностное лицо нанимателя может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа на основании ч. 4 ст. 9.19 КоАП.
При составлении графика трудовых отпусков необходимо учитывать, что для вновь принятых работников трудовые отпуска за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через шесть месяцев работы у нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 166 ТК.
Необходимо отметить, что при составлении графика трудовых отпусков работников наниматели довольно часто указывают лишь месяц начала трудового отпуска, а не точную календарную дату. Такие действия нанимателя не нарушают трудовое законодательство, однако могут повлечь возникновение трудового спора между работником и нанимателем о точной дате начала трудового отпуска.
Кроме того, согласно ст. 169 ТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней.
Статья 168 ТК не содержит обязанности нанимателя знакомить всех работников организации с графиком трудовых отпусков под роспись. График трудовых отпусков может быть размещен на видном месте, к которому имеют доступ все работники организации.
Таким образом, составление нанимателем в установленный срок графика трудовых отпусков с указанием календарной даты начала трудового отпуска работников и ознакомление с ним работников под роспись позволяет нанимателю исключить возможность возникновения трудового спора о конкретной дате начала трудового отпуска, а также исполнить обязанность по уведомлению работника о времени начала трудового отпуска согласно требованиям ст. 169 ТК.
4. Должностные инструкции работников.
Трудовая функция работника устанавливается в том числе его должностной (рабочей) инструкцией. Должностная инструкция является основным ЛНПА при организации труда работника. В ней прописываются основные требования, предъявляемые к работнику, его права и обязанности.
Должностная инструкция выступает важным документом при рассмотрении вопроса о привлечении работника к дисциплинарной или материальной ответственности.
Согласно ст. 197 ТК за противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок) устанавливается дисциплинарная ответственность. Трудовые обязанности работника устанавливаются в том числе его должностной инструкцией. При отсутствии должностной инструкции на соответствующую должность, установленную штатным расписанием организации, доказать, что неисполненная (ненадлежащим образом исполненная) обязанность возлагалась именно на конкретного работника, будет довольно проблематично для нанимателя.
Наличие должностной инструкции на каждую должность, установленную штатным расписанием, является необходимым условием надлежащей организации не только трудового процесса, но и трудовой и исполнительской дисциплины.
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственным руководителем работника и утверждается приказом руководителя организации.
Для того чтобы должностная инструкция являлась полноценным ЛНПА, регулирующим трудовой процесс в организации, необходимо наличие в ней таких разделов, как:
- требования, предъявляемые к соискателям на должность;
- трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации, функциональных обязанностей);
- права работника;
- обязанности работника;
- установление подчиненности между работниками;
- взаимозаменяемость в случае отсутствия работника (работников);
- порядок временного перевода на другую работу;
- ответственность работника.
Должностная инструкция составляется нанимателем на конкретную должность, установленную штатным расписанием организации, в том числе вакантную. Наниматель разрабатывает и утверждает должностные инструкции самостоятельно.
Унифицированная форма должностной инструкции содержится в УСОРД.
При разработке должностной инструкции также необходимо руководствоваться общими требованиями к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, установленными Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее — постановление N 4).
Разработка должностной инструкции осуществляется нанимателем с учетом требований, предъявляемых ЕКСД к соответствующей должности.
При разработке должностной инструкции нанимателю необходимо учитывать, что установить все обязанности работника в ЛНПА в большинстве случаев невозможно. Согласно п. 2 ч. 1 ст. 53 ТК работник обязан выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) нанимателя, не противоречащие законодательству и ЛНПА.
5. Графики работ (сменности).
Нанимателю необходимо осуществлять контроль за соблюдением работниками режима рабочего времени.
В обязанности нанимателя входит распределение для работников норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов.
Режим рабочего времени работников разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя, установленного ПВТР.
Работа в две и более смены считается сменной работой. Сменная работа вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса (работы) превышает установленную продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема производства (работ, услуг) (ч. 1 ст. 125 ТК).
График работ (сменности) утверждается нанимателем самостоятельно или по согласованию с профсоюзом при его наличии в организации (ч. 5 ст. 123 ТК).
