Трудовой книжке как основному документу о трудовой деятельности работника всегда уделялось особое внимание. Трудовая книжка — документ, в котором отражена трудовая деятельность работника.
Вместе с тем трудовая книжка имеет большое социальное значение, она является основным документом, подтверждающим стаж работы, в том числе специальный (льготный) стаж, на основании которого назначаются пенсии.
Трудовая книжка — документ, имеющий индивидуальное (личностное) значение, в ней содержатся сведения о работнике, его образовании, продвижениях по службе, о подготовке (переподготовке), повышении квалификации, о прекращении трудового договора (контракта) и основаниях его прекращения.
Порядок ведения трудовых книжек, их учета и хранения регламентируется в какой-то мере ст. 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК), а более содержательно и досконально — Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 N 40 «О трудовых книжках» (далее — Инструкция N 40).
Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней. Это говорит о том, что право на трудовую книжку имеют работники, заключившие трудовой договор, независимо от его срока, вида или типа. Граждане, заключившие нетрадиционные трудовые договоры (с домашним работником, работником-надомником и др.), члены крестьянских (фермерских) хозяйств), трудовые договоры, заключаемые с индивидуальными предпринимателями, также имеют право на трудовые книжки, если работа является для них основной.
Между такими понятиями, как право на трудовую книжку и сведения в трудовой книжке, существуют различия. Например, принимая на работу гражданина на условиях неполного рабочего времени, наниматель при заключении с ним трудового договора обязан оформить трудовую книжку. Однако он не должен вносить запись в трудовую книжку о приеме на работу на условиях неполного рабочего времени.
Согласно п. 9 и 10 Инструкции N 40 в трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике (фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
- сведения о работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта));
- сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе;
- сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке работника в период работы у данного нанимателя;
- сведения о назначении пенсии;
- сведения о назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе, и прекращении их выплаты;
- сведения о лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
- сведения о периодах военной службы в органах, подразделениях и военных (полувоенных) организациях;
- сведения о времени получения образования в учреждениях образования (кроме общеобразовательных школ), у индивидуальных предпринимателей в очной форме получения образования.
Также в Инструкции N 40 указаны случаи, когда информация вносится, может вноситься или не вносится в трудовую книжку.
Для того чтобы не воспроизводить Инструкцию N 40, обратимся к ситуациям, которые в какой-то мере затрагивают вопросы ведения, выдачи, хранения трудовых книжек.
Пример 1. На предприятии имелась вакансия шлифовщика, вновь поступающий работник (в возрасте 43 лет) представил справку, что в период с 1998 по 2000 год он работал по этой специальности на одном из заводов города. Трудовую книжку или справку о периоде работы до 1998 года и после 2000 года он не представил. Он объяснил, что трудовую книжку потерял в 2001 году, работая на территории Российской Федерации на стройке. Специалисту по кадрам показалось подозрительным, что в таком возрасте у человека нет никаких документов, подтверждающих стаж, работу, специальность, и она предложила работнику обратиться в милицию и написать заявление об утрате трудовой книжки.
Правомерно ли действие специалиста по кадрам и как правильно поступать в данном случае?
Ответ. При заключении трудового договора (контракта) наниматель обязан потребовать, а поступающий на работу гражданин должен предъявить нанимателю документы, предусмотренные ч. 1 ст. 26 ТК:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;
- документ об образовании или документ об обучении, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;
- другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательством.
Прием на работу без указанных документов не допускается.
Из всех перечисленных документов поступающий на работу представил справку за три года работы (с 1998 по 2000 год) в качестве шлифовщика.
В соответствии с ч. 1 ст. 26 ТК, а также в случаях, когда от поступающего на работу требуются специальные знания, умения, навыки, им должен быть представлен документ о профессиональной подготовке, подтверждающий право на выполнение указанной работы. Выполнение работы по рабочей специальности шлифовщика требует определенной профессиональной подготовки, однако такой документ не был представлен.
Также в указанной ситуации поступающий на работу в качестве шлифовщика в возрасте 43 лет вместо трудовой книжки представил справку, подтверждающую его работу в течение трех лет (с 1998 по 2000 год), объяснив это тем, что трудовая книжка им утрачена в 2001 году. В этой ситуации специалист по кадрам должна была строго руководствоваться Инструкцией N 40. В соответствии с п. 64 Инструкции N 40 в случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник — к нанимателю по последнему месту работы в течение шести месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника. При обращении работника по истечении шести месяцев после его увольнения прежним нанимателем выдается справка о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).
При прекращении деятельности нанимателя, смерти нанимателя — физического лица по вопросу выдачи справки о периоде работы, службы у данного нанимателя, а также выдачи иных документов уволенный работник обращается по месту хранения этих документов.