Единая форма графика работ (сменности) законодателем не утверждена и поэтому оформляется нанимателем в произвольной форме. В графике работ (сменности) обязательно необходимо указать:
- время начала и окончания смены;
- время начала и окончания перерыва для отдыха и питания, технологического перерыва и других перерывов при их наличии согласно ПВТР;
- количество смен в отчетный период (месяц, квартал и др.);
- количество рабочих и выходных дней в отчетном периоде;
- другую информацию, учитывающую специфику вида деятельности организации.
Продолжительность смены не может превышать 12 часов. Перечень категорий работников, для которых может устанавливаться продолжительность смены свыше 12 часов, но не более 24 часов, утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.2008 N 104 «О продолжительности смены свыше 12 часов для отдельных категорий работников».
Работники чередуются по сменам равномерно. Работа в течение двух смен подряд запрещается.
Исходя из сложившейся практики график работ (сменности) целесообразно составлять на каждого работника индивидуально.
Минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами (от конца одной до начала следующей) должна быть вместе со временем перерыва для отдыха и питания не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене.
Если продолжительность смены по графику больше восьми часов, уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами компенсируется за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха.
При составлении графиков сменности необходимо учитывать, что согласно ст. 113 ТК работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на основании аттестации рабочих мест по условиям труда устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 35 часов в неделю.
Нанимателям необходимо учитывать, что утверждение графика работ (сменности) не освобождает от обязанности вести табеля учета рабочего времени.
Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее одного месяца до введения его в действие.
6. Положение о структурном подразделении.
Организация может состоять из значительного количества структурных подразделений, в том числе расположенных в разных районах города или даже различных населенных пунктах. Достижение цели организации во многом будет зависеть от взаимодействия, оперативного разрешения возникающих проблем структурными подразделениями.
Немаловажной задачей является четкое разграничение функций и обязанностей между структурными подразделениями внутри организации.
Разделение функций и обязанностей помогает нанимателю наладить надлежащий контроль за эффективностью работы каждого структурного подразделения, разработать в случае необходимости дополнительную систему мотивации персонала.
Положение о структурном подразделении является ЛНПА, определяющим статус структурного подразделения в организации, его функции, основные задачи, права и обязанности, порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями.
Такое положение разрабатывается нанимателем самостоятельно. После утверждения с положением необходимо ознакомить всех работников структурного подразделения.
При разработке положения о структурном подразделении необходимо руководствоваться другими ЛНПА организации, ЕКСД, постановлением N 4.
Положение о структурном подразделении может содержать такие разделы, как:
- общие положения;
- организационная структура;
- функции и задачи;
- подчиненность и взаимоотношения с другими структурными подразделениями;
- права и обязанности;
- ответственность.
7. Положение об адаптации вновь принятых сотрудников.
Такой ЛНПА будет являться наиболее актуальным для организаций, принимающих работников на работу с испытательным сроком. Под адаптацией вновь принятого сотрудника понимается процесс представления его коллективу, ознакомления с организацией, ее основными задачами, способами выполнения работы, а также обучения работника.
В ходе адаптации сотрудник должен овладеть основными необходимыми для работы в организации навыками и, возможно, новой спецификой трудовой деятельности. Ответственные должностные лица нанимателя в свою очередь должны обучать нового сотрудника и помогать ему овладеть необходимыми навыками, в том числе посредством консультаций, и дать оценку профессиональных качеств работника по окончании испытательного срока.
Положение об адаптации вновь принятых сотрудников (далее — Положение об адаптации) разрабатывается и утверждается нанимателем. Процесс его разработки и утверждения не будет отличаться от принятия других ЛНПА организации.
В Положении об адаптации необходимо установить этапы адаптации, сроки их проведения, критерии оценки результатов обучения вновь принятого сотрудника.
В соответствии со ст. 28 ТК с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе трудовой договор по соглашению сторон может быть заключен с условием предварительного испытания.
Срок предварительного испытания не должен превышать трех месяцев, не считая периода временной нетрудоспособности и других периодов, когда работник отсутствовал на работе.
Общий срок адаптации вновь принятых сотрудников целесообразно устанавливать также не более трех месяцев.
Положение об адаптации должно состоять из следующих разделов:
1. Общие положения.
В первом разделе указываются цели и задачи проведения адаптации, среди которых в зависимости от вида деятельности организации могут быть:
- подробное информирование сотрудника о специфике работы организации;
- ознакомление с особенностями труда на рабочем месте;
- обучение сотрудника;
- обеспечение достижения эффективности работы в короткие сроки;
- определение направлений обучения с целью совершенствования профессиональных навыков;
- уменьшение ошибок в связи с началом работы на новом рабочем месте;
- оценка профессиональных навыков и качеств работника.