При утрате трудовой книжки по вине нанимателя наниматель самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки.
Из смысла п. 64 Инструкции N 40 следует, что, если пропущен шестимесячный срок со дня увольнения работника и трудовая книжка была утрачена по вине работника, справки должны быть представлены со всех прежних мест работы. Представленные справки являются основанием для оформления дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) с надписью «Дубликат». При этом требовать представления справок не является обязанностью нанимателя. Скорее это может быть сделано в интересах работника.
Вышеизложенное подтверждает, что специалист по кадрам поступила неправомерно.
Пример 2. Иванова работала в столовой определенный период, затем была уволена за прогул, но ее не ознакомили с приказом и не выдали на руки трудовую книжку. При этом в адрес Ивановой письменное уведомление о ее увольнении не посылалось. Трудовую книжку не выдали и на другой день, ссылаясь на то, что ее не могут найти. В следующий раз причиной, по которой трудовая книжка не была выдана, стало отсутствие на работе работника отдела кадров.
Через определенный период времени Иванова в очередной раз пришла забрать трудовую книжку, т.к. уже долгое время не могла устроиться на работу в связи с отсутствием на руках трудовой книжки. Работник отдела кадров показал Ивановой журнал учета движения трудовых книжек, где в графе получения на руки трудовой книжки стояла подпись, которая не соответствовала подписи Ивановой. Тогда Иванова достала паспорт для того, чтобы работник отдела кадров мог сравнить данные подписи, но работник отдела кадров отказался их сравнивать, сказал, что Иванова просто не помнит, как получила трудовую книжку, затем, возможно, ее утратила и безосновательно предъявляет претензии к работникам отдела кадров, и дальнейший разговор отказался продолжать.
Какая ответственность нанимателя предусмотрена за невыдачу трудовой книжки и как можно вернуть трудовую книжку или получить дубликат?
Ответ. По нашему мнению, в изложенной ситуации наниматель допустил нарушения трудового законодательства. Работник после своего увольнения четырежды обращался с требованием о выдаче ему трудовой книжки, но по различным причинам она не была выдана, что помешало ему решить вопрос о своем трудоустройстве.
В соответствии с ч. 6 ст. 50 ТК при увольнении работника, независимо от основания прекращения трудового договора (в данном случае он был уволен за прогул), трудовая книжка выдается ему в день увольнения. Трудовая книжка должна быть выдана работнику независимо от следующих причин: отсутствие работника кадровой службы по болезни или другим причинам; незавершение работником начатой работы; неоформление работником обходного листка и т.д. Если же работник отсутствует на работе в день увольнения, наниматель обязан в этот же день направить заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки (п. 74 Инструкции N 40). Как видно из ситуации, речь не идет об отсутствии работника на работе и невозможности получения им трудовой книжки, т.е. у нанимателя не было необходимости отправлять почтовое уведомление. Наоборот, работнику пришлось неоднократно обращаться за трудовой книжкой.
Нет необходимости направлять в адрес Ивановой письменное уведомление об ее увольнении, закон не возлагает на нанимателя такой обязанности. Вместе с тем ТК предусмотрен ряд правил, которые должны быть исполнены нанимателем и которые касаются порядка применения мер дисциплинарных взысканий, в том числе и увольнения за нарушение трудовой дисциплины (ст. 199 — 201 ТК).
На нанимателя возлагается обязанность обеспечивать надлежащее хранение трудовых книжек (вкладышей к ним). В соответствии с п. 80 Инструкции N 40 трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) как документы строгой отчетности. При утрате трудовой книжки по вине нанимателя ее владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости (п. 78 Инструкции N 40).
Невыполнение нанимателем вышеизложенных требований влечет ответственность, предусмотренную ст. 79 ТК. Для нанимателя наступает ответственность за задержку выдачи трудовой книжки, а именно период ее задержки квалифицируется как вынужденный прогул, за дни которого работнику выплачивается средняя заработная плата. Кроме того, согласно п. 73 Инструкции N 40 при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине нанимателя дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки. Следовательно, при невозможности урегулирования вопросов с нанимателем о возврате трудовой книжки или выдаче дубликата, а также о выплате среднего заработка за период ее задержки работник имеет возможность обратиться с этими требованиями с иском в суд.
Что касается ответственности работника кадровой службы, то в соответствии с трудовым законодательством, регулирующим вопросы привлечения работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих трудовых обязанностей, имеются все основания применить к нему дисциплинарные санкции в соответствии со ст. 198 ТК. В указанном случае этот вопрос отнесен к компетенции нанимателя.