2. Распределение обязанностей участников процесса адаптации.
С целью проведения процесса адаптации наиболее эффективно для каждого вновь принятого сотрудника необходимо назначить куратора. Во втором разделе необходимо прописать обязанности куратора, его функции. Также необходимо установить процент участия в процессе адаптации руководителя структурного подразделения вновь принятого сотрудника.
3. Этапы адаптации. Сроки их проведения.
В третьем разделе прописываются конкретные этапы адаптации и сроки их выполнения.
4. Критерии оценки результатов адаптации. Контроль за проведением адаптации.
8. Положение об оплате труда (положение о премировании).
Положение об оплате труда является основным документом, на основании которого рассчитывается заработная плата работников организации. В положении об оплате труда указывается система оплаты труда, применяемая для каждого структурного подразделения, перечисляются оклады (тарифные ставки) работников, причитающиеся им надбавки, премии, компенсационные выплаты и др.
В положении об оплате труда необходимо детально прописать механизм начисления заработной платы работнику, критерии и порядок оценки нанимателем результативности труда.
Помимо своей основной функции положение об оплате труда является важным фактором повышения эффективности труда. Наличие прогрессивной системы оплаты труда в организации с установленными и прописанными в положении об оплате труда критериями для увеличения заработной платы выступает сильным мотиватором труда. В такой ситуации работник прекрасно представляет, что его доход напрямую зависит от его личного вклада в результат работы.
В зависимости от системы оплаты труда наниматель может разработать и утвердить положение о премировании. Положение о премировании может являться частью положения об оплате труда.
Положение об оплате труда должно состоять из разделов. Количество разделов и их содержание зависит от структуры организации, вида деятельности, применяемой системы оплаты труда и других факторов.
Примерная структура положения об оплате труда может быть такой:
1. Общие положения.
В первом разделе, как и в большинстве других ЛНПА, прописываются цели и задачи положения об оплате труда.
Необходимо указать, что положение разрабатывается и утверждается с целью стимулирования и повышения эффективности труда.
Основными задачами положения об оплате труда в зависимости от вида деятельности организации могут являться:
- внедрение прогрессивной системы оплаты труда;
- повышение эффективности и качества работы сотрудников;
- стимулирование деловой инициативы сотрудников;
- экономное использование сотрудниками организации материальных ресурсов организации;
- наличие мотивации для карьерного роста сотрудников;
- справедливое распределение фонда заработной платы в зависимости от личного вклада каждого сотрудника в результат работы организации.
2. Состав заработной платы.
Во втором разделе прежде всего необходимо указать систему оплаты труда, применяемую для каждого структурного подразделения.
Указывается состав заработной платы и порядок ее формирования. При применении прогрессивной системы оплаты труда заработная плата состоит, как правило, из постоянной (фиксированной) и переменной (изменяется в зависимости от результата труда сотрудника в установленный нанимателем отчетный период).
Постоянная часть — это тарифная ставка, оклад. К переменной части заработной платы относятся доплаты, надбавки, компенсации, премии, различного вида бонусы и другие выплаты.
Также во втором разделе указываются порядок определения минимального размера оплаты труда, место, сроки, порядок выплаты заработной платы, оплата труда в условиях, отличающихся от нормальных, индексация заработной платы, порядок изменения условий оплаты труда и др.
3. Тарифная часть заработной платы.
Оклад или тарифная ставка являются постоянной частью заработной платы. В третьем разделе прописывается минимальный, гарантированный нанимателем размер оплаты труда при отработке установленной нормы часов в нормальных условиях труда или порядок его определения.
4. Надбавки и доплаты. Премирование.
В четвертом разделе необходимо перечислить все виды доплат, надбавок и премий, применяемых у нанимателя, установить их размер и условия выплаты. При составлении 3-го раздела особенно важно установить четкие, понятные работникам критерии оценки, за которые выплачиваются установленные нанимателем надбавки, доплаты и премии.
5. Удержания из заработной платы.
В пятом разделе перечисляются случаи, показатели (как правило, невыполнение доведенных показателей), при которых наниматель вправе произвести удержания из начисляемой работнику заработной платы